Dans cet article, tu apprends pas à pas comment tout préparer après l’enregistrement dans KLARA afin de pouvoir créer ton premier décompte de salaire.

Contenu

Préparer les documents et données
Saisir les données de base de votre entreprise

Saisir les assurances
Saisir les données bancaires
Saisir les données de base des certificats de salaire

Saisir tes employés

1. Préparer les documents et données

Pour pouvoir effectuer sans interruption la saisie de tes données de base et employés, nous te recommandons de tenir prêtes les données suivantes:

Facture finale AVS de l’année précédente, pour enregistrer les données
Profils DSE des assurances LAA, LAA compl. IJM
Liste des primes LPP
Décomptes des salaires décembre de l’année précédente
Numéros IBAN des comptes bancaires de tes collaborateurs ainsi que de ton compte de salaire
Certificats de salaire de l’année précédente
Données de base des collaborateurs (p. ex. numéros AVS, indications sur les enfants, indications sur le conjoint, etc.)
Numéro de client impôt à la source (numéro de client disponible auprès de l’administration fiscale)

Conseil: Note qu’il faut demander les profils DSE aux compagnies d’assurance concernées afin de disposer de toutes les données requises. Sur cette liste, toutes les compagnies d’assurance qui sont prêtes à recevoir des données sont répertoriées. Le profil DES peut être demandé via l’adresse e-mail correspondante.

2. Saisis les données de base de ton entreprise

2.1 Saisis les assurances

Où? – Point du menu Entreprise – Assurances

Données d’assurance AVS

Saisis tes données AVS en utilisant le décompte final de l’AVS de l’année précédente. Dans le champ de recherche de la caisse de compensation, tu trouveras toutes les assurances qui figurent également dans cette liste. Si tu ne trouves pas une compagnie d’assurance par son nom, tu peux également rechercher le numéro de l’assureur, qui se trouve dans la liste swissdec.

Pour l’AVS, il faut indiquer la caisse de compensation, le numéro de membre et les frais administratifs. Le «i» sur fond violet t’offre des explications supplémentaires sur le point concerné.

Caisse d’allocations familiales (CAF)

Dans la plupart des cas, la caisse de compensation AVS est également la caisse d’allocations familiales. Si les cotisations pour la caisse d’allocations familiales figurent également sur ta facture AVS, indique ici le même numéro de client ou de décompte que pour la caisse de compensation AVS.

Conseil: : si tu ne trouves pas ta compagnie d’assurance, tu as la possibilité d’entrer manuellement une caisse en utilisant le symbole plus à côté du champ de recherche. En outre, plusieurs assurances peuvent être stockées si tu as des sites dans plusieurs cantons. Dans ce cas, saisis d’abord le deuxième lieu de travail sous Entreprise > Données de base > Lieux de travail, puis la deuxième caisse CAF et affecte ensuite tes employés aux lieux/caisses CAF lors de la saisie (voir ci-dessous).

Assurance-accidents LAA / Assurance-accidents complémentaire LAAC / Assurance indemnité journalière de maladie IJG

Saisis les assurances en utilisant les profils DSE qui te ont été envoyés. Note qu’il faut saisir correctement les données afin de pouvoir bénéficier de la déclaration électronique des salaires via KLARA à la fin de l’année. S’il n’y a pas d’information sur votre profil DSE concernant le «salaire de», entrez 0.

Caisse de pension LPP

Saisis les données de base de ta caisse de pension. La désignation alternative pour le numéro de contrat LPP est le numéro de police. Attention: ceci ne s’applique qu’à la LPP. Pour les autres assurances, le numéro du contrat n’est souvent pas le même que celui de la police.

Fais également attention à la liste de contrôle fournie dans KLARA ci-dessous les assurances à enregistrer.

2.2 Saisis les coordonnées bancaires

Où? Entreprise - relation bancaire

Saisis le numéro IBAN du compte bancaire souhaité sur lequel les paiements de salaires doivent être débités. KLARA remplit alors automatiquement l’adresse de la banque. Tu peux définir pour toi-même la désignation abrégée du compte. Celle-ci sera ensuite utilisée dans KLARA.

Décide maintenant à quelles fins tu souhaites utiliser ce compte dans KLARA en cochant les cases correspondantes. «Compte bancaire pour le paiement des salaires» doit être sélectionné pour au moins un compte.

2.3 Saisis les données de base des certificats de salaire

Où? Entreprise – certificat de salaire attestation de rente

Dans cette rubrique, tu saisis les données de base des certificats de salaire de ton entreprise. Toutes les données saisies ici seront automatiquement utilisées pour tous les certificats de salaire de tes collaborateurs. Ces détails sont considérés comme un modèle standard. Les ajustements individuels pour les employés peuvent être effectués ultérieurement dans l’administration des employés. Fais également attention aux informations complémentaires sur les points individuels dans les bulles d’information.

Note: Une attestation de pension n’est requise que si tu, en tant qu’employeur, paies directement la pension d’un de tes employés.

2.4 Saisis les indications d’impôt à la source (Nécessaire uniquement si tu emploies des collaborateurs assujettis à l’impôt à la source)

Où? Entreprise – lieu de travail – indications sur l’impôt à la source

Choisis le canton dans lequel habite ton collaborateur et saisis le numéro de client d’impôt à la source. Celui-ci te sera fourni par l’administration fiscale compétente.

1. Saisis un employé

Où? Employé – gérer un employé – saisir un nouveau employé

Coordonnées personnelles

Tu peux utiliser la fonction de recherche pour trouver les employés qui sont inscrits dans l’annuaire téléphonique. Cela te permet de saisir plus facilement les données. Si l’employé ne peut être trouvé dans l’annuaire, tu peux le saisir manuellement. Tu peux également ajouter une photo de ton employé. Il est ainsi plus facile de naviguer dans KLARA.

Indications sur l’employé / contrat

Saisis ensuite les détails du contrat sur la deuxième page. Porte une attention particulière aux quatre dates concernant la date de début, la date d’entrée, etc. Celles-ci ont une influence sur le travail dans KLARA et ne peuvent pas être ajustées après l’entrée unique! Donc une courte explication:

Date de début dans KLARA

C’est la date d’entrée pour KLARA. Le salaire de l’employé est calculé à partir de cette date. Si, par exemple, tu veux enregistrer complètement l’année en cours afin de pouvoir transmettre les déclarations de salaires par voie électronique, tu saisis ici le 01 janvier de l’année que tu veux enregistrer.

Date d’entrée dans l’entreprise

Il s’agit de la date d’entrée effective de l’employé dans l’entreprise selon le contrat. Elle n’a pas d’influence sur le calcul du salaire, mais est utilisée pour calculer l’ancienneté.

Période du début du versement

Ceci est la période pour le premier versement dans KLARA. Si la période ne correspond pas à la date de début dans KLARA, pour le premier versement les mois à partir de la date de début dans KLARA jusqu’à, et y compris, la première période de versement sont décomptés et versés.

Premier jour de travail

C’est le premier jour de travail et n’a pas d’influence sur le calcul du salaire. Cette date a un caractère informatif et peut être utilisée pour les assurances. (Exemple: le 1er août est un jour férié, et donc le premier jour de travail est le 2 août).

L’emploi et le degré d’occupation déterminent ensuite l’aspect du décompte de salaire. Si le salaire horaire est sélectionné, les heures par mois doivent ensuite être saisies dans le décompte de salaire. Un montant fixe est saisi pour le salaire mensuel. Le degré d’occupation détermine le montant du paiement, car le salaire à 100% est ensuite enregistré dans KLARA.

Avec la sélection Enfants Oui/Non, tu as la possibilité de saisir les données relatives aux enfants et donc aussi les allocations pour enfants. De plus amples informations sont nécessaires à cet égard. Note que si tu cliques sur Saisir plus tard, ces données seront effectivement saisies avant le premier décompte de salaire.

Salaire et assurances

Saisis maintenant les autres données spécifiques à cet employé. Tu as ici la possibilité d’effectuer des réglages spéciaux concernant les assurances s’il s’agit de cas particuliers ou si l’assurance standard n’est pas utilisée.

En outre, tu choisis ici si le 13e mois de salaire est versé, et quels mois le cas échéant. KLARA l’enregistre alors automatiquement sur le décompte de salaire des mois correspondants.

Dans cette zone, tu saisis également les déductions pour la caisse de pension de ce collaborateur.

Dans la section des statistiques, tu saisis les informations de base qui sont régulièrement demandées par l’Office fédéral de la statistique. Si tu les as stockées dans KLARA, tu pourras facilement les signaler ultérieurement.

Décompte de salaire

Dans le décompte de salaire, tu vois l’aperçu du premier mois à décompter. Tu as ici la possibilité d’ajouter d’autres éléments de salaire. Dans le cas de composants permanents, ceux-ci peuvent être insérés de manière permanente à l’aide de la broche située à côté du champ de saisie.

Si tu emplois un collaborateur à un salaire horaire, un nombre standard d’heures peut être enregistré ici. Les déductions ne sont calculées qu’après la saisie des heures. Les heures peuvent être ajustées à l’aide du crayon.

Les heures peuvent également être saisies manuellement pour le salarié concerné lors du décompte de salaire.

Saisis maintenant les détails du compte de ton collaborateur et termine la saisie. KLARA crée automatiquement des tâches pour toi, que tu dois soit régler, soit supprimer si tu les as déjà accomplies.

Employé assujetti à l’impôt à la source - indications supplémentaires

Si tu emplois un collaborateur étranger qui est soumis à l’impôt à la source, tu as la possibilité de le saisir dans KLARA. Si tu sélectionnes une nationalité autre que la Suisse pour le collaborateur lors de la saisie des données du contrat, tu auras la possibilité de saisir les données relatives à l’impôt à la source. Tu seras automatiquement dirigé(e) vers une étape intermédiaire du processus au cours de laquelle tu pourras saisir le permis de travail/de séjour ou d’établissement, ainsi que les données relatives à l’impôt à la source. Tous les taux d’impôt à la source connus sont automatiquement enregistrés dans KLARA. Vérifie si le taux utilisé correspond aux spécifications de l’administration fiscale. Les tarifs spéciaux peuvent également être saisis manuellement.

Saisis tous tes employés et tu pourras ensuite créer les décomptes de salaire en quelques clics.

Conseil: Note qu’avec la déclaration de salaire électronique DSE, les notifications au bureau de l’impôt à la source sont toujours effectuées mensuellement. La tâche de transmission de l’impôt à la source apparaît automatiquement lorsque tu as créé le décompte de salaire de tous les employés (même ceux qui ne paient pas d’impôt à la source) du mois concerné.

Pour effectuer les déclarations de salaires de fin d’année ou la déclaration mensuelle de l’impôt à la source par voie électronique via KLARA, tu dois introduire un code d’authentification. Tu l’as probablement déjà commandé lorsque tu as créé ton compte KLARA. Nous t’enverrons le code par courrier et tu pourras alors le saisir via la tâche dans KLARA. Ensuite, l’interface pour la déclaration de salaires électronique est validée.