Wichtige Vorarbeiten für die Lohnmeldung
KLARA Authentifizierungscode bestellen und den Code ab dem Brief in KLARA übertragen, sofern du das nicht bereits erledigt hast.
Unter Firma > Sozialversicherungen
Alle Sozialversicherungen sauber in KLARA hinterlegt und zwar mit den richtigen Angaben und immer zwingend gemäss ELM Versicherungsprofil (muss bestellt werden bei der Versicherung: entweder beim Broker/Versicherungsagent oder über die E-Mail-Adresse gemäss folgender Liste: https://www.swissdec.ch/fileadmin/user_upload/_Datenempfaenger/Empfaengerliste.pdf
Details zu den einzelnen Sozialversicherungen siehe ausserdem in der Checklist ganz unten im Bildschirm unter Firma > Sozialversicherungen.
Unter Firma > Arbeitsort
alle Angaben ergänzen und falls quellensteuerpflichtige Mitarbeiter beschäftigt werden zusätzlich die abzurechnenden Kantone eintragen. Falls vorhanden bereits die BUR-Nummer (Bundesamt für Statistik) erfassen.
Unter Firma > Lohnausweis / Rentenbescheinigung
alle nötigen Angaben auf Stufe Firma erfassen (Abweichungen je Mitarbeiter können im Menü Mitarbeiter beim entsprechenden Mitarbeiter unter Mitarbeiterdetail > Lohnausweis ergänzt werden.
Unter Mitarbeiter > Mitarbeiter verwalten
Alle Mitarbeiter sollten sauber erfasst und mit allen nötigen Angaben (Ehepartner, andere Einkommen, etc.) ergänzt sein. Insbesondere bei quellensteuerpflichtigen Mitarbeitern müssen alle nötigen Angaben erfasst werden und allfällige Kinder- und Ausbildungszulagen hinterlegt sein.
Alle Löhne aller Mitarbeiter für das ganze Jahr müssen über KLARA abgerechnet sein (ansonsten ist die Lohnmeldung nicht komplett. Diese kann zwar übermittelt werden, führt aber zu einer unvollständigen Meldung gegenüber der jeweiligen Kasse).
Elektronische Lohnmeldung durchführen
Sobald alle Dezemberlöhne aller Mitarbeiter abgerechnet sind, kann mit der elektronischen Lohnmeldung begonnen werden. Dazu erscheint eine Aufgabe unter Übersicht mit der Bezeichnung «2019: Jahresübermittlung … ». Wenn die Aufgabengruppe aufgeklappt wird, erscheinen die einzelnen Übermittlungsaufgaben je zu übermittelnde Sozialversicherung oder Behörde.
Übermittle nun einen Task nach dem anderen indem du auf das «Play»-Symbol links klickst:
Prüfe die generierten PDF (in diesem Fall «AHV Lohnbescheinigung» und «AHV-freie Personen») sorgfältig. Wenn du dir nicht sicher bist, ob die Lohnmeldung komplett und richtig ist, stehen dir auch unsere KLARA Treuhand Partner zur Verfügung:
https://www.klara.ch/partner?region=alle&branche_mehrfach=22
Falls die Daten nicht aktuell sind (dies kann z.B. vorkommen, wenn diese Aufgabe zu einem früheren Zeitpunkt erstellt wurde und du in der Zwischenzeit in den Stammdaten oder bei den Mitarbeitern Änderungen vorgenommen hast), klicke auf «Daten aktualisieren».
Wenn alles passt und korrekt ist, speichere die Dokumente/PDF bei dir lokal ab oder drucke diese aus (spätestens bei einer Revision der Behörde oder der Ausgleichskasse benötigst du diese Liste zwingend).
Klicke nun auf «fortfahren». In der Folge siehst du einen Bestätigungsbildschirm zu dieser Übermittlung.
Falls die Übermittlung funktioniert hat, erscheint bei gewissen Versicherungen die Aufforderung zur Komplettierung. Wenn Du auf diesen Button klickst, wirst Du direkt mit der Ausgleichskasse bzw. zum Versicherer geleitet. Dort musst Du die notwendigen allfälligen Ergänzungen vornehmen und die Datenübermittlung damit definitiv bestätigen. Der Aufruf muss auch vorgenommen werden, wenn keine Ergänzungen gemacht werden wollen. Falls die Aufforderung direkt in der Übermittlungsantwort erfolgt, sieht dies ungefähr wie folgt aus:
Es kann jedoch sein, dass es bis zu 72h dauert, bis die Aufforderung von Swissdec gesendet wird. In diesem Fall findest Du beim nächsten Login in KLARA die Meldung im Benachrichtigungscenter oben rechts. Das sieht wie folgt aus:
Falls etwas nicht funktioniert hat, erhältst du eine Fehlermeldung. Mache ein Bildschirmfoto der Meldung und speichere die fehlerhafte Übermittlung (rechts Downloadsymbol anklicken). Melde dich in diesem Fall beim Support zwecks Analyse benötigt dieser diese Dokumente.
Wiederhole diesen Schritt für alle anderen Sozialversicherungen, bis alle Aufgaben erledigt sind.
Abschlussarbeiten
Sende deinen Mitarbeitern ihren persönlichen Lohnausweis per Mail oder Post (Vorsicht, dass du nicht ein PDF mit allen Mitarbeitern in einem Dokument versendest) zu und behalte auch hier eine Kopie für dich auf.
Alle Auswertungen dieser Lohnübermittlung findest du übrigens auch im Dokumenten Ordner unter dem Punkt „Jahresreports“ (Menupunkt: Firma / Dokumente / Jahresreports).
Vorbereitung für das neue Jahr
Nun stehen alle deine Mitarbeiter in der Lohnperiode Januar des nächsten Jahres. Mutiere nun alle Stammdaten der Sozialversicherungen für das neue Jahr, wiederum gemäss neuem ELM-Lohnprofil für das neue Jahr. Pflege auch die neuen BVG/PK-Abzüge der Mitarbeiter nach, führe allfällige Lohnerhöhungen, Beschäftigungsgradänderungen, etc. nach und rechne erst dann die Januarlöhne ab.
Hier findest du zudem ein Video mit einem kompletten Beispiel einer UVG Lohnmeldung an die SUVA