In questo articolo è disponibile una guida passo passo di KLARA, finalizzata alla preparazione di tutti i dati per poter calcolare ed emettere cedolini paga corretti.
Indice
- Preparazione di documenti e dati
- Registrazione dei dati sorgente della ditta
- Registrazione delle assicurazioni
- Registrazione dei dati bancari
- Registrazione dei dati di base del certificato di salario
- Registrazione dei collaboratori
1. Preparazione di documenti e dati
Per poter registrare i dati sorgente della ditta e dei collaboratori senza interruzioni, suggeriamo di preparare i seguenti dati:
- Saldo AVS anno precedente, per la lettura dei dati
- Profilo ELM degli istituti di previdenza UVG, UVGZ, KTG
- Elenco dei premi LPP
- Cedolini paga di dicembre dello scorso anno
- Codici IBAN dei conti bancari dei collaboratori nonché del conto salari aziendale
- Certificati di salario dell'anno precedente
- Dati sorgente dei collaboratori (ad es. numero AVS, figli a carico, dati sul coniuge ecc.)
- Numero cliente imposizione alla fonte (numero cliente reperibile presso l'Ufficio delle imposte)
Consiglio: richiedere il profilo ELM alle assicurazioni corrispondenti, per avere a disposizione tutti i dati necessari. Su questo elenco sono presenti tutte le assicurazioni destinatarie. Utilizzare l'indirizzo e-mail corrispondente per richiedere il profilo ELM.
2. Registrazione dei dati sorgente della ditta
2.1 Registrazione delle assicurazioni
Dove? – voce di menu Ditta – Assicurazioni
Dati assicurativi AVS
Registrare i dati AVS sulla base del saldo dell'anno precedente. Nel campo di ricerca della cassa di compensazione è possibile trovare tutte le assicurazioni presenti nell'elenco. Se non è possibile individuare l'assicurazione per nome, la ricerca può essere effettuata per numero dell'assicurato nell'elenco Swissdec.
Registrare nel campo AVS la cassa di compensazione, il numero del membro nonché i costi amministrativi. Le «i» con sfondo viola offrono ulteriori istruzioni per ogni sezione.
Cassa di compensazione per assegni familiari (CAF-CFC)
Nella maggior parte dei casi, la cassa di compensazione AVS è identica alla cassa di compensazione per assegni familiari. Se nel saldo AVS sono indicati anche gli importi della cassa di compensazione per assegni familiari, inserire qui lo stesso numero cliente o numero registrazione inserito per la cassa di compensazione AVS.
Consiglio: se non si riesce a trovare un'assicurazione, inserire manualmente la cassa facendo clic sul simbolo + accanto al campo di ricerca. Inoltre, è possibile inserire diverse assicurazioni qualora siano presenti più sedi in diversi cantoni. In questo caso, registrare prima le due sedi nella sezione Ditta > Dati sorgente > Luoghi di lavoro, poi la seconda cassa FAK, quindi comunicare ai collaboratori in fase di registrazione (vedere oltre in basso) le sedi/casse FAK.
Assicurazione contro gli infortuni UVG / Assicurazione aggiuntiva contro gli infortuni UVGZ / Assicurazione diaria malattia KTG
Registrare le assicurazioni in base al profilo ELM che è stato comunicato. Fare attenzione a inserire i dati corretti, al fine di poter utilizzare KLARA per la trasmissione elettronica dei dati salariali di fine anno. Se nel profilo ELM non è disponibile alcun dato nel campo «Salario a partire da», mettere 0.
Cassa pensioni LPP
Registrare i dati di base della cassa pensioni. Il numero di contratto LPP coincide con il numero di polizza. Attenzione: questo vale solo per la LPP. Per le altre assicurazioni, spesso il numero di contratto non coincide con il numero di polizza.
Fare attenzione anche alla lista di controllo, disponibile sotto le assicurazioni registrabili in KLARA.
