Verwendest du in deinem Unternehmen eine Kreditkarte so prüft der Lieferant jeweils, ob die Belastung, welche du vornehmen willst mit deiner verfügbaren Kredit-Limite (im Falle einer Prepaid-Kreditkarte der Kartensaldo) gedeckt ist und reserviert den Betrag deines Einkaufs. Das kann entweder der genaue Betrag sein oder wenn dieser zum Prüfzeitpunkt noch nicht bekannt ist, legt der Händler eine bestimmte Summe fest. Beispielsweise wird bei einer Tankstelle CHF 150.- reserviert, da im Voraus nicht bekannt ist wie viel Benzin bezogen wird. Auch andere Anbieter wie beispielsweise Hoteldienstleister oder Autovermietungen kennen solche Pauschalen.
Nach dem Einkauf händigt dir dein Händler eine Quittung aus, diese Quittung verbuchst du in KLARA. Der Buchungsprozess unterstützt dich beim Erkennen des richtigen Geschäftsfalls und erkennt den Inhalt deines Belegs. Mit Business Relax steht dir die Kartenverwaltung zur Verfügung. Du kannst deine Kredit-, Debit- und Prepaid-Kreditkarten in KLARA erfassen und beim Hochladen des Belegs via App oder beim Verbuchen des Belegs die passende Karte auswählen.
Zum Zeitpunkt der Quittungserstellung hat dein Händler sein Geld noch nicht erhalten. Er hat das Geld bei deinem Kreditkartenanbieter reserviert. Das heisst, das Geld gehört noch dir, du kannst aber aktuell nur über eine um die Reservierung verringerte Limite oder einen verringerten Saldo verfügen.
Je nach Händler wird er nach einigen Stunden oder Tagen seinen reservierten Betrag einfordern. Ist die Reservierung höher als der effektive Bezug wird er nur den effektiven Betrag bei deinem Kreditkartenanbieter einfordern. Dein Händler erhält das Geld und dir wird der Betrag mit der nächsten Kreditkartenabrechnung in Rechnung gestellt oder dem Prepaid-Guthaben abgezogen. Der Händler hat bis zu einem Monat Zeit den reservierten Betrag abzuholen.
Sobald du eine Kreditkartenabrechnung bekommst, kannst du diese in KLARA hochladen und die Rechnung mit den Geschäftsfall «Kontokorrent Kreditkarte» bezahlen. Um sicher zu sein, dass du alle Kontenbewegungen verbucht hast, steht dir mit Business Relax der Kreditkartenabgleich zur Verfügung. Du kannst jede Transaktion dort erfassen und mit einem Beleg abstimmen. Ist die Transaktion höher oder niedriger als der Beleg kannst du Trinkgeldzahlungen oder Währungsdifferenzen direkt verbuchen. Hast du alle Transaktionen abgearbeitet bist du sicher, dass du alle Bewegungen auf deiner Karte verbucht hast.
Prepaid-Kreditkarte von Swissbankers
Du verwendest die Prepaid-Kreditkarte von Swissbankers? Perfekt, KLARA unterstützt dich in diesem Fall noch mehr. Sobald dein Händler auf deiner Karte eine Reservierung vornimmt, benachrichtigt dich deine MyKLARA App. Das geht so schnell, dass du noch im Laden stehst und nicht vergisst die Quittung mitzunehmen. Sobald du die Quittung hast, kannst du diese fotografieren und die Quittung landet im Buchungsprozess. Während der Verbuchung des Belegs ist für die buchende Person ersichtlich, dass dieser Beleg zu deiner Karte gehört.
Bei deiner Karte handelt es sich um eine Prepaid-Karte. Im Unterschied zu einer herkömmlichen Kreditkarte lädst du dein Guthaben vor der Verwendung der Karte auf. Deine Ausgaben werden dir nicht nachträglich in Rechnung gestellt. In der Kreditkartenverwaltung findest du die Option deine Karte via KLARA zu laden. KLARA kümmert sich für dich um die richtige Verbuchung und bereitet dir deine Zahlungsdatei vor. Ausserdem kannst du auch Geld von einer Karte auf eine andere verschieben. Das Geld wird innerhalb weniger Minuten der neuen Karte gutgeschrieben. Wieder kannst du dich zurücklehnen, KLARA weiss welche Buchung notwendig ist und gibt den Geldtransfer bei Swissbankers in Auftrag.
Da du deine Karte mit Guthaben geladen hast, fällt die monatliche Kreditkartenabrechnung weg. Sobald dein Händler bei Swissbankers die Zahlung des reservierten Betrags angefordert hat, wird dies an KLARA weitergeleitet. Deine Transaktionsliste füllt sich automatisch. Das manuelle Erfassen von Transaktionen fällt weg. Bitte denk daran, die Transaktion siehst du erst nachdem dein Händler den reservierten Betrag eingefordert hat. Erst dann ist er definitiv von deinem Kartensaldo abgezogen.
Umfassende Informationen zum Angebot der Swissbankers-Karte findest du auf unserer Webseite.