Einrichten von orangen Einzahlungsscheinen mit Referenznummer (ESR/BESR)

In der KLARA Auftragsbearbeitung können auch orange Einzahlungsschiene eingesetzt werden. Dies lohnt sich vor allem dann, wenn grosse Mengen an Kundenrechnungen versendet werden. KLARA generiert die Referenznummer automatisch und stellt dir wahlweise ein in die Rechnung integriertes oder ein separates PDF im Format A4 mit dem Einzahlungsschein zur Verfügung.

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Damit der orange Einzahlungsschein mit Referenznummer verwendet werden kann, muss dies vorgängig bei der Bank bestellt werden. Das Institut teilt dir dann die nötigen Angaben für die Einrichtung in KLARA mit. Um Reject-Kosten (entstehen z.B. bei Einzahlungen am Schalter, wenn der bedruckte ES nicht automatisch gelesen werden kann) zu vermeiden, verlangen die meisten Banken ein paar Test-Einzahlungsscheine bevor der orange Einzahlungsschein verwendet werden darf. Gewisse Institute stellen dir vorbedruckte Einzahlungsscheinbögen zur Verfügung. In den meisten Fällen kannst du diese mit KLARA auch verwenden, z.B. wenn die Bankadresse, die ESR-Teilnehmernummer oder der Begünstigte aufgedruckt ist. Da KLARA aber die Referenznummer automatisch generiert, können keine Einzahlungsscheinbögen mit vorbedruckten Referenznummern verwendet werden.

Stammdaten in KLARA hinterlegen

Gehe in KLARA im Hauptmenü unter «Firma» auf die Kachel «Bankbeziehung» und öffne das entsprechende Bankkonto und hinterlege die Angaben der Bank:

• ESR Teilnehmernummer: 
  • wird dir von deiner Bank mitgeteilt
• Kundenidentifikationsnummer:
  • wird dir von deiner Bank mitgeteilt
• ESR Teilnehmernummer drucken:
  • gewisse Banken stellen dir vorbedruckte Einzahlunsscheinbögen zur Verfügung. Falls du keine vorbedruckten Bögen hast oder elektronisch versenden möchtest, wähle diese Option an.
• Bankadresse drucken:
  • gewisse Banken stellen dir vorbedruckte Einzahlunsscheinbögen zur Verfügung. Falls du keine vorbedruckten Bögen hast oder elektronisch versenden möchtest, wähle diese Option an.
• Begünstigter drucken:
  • gewisse Banken stellen dir vorbedruckte Einzahlunsscheinbögen zur Verfügung. Falls du keine vorbedruckten Bögen hast oder elektronisch versenden möchtest, wähle diese Option an.
• Integrieren / separates PDF drucken:
  • Wenn du das Einzahlungsscheindokument jeweils als letzte Seite deines Rechnungsdokument haben möchtest, wähle «integrieren». Falls du ein von der Rechnung unabhängiges Dokument für den Einzahlungsscheinbogen bekommen möchtest, wähle «separates PDF drucken».

Rechnungen mit Einzahlungsschein generieren

Sobald du diese Angaben erfasst hast und auf der Rechnung dieses Konto als Zahlungskonto auswählst, generiert KLARA beim Versenden der nächsten Rechnung auch automatisch einen Einzahlungsschein, je nach Einstellung integriert am Schluss der Rechnung oder als separates PDF.

Ganz einfach und komfortabel ohne das Einlegen von Einzahlungsscheinbögen im eigenen Drucker geht dies mit dem in KLARA integrierten Print & Send, ein Service der Schweizerischen Post. Dabei wird auf der Druckstrasse der Post automatisch das richtige Einzahlungsschein-Formular deiner Rechnung angehängt!