2.2 Registrazione dei dati bancari
Dove? Ditta - Rapporti con le banche
Registrare i codici IBAN dei conti bancari desiderati, sui quali devono essere addebitati i pagamenti dei salari. KLARA compilerà in automatico l'indirizzo della banca. Se l'utente lo desidera, può impostare una denominazione abbreviata del conto, che servirà per una più semplice identificazione futura in KLARA.
Decidere quindi, per cosa utilizzare questo conto in KLARA, selezionando le caselle di controllo corrispondenti. Almeno un conto deve essere contrassegnato come «Conto bancario per il pagamento dei salari».
2.3 Registrazione dei dati di base del certificato di salario
Dove? Ditta – Certificato di salario / Certificazione unica
In questa sezione vanno registrati i dati di base del certificato di salario per l'azienda. Tutti i dati qui inseriti vengono automaticamente acquisiti per i certificati di salario di tutti i collaboratori. Questi dati sono proposti in maniera standard. Le eventuali modifiche specifiche per collaboratore sono possibili in un secondo momento dalla Gestione collaboratore. Anche qui sono disponibili ulteriori informazioni sulle singole voci facendo clic sull'icona con il simbolo Info.
Nota: la certificazione unica è necessaria solo se la pensione viene elargita al collaboratore direttamente dal datore di lavoro.
2.4 Registrazione dei dati per l'imposizione alla fonte (necessaria solo se sono impiegati collaboratori soggetti all'obbligo di imposizione alla fonte)
Dove? Ditta – Luogo di lavoro – Dati per l'imposizione alla fonte
Selezionare il cantone di residenza del collaboratore e registrare il numero cliente per l'imposizione alla fonte. È possibile ottenerlo dall'Ufficio delle imposte competente.
1.Registrazione del collaboratore
Dove? Collaboratore – Gestione collaboratore – Registrazione di un nuovo collaboratore
Dati personali
Mediante la funzione di ricerca è possibile trovare un collaboratore inserito in rubrica per facilitarne la registrazione. Se il collaboratore non è presente in rubrica, occorrerà registrarlo manualmente. Inoltre, è possibile inserire una foto del collaboratore, per semplificare la navigazione in KLARA.
Dati del collaboratore / del contratto
Successivamente, procedere alla registrazione dei dati del contratto. Fare attenzione in particolare all'inserimento di data di inizio, data di ingresso ecc. Queste influiranno sulle operazioni in KLARA e, una volta inserite, non potranno essere modificate. Pertanto, ecco una breve spiegazione:
Data di inizio in KLARA
Questa per KLARA è la data di ingresso. Il salario del collaboratore verrà calcolato a partire da questa data. Se si desidera registrare l'anno corrente completo, per poter effettuare la trasmissione elettronica dei dati salariali completa, inserire qui il 1° gennaio dell'anno che si desidera registrare.
Data di ingresso in azienda
Questa è la data di ingresso effettiva del collaboratore in azienda ai sensi del contratto. Influisce sul calcolo del salario, ma serve anche a calcolare l'anzianità di servizio.
Pagamento a partire dal periodo
Questo è il periodo salariale da cui partire con il primo pagamento in KLARA. Se il periodo non corrisponde alla data di inizio in KLARA, per il primo pagamento verranno calcolati e pagati i mesi a partire dalla data di inizio in KLARA fino a periodo di pagamento (incluso).
Primo giorno di lavoro
Questo è il primo giorno di lavoro e non influisce sul calcolo del salario. Questa data ha carattere informativo e può essere utilizzata per fini assicurativi. (Esempio: il 1° agosto è un giorno festivo, pertanto il primo giorno di lavoro sarà il 2 agosto).
Successivamente, inserire l'Impiego e il Livello di impiego, come compaiono sul cedolino paga. Se il collaboratore percepisce una paga oraria, in seguito, nel cedolino paga, dovranno essere inserite le ore di lavoro per mese. Se il collaboratore percepisce un salario mensile, verrà inserito un importo fisso. Il livello di impiego influisce sul salario di base, poiché in KLARA verrà salvato il salario al 100%.
