Lorsque tu cliques sur le menu «Comptabilité» pour la première fois dans un compte nouvellement créé, tu seras invité(e) à configurer la comptabilité:
En premier tu peux sélectionner la forme juridique correspondante.
Ensuite, tu dois définir la durée de l’exercice. Fais attention, que tu ne peux plus ajuster cette saisie une fois que les premières écritures comptables ont été effectuées dans la comptabilité.
En outre, tu peux préciser s’il s’agit du premier exercice de l’entreprise (= nouvelle fondation) ou s’il s’agit d’une entreprise qui existe depuis un certain temps. En répondant s «oui» à la question, tu ne pourras créer des comptes qu’à l’étape suivante; en répondants «non», tu pourras également saisir les chiffres de l’année précédente pour tous les éléments du bilan.
Ensuite, les informations sur l’assujettissement à la TVA sont saisies. Le paramètre par défaut est « pas d’assujettissement à la TVA ». S’il s’agit d’une entreprise assujettie à la TVA, la méthode et le type de comptabilité corrects ainsi que la date de début de validité peuvent être sélectionnés en cliquant sur le stylo d’édition :
Pour la méthode de règlement effective (indépendamment du fait que le type de règlement soit convenu ou reçu), il suffit de cocher la case « TVA » et de sélectionner la méthode de règlement et le type de règlement appropriés.
Pour la méthode du taux de la dette fiscale nette (que le type de calcul soit convenu ou perçu), le ou les taux de la dette fiscale nette applicable(s) doi(ven)t également être saisi(s). Le tableau ci-dessous indique également quel taux de dette fiscale nette s’applique à quel taux de TVA :
Une fois que tu as fait toutes ces indications, tu parviens à la page suivante, le bilan d’ouverture.
Tu peux y saisir tous les chiffres de ton bilan financier de l’année précédente comme soldes d’ouverture pour le nouvel exercice dans KLARA. (Comme indiqué ci-dessus, cela n’est pas possible pour les entreprises qui en sont à leur premier exercice - les entreprises nouvellement fondées ne disposent pas encore des chiffres de l’année précédente. Les entreprises du 1er exercice peuvent ajouter uniquement des comptes dans le solde d’ouverture).
Tu as les possibilités suivantes :
- Cliques sur la flèche à côté du nom du groupe de comptes pour ouvrir les détails
- Si le champ de texte est vide, tu peux nommer les sous-comptes comme tu le souhaites
- Tu peux ajouter de nouveaux sous-comptes en cliquant sur le +
- En cliquant sur la corbeille, tu peux supprimer les comptes nouvellement créés (tant qu’ils n’ont pas fait l’objet d’écritures comptables)
- Pour certains comptes (par exemple « Créances découlant de livraisons et de prestations »), tu peux cliquer sur « Détails » pour accéder à une liste séparée (ici la liste des débiteurs)
- Tu peux quitter ces listes détaillées en cliquant sur la case cochée
Tant que le bilan n’est pas encore équilibré, c’est-à-dire qu’il existe encore une différence entre l’actif et le passif, tu peux quitter le bilan d’ouverture avec «continuer plus tard» et poursuivre la saisie ultérieurement. Lorsque ton solde d’ouverture a été entièrement saisi, tu peux terminer le processus en cliquant sur «Enregistrer».
Il est possible de saisir quelques comptes individuels lors du démarrage de KLARA (par exemple, les comptes bancaires avec le solde correspondant) afin de pouvoir commencer la comptabilisation des recettes et de saisir complètement les comptes annuels définitifs de l’année précédente à une date ultérieure.
La structure du bilan de KLARA correspond au plan comptable des PME. De nombreux comptes (par exemple les comptes «bancaires» ou les «comptes courants non rémunérés») sont configurés comme des comptes témoins: cela signifie qu’avec un solde débiteur, ils figurent dans le bilan de clôture à l’actif, avec un solde créditeur au passif. Dans le bilan d’ouverture, ils sont affectés au côté où ils se trouvent le plus fréquemment dans la pratique – par exemple, les comptes bancaires à l’actif, les comptes courants non rémunérés au passif. Cette astuce peut t’aider si, lors de la saisie des chiffres de l’année précédente, tu ne trouves pas un compte au même endroit dans KLARA que dans l’état financier de l’année précédente.
Lors du passage d’un autre système comptable à KLARA, certains ajustements doivent être apportés au bilan si:
- aucun registre auxiliaire n’était tenu auparavant. Les soldes des créances (débiteurs) et des dettes (créanciers) doivent être créés en tant que postes individuels dans les listes correspondantes du bilan d’ouverture. C’est important pour qu’à l’avenir le rapprochement bancaire automatique fonctionne correctement et que les paiements entrants et sortants puissent être comptabilisés automatiquement.
(KLARA tient également les registres auxiliaires automatiquement, ce qui évite à l’utilisateur tout effort supplémentaire).
- Précédemment comptabilisé directement dans les dépenses. KLARA fonctionne selon la méthode de la position débitrice. Il est judicieux d’inscrire les créances et les dettes envers les autorités fiscales et les assurances sociales directement dans les comptes courants correspondants lors de l’établissement du bilan d’ouverture (et non dans des comptes collectifs tels que les comptes de régularisation actifs et passifs). Si la comptabilisation automatique est sélectionnée ultérieurement lors de la comptabilisation des paiements, les montants sont également débités des comptes courants correspondants. Cela permet d’éviter des rapprochements et des transferts fastidieux lors de la préparation des états financiers annuels.
Trop compliqué ? Nous serons heureux de faire le travail pour toi. Tu trouveras toutes les informations sur notre service de configuration payant ici.