Avec le rapprochement des cartes de crédit, tu peux attribuer à chaque transaction l'écriture correspondante et t'assurer ainsi que toutes les transactions sont représentées correctement et intégralement dans ta comptabilité. Tu trouveras plus d'informations à ce sujet dans l'article "Comment fonctionne un paiement par carte de crédit et qu'est-ce que cela signifie pour la comptabilité". L'article "Rapprochement des cartes de crédit" explique comment procéder au rapprochement.
En pratique, il peut arriver que tu ne trouves pas un justificatif correspondant à chaque transaction. Ci-dessous, tu trouveras quelques trucs et astuces pour gérer cette situation.
Retours / Note de crédits (partielles)
Tu as commandé de la marchandise que tu n'as pas toute gardée ou ton commerçant t'accorde une remise a posteriori ? Selon le moment de la note de crédit et le processus de ton commerçant, il est possible que le montant définitif de la facture te soit débité ou que tu reçoives une note de crédit. Comptabilise la facture que tu reçois de ton commerçant. S'il t'envoie une facture de correction, la première facture peut être supprimée et la facture de correction comptabilisée. Si le commerçant t'envoie un justificatif de crédit, tu peux le comptabiliser comme un rendement négatif.
Une fois que tu as réconcilié tes transactions des cartes de crédit, tu peux contrôler si tes écritures comptables correspondent au débit. Note que les transactions peuvent être réparties sur plusieurs factures. Il est possible que tu ne trouves peut-être par le crédit sur ta facture avant le mois prochain. Si le retour a lieu peu après la vente, il se peut que ton fournisseur ne débite que le montant réduit. Si tu retournes la totalité de la commande, il se peut donc que ton commerçant te débite la marchandise et te la rembourse ultérieurement, ou qu'il n'y ait pas de débit du tout. Fait apparaître les mouvements sur ton compte dans la comptabilité.
Aucun justificatif est disponible qui correspond à la transaction
S'il s'agit d'une transaction soumise à la TVA, par exemple un achat à l’intérieur du pays, tu as besoin du justificatif adéquat pour faire valoir l'impôt préalable auprès de l'AFC. Dans ce cas, il est probablement judicieux de vérifier à nouveau si le titulaire de la carte trouve le justificatif dans ses documents. Si dans ton entreprise, les cartes de Swissbankers sont utilisées, il est recommandé d'installer l'app MyKLARA. KLARA te rappellera à chaque transaction par carte de prendre une photo du justificatif.
Pour les transactions sans justificatifs, par exemple frais, frais facturés séparément ou transactions similaires, dans le rapprochement de carte de crédit, analogue au rapprochement bancaire, tu as l'option de procéder directement à une comptabilisation et de la sauvegarder au besoin comme modèle.
Le justificatif a-t-il été mal comptabilisé ? Malheureusement, pas tous les reçus indiquent comment un justificatif a été payé. Vérifie si le justificatif a peut-être été comptabilisé avec un autre moyen de paiement. Avec Business Relax, tu as la possibilité de saisir toutes les cartes de crédit, de débit et prépayées de ton entreprise dans KLARA et de les attribuer à un utilisateur. Lors de la remise du justificatif via l'app MyKLARA, le titulaire de la carte peut indiquer comment le paiement du justificatif en question a été effectué, en évitant les mauvaises interprétations.
Si tu traites ta facture de carte de crédit via le processus de comptabilisation ou si tu recharges ta carte Swissbankers dans KLARA, tu trouveras également ces écritures dans le rapprochement des cartes de crédit et tu pourras les rapprocher avec les transactions correspondantes.
Aucune transaction est disponible qui correspond à l'écriture
Si un justificatif est enregistré dans ton système mais que tu n'as pas de transaction correspondante, les situations suivantes peuvent se présenter :
- Ton commerçant n'a pas encore retiré le montant réservé. La transaction sera transmise à KLARA dans les prochains jours ou sera effectuée sur l'un de tes prochains décomptes de carte de crédit.
- Pas toutes les transactions sont disponibles dans KLARA. Si tu saisis tes transactions manuellement, vérifie que tu as bien transféré toutes les transactions. KLARA t'aide en saisissant le montant total de ton décompte et en faisant le rapprochement ensuite de la somme des montants partiels à ce montant. As-tu traité tous les décomptes de carte de crédit ?
- Le compte ne correspond pas à la carte. Comme décrit dans le chapitre ci-dessus, nous te conseillons d'utiliser l'app MyKLARA pour envoyer les justificatifs. Tu as ici la possibilité d'indiquer avec quelle carte une facture a été payée (si tu utilises une carte de crédit Swissbankers, KLARA le reconnaît automatiquement).
- Retours/notes de crédit: voir la section "Retours / Notes de crédits (partiels)".
- L'écriture correspond à un chargement de carte / au paiement d'une facture de la carte de crédit. KLARA comptabilise automatiquement le chargement de ta carte Swissbankers ou la comptabilisation du relevé de carte de crédit et génère une entrée de paiement. Vérifie que tu as bien transféré le montant du paiement à ta banque et que tu l’aie validé là-bas.
Notifications lors d'un achat avec la carte de crédit Swissbankers
S'il t'arrive de ne pas avoir de réseau, de vouloir effacer ta notification ou de n'avoir ton reçu qu'à une date ultérieure (par exemple lors d'une commande en ligne) ? Aucun problème, tu peux télécharger le reçu à tout moment avec l'app MyKLARA en indiquant que tu l'as payé avec ta carte Swissbankers.
Si tu ne reçois généralement pas de notifications, assure-toi d’installer la dernière version de l'app MyKLARA et que tu es connecté. Vérifie également que la carte de crédit utilisée est bien attribuée à ton utilisateur.
Le montant indiqué dans ton message est différent de celui indiqué sur ton reçu? En effet, le message est basé sur la réservation effectuée. Te souviens-tu de l'exemple de la station-service? La comptabilisation dans KLARA est basée sur le justificatif. Ce justificatif est ensuite concilié au débit effectif. Ton commerçant n'est pas autorisé à débiter un montant supérieur à celui qui a été effectivement encouru.
Tu reçois un message push alors que tu n'es pas en train de faire des achats ? Soit le message te sera envoyé ultérieurement parce que tu n'as pas eu de réseau auparavant, soit un commerçant a effectué un crédit, soit tu as été débité d'une taxe récurrente (abonnement), soit ton commerçant ne travaille pas en ligne et n'a effectué la réservation que maintenant.