Selezionando sì/no nella casella Figli, si ottiene o meno la possibilità di inserire i dati sui figli e di registrare eventuali assegni familiari. A questo scopo saranno necessari ulteriori dati. Se si decide di fare clic su Compila dopo, occorrerà registrare questi dati prima dell'emissione del primo cedolino paga.
Salario e assicurazioni
A questo punto, occorre registrare tutti gli altri dati specifici relativi al collaboratore. È possibile, ad esempio, impostare funzioni specifiche in merito alle assicurazioni, qualora si tratti di casi speciali o non venga utilizzata l'assicurazione standard.
Inoltre, da questa sezione è possibile scegliere se e in quali mesi verrà pagata la tredicesima mensilità. Nei mesi indicati, KLARA provvederà a inserirla in automatico nel cedolino paga.
In questa sezione possono essere indicate le trattenute per la cassa pensioni per il collaboratore.
Nell'area Statistiche possono essere compilati i dati di base che vengono solitamente richiesti dall'Ufficio federale di statistica. Se vengono inseriti in KLARA, sarà più semplice in futuro comunicarli.
Cedolino paga
Nel cedolino paga è possibile vedere un'anteprima del primo salario mensile. Qui è possibile aggiungere componenti salariali. Facendo clic sul simbolo della puntina da disegno accanto al campo di inserimento, è possibile contrassegnare i componenti permanenti.
Se il collaboratore percepisce una paga oraria, in questa sezione può essere indicato un numero di ore standard. Il calcolo delle trattenute avverrà in base al numero di ore indicato. Le ore possono essere sempre modificate facendo clic sul simbolo corrispondente.
Le ore possono anche essere inserite manualmente nel cedolino paga per ciascun lavoratore.
Dopo aver inserito i dati del conto bancario del collaboratore, la registrazione è conclusa. KLARA notifica in automatico le operazioni che sono ancora da svolgere e quelle che devono essere annullate perché già portate a termine.
Collaboratore soggetto all'obbligo di imposizione alla fonte - dati aggiuntivi
Se viene assunto un collaboratore proveniente da un altro Paese, soggetto all'obbligo di imposizione alla fonte, è possibile indicarlo in KLARA. Quando durante la registrazione dei dati di contratto si seleziona una nazionalità diversa da quella svizzera, si ottiene la possibilità di compilare i dati per l'imposizione alla fonte. Si viene reindirizzati automaticamente a una fase intermedia del processo, in cui è possibile inserire permessi di lavoro, permessi di soggiorno o permessi di domicilio, nonché i dati per l'imposizione alla fonte. Le quote relative alle imposizioni alla fonte vengono inserite in KLARA in automatico: controllare che l'aliquota indicata sia conforme alle disposizioni dell'Amministrazione federale delle contribuzioni. È anche possibile inserire le quote manualmente.
Dopo aver registrato correttamente tutti i collaboratori, è possibile emettere i cedolini paga con pochi clic.
Consiglio: si noti che con la trasmissione elettronica dei dati salariali ELM, le comunicazioni all'Ufficio per l'imposizione alla fonte avvengono sempre mensilmente. Le operazioni di trasmissione delle imposizioni alla fonte vengono svolte in automatico, dopo aver emesso i cedolini paga di tutti i collaboratori per il mese (anche per quelli non soggetti all'obbligo di imposizione alla fonte).
Per poter effettuare la trasmissione elettronica dei dati salariali alla fine dell'anno o mensilmente (per l'imposizione alla fonte) tramite KLARA, occorre inserire il codice di autenticazione. Quest'ultimo è stato presumibilmente già richiesto dall'azienda al momento della registrazione dell'account KLARA. Il codice viene inviato tramite posta e va registrato in KLARA. In questo modo, l'interfaccia per la trasmissione elettronica dei dati salariali viene abilitata.