Mit dem Kreditkartenabgleich kannst du jeder Transaktion die entsprechende Buchung zuweisen und so sicherstellen, dass alle Transaktionen korrekt und vollständig in deiner Buchhaltung abgebildet sind. Weitere Informationen dazu findest du im Artikel «Wie funktioniert eine Kreditkartenzahlung und was bedeutet das für die Buchhaltung». Der Artikel «Kreditkarten Abgleich» erklärt wie der Abgleich vorgenommen werden kann.
In der Praxis kann es vorkommen, dass du nicht zu jeder Transaktion einen passenden Beleg findest. Nachfolgend findest du einige Tipps und Tricks wie du in dieser Situation vorgehen kannst.
Retouren / (Teil-) Gutschriften
Hast du Waren bestellt und nicht alle behalten oder dein Händler gewährt dir nachträglich einen Rabatt? Je nach Zeitpunkt der Gutschrift und dem Prozess deines Händlers kann es sein, dass dir der definitive Rechnungsbetrag abgebucht wird, oder du erhältst eine Gutschrift. Verbuche die Rechnung, die du von deinem Händler bekommst. Sendet er dir eine Korrekturrechnung, kann die erste Rechnung gelöscht werden und die Korrekturrechnung verbucht werden. Sendet dir der Händler einen Gutschriftnachweis kannst du diesen als negativen Ertrag verbuchen.
Sobald du deine Kreditkartentransaktionen abstimmst, kannst du kontrollieren ob deine Buchungen mit der Belastung übereinstimmen. Bitte beachte, dass sich die Transaktionen auf mehrere Abrechnungen aufteilen können. Vielleicht findest du die Gutschrift erst nächsten Monat auf der Rechnung. Erfolgt die Retoure kurz nach dem Verkauf, kann es sein, dass dein Lieferant nur den reduzierten Betrag abbucht. Retournierst du die gesamte Bestellung kann es also sein, dass dir dein Händler die Ware belastet und zu einem späteren Zeitpunkt wieder zurückerstattet oder es erfolgt gar keine Belastung. Bilde in der Buchhaltung die Bewegungen auf deinem Konto ab.
Kein passender Beleg zur Transaktion vorhanden
Handelt es sich um eine MWST-relevante Transaktion, beispielsweise einen Einkauf im Inland, benötigst du den passenden Beleg um die Vorsteuer bei der ESTV geltend zu machen. In diesem Fall macht es vermutlich Sinn, noch einmal zu schauen, ob der Karteninhaber den Beleg in seinen Unterlagen findet. Nutzt ihr in eurem Unternehmen die Karten von Swissbankers empfiehlt es sich die MyKLARA App zu installieren. KLARA wird dich bei jeder Kartentransaktion an das Ablichten des Beleges erinnern.
Für Transaktionen ohne Belege, beispielsweise Gebühren, separat verrechnete Spesen oder ähnliche Bewegungen, steht dir im Kreditkartenabgleich analog zum Bankabgleich die Option zur Verfügung, eine Buchung direkt vorzunehmen und diese bei Bedarf als Vorlage abzuspeichern.
Wurde der Beleg falsch verbucht? Leider ist nicht auf allen Quittungen ersichtlich, wie ein Beleg bezahlt wurde. Kontrolliere, ob der Beleg vielleicht mit einem anderen Zahlungsmittel verbucht wurde. Mit Business Relax hast du die Möglichkeit alle Kredit-, Debit- und Prepaid-Kreditkarten, deines Unternehmens in KLARA zu erfassen und diese einem Benutzer zuzuteilen. Der Karteninhaber kann beim Einreichen des Beleges via MyKLARA App angeben, wie die Zahlung dieses Belegs erfolgt ist und Fehlinterpretationen können vermieden werden.
Wenn du deine Kreditkartenrechnung via Buchungsprozess verarbeitest oder deine Swissbankers-Karte in KLARA auflädst, findest du diese Buchungen ebenfalls im Kreditkartenabgleich und kannst diese mit den passenden Transaktionen abgleichen.
Keine passende Transaktion zur Buchung vorhanden
Ist in deinem System ein Beleg verbucht, du hast aber keine passende Transaktion könnten folgende Situationen zutreffen:
- Dein Händler hat den reservierten Betrag noch nicht abgeholt. Die Transaktion wird in den nächsten Tagen an KLARA übermittelt oder erfolgt auf einer deiner nächsten Kreditkartenabrechnungen.
- Nicht alle Transaktionen sind in KLARA vorhanden. Falls du deine Transaktionen manuell erfasst, kontrolliere, ob du alle Transaktionen übertragen hast. KLARA unterstützt dich, indem du den Gesamtbetrag deiner Abrechnung eingibst und danach die Summe der Teilbeträge diesem Betrag gegenübergestellt wird. Hast du alle Kreditkarten-Abrechnungen verarbeitet?
- Konto stimmt nicht mit der Karte überein. Wie im obenstehenden Kapitel bereits beschrieben, empfehlen wir die Verwendung der MyKLARA App zum Einreichen der Belege. Hier hast du die Möglichkeit, anzugeben mit welcher Karte eine Rechnung bezahlt wurde (verwendest du eine Swissbankers Kreditkarte erkennt KLARA das automatisch).
- Retouren/Gutschriften: Siehe Abschnitt «Retouren / (Teil-) Gutschriften»
- Bei der Buchung handelt es sich um eine Kartenladung / Bezahlung einer Kreditkartenrechnung. KLARA verbucht die Kartenladung deiner Swissbankers Karte oder die Verbuchung der Kreditkartenabrechnung automatisch und generiert einen Zahlungseintrag. Überprüfe, ob du den Zahlungsbeitrag an deine Bank übertragen hast und dort freigegeben hast.
Benachrichtigungen beim Einkauf mit der Swissbankers-Kreditkarte
Solltest du einmal keinen Empfang haben, deine Benachrichtigung löschen oder du hast deine Quittung erst zu einem späteren Zeitpunkt (beispielsweise bei einer Onlinebestellung)? Kein Problem, du kannst den Beleg jederzeit mit der MyKLARA App hochladen und dabei vermerken, dass du diesen mit deiner Swissbankers-Karte bezahlt hast.
Erhältst du generell keine Benachrichtigung, stelle sicher, dass du die neuste Version der MyKLARA App installiert hast und eingeloggt bist. Überprüfe auch ob die verwendete Kreditkarte deinem Benutzer zugeteilt ist.
In deiner Nachricht steht ein anderer Betrag als auf deiner Quittung? Das liegt daran, dass die Nachricht anhand der vorgenommenen Reservation erfolgt. Erinnerst du dich noch an das Beispiel mit der Tankstelle? Die Verbuchung in KLARA erfolgt anhand des Belegs. Dieser Beleg wird dann mit der effektiven Belastung abgeglichen. Dein Händler ist nicht berechtigt einen höheren Betrag als effektiv angefallen ist zu belasten.
Dir wird eine Push-Nachricht angezeigt, obwohl du gerade nicht am Einkaufen bist? Entweder die Nachricht wird dir noch nachgereicht, weil du zu zuvor keinen Empfang hattest, ein Händler hat eine Gutschrift vorgenommen, dir wurde eine wiederkehrende Gebühr (Abo) belastet oder dein Händler arbeitet nicht online und hat die Reservierung erst jetzt vorgenommen.