In KLARA Time können Mitarbeitende, die bereits in KLARA erfasst sind, direkt hinzugefügt werden.
Wenn du in KLARA Lohn noch keine Mitarbeitenden erstellt hast, kannst du entweder einen neuen Mitarbeiter erfassen oder eine externe Person anlegen. Im Unterschied zu Mitarbeitenden werden externe Personen nicht bei KLARA Lohn aufgeführt, weil sie keine Lohnempfänger sind.
Wie du allgemein Mitarbeitende in KLARA hinzufügst, wird hier gezeigt.
Bei neuen Personen müssen in KLARA Time insbesondere folgende Punkte festgelegt werden:
Persönliche Informationen
Bei der Option "Mitarbeiter erstellen" werden die persönlichen Angaben direkt übernommen und müssen nicht erneut ausgefüllt werden. Wenn eine externe Person erstellt wird, müssen die persönlichen Informationen zuerst eingegeben werden.
Wenn Rapportierende in KLARA Time erstellt werden, muss jeweils seine E-Mailadresse hinterlegt werden, damit eine Einladung für die Zeiterfassung in KLARA Time versendet wird.
Was wird erfasst?
Hier muss ausgewählt werden, ob die Person für KLARA Time und/oder für die KLARA Projekt aktiviert ist. Aktiviere den Schalter «Zeiterfassung», wenn du KLARA Time nutzen möchtest.
Infos zu KLARA Projekt findest du hier. KLARA Projekt und KLARA Time funktionieren auch im Zusammenspiel gut. So hast du den kompletten Überblick.
Vorgesetzte
Dem Rapportierenden können eine oder mehrere Vorgesetzte zugeordnet werden. Vorgesetzte können die erfassten Arbeitszeiten einsehen. Weitere Informationen zu den verschiedenen Rollen und Berechtigungen werden in diesem Artikel beschrieben: Rollen und Berechtigungen in KLARA Time.
Arbeitszeit
Für Rapportierende kann eine Sollarbeitszeit festgelegt werden, dies ist aber nicht zwingend. Beim neu Erstellen einer Person wird automatisch eine erste Periode mit dem eingegebenen Arbeitsverhältnis hinzugefügt. Bei Änderungen des Arbeitsverhältnisses kann hier später eine neue mit Periode mit anderen Konfigurationen hinzugefügt werden.
Wenn eine Sollarbeitszeit existiert, muss die Beschäftigung und Arbeitszeit (tatsächliches Arbeitspensum) angegeben werden. Anschliessend kann diese Arbeitszeit auf die Wochentage verteilt werden.
Der Arbeitsort wird festgelegt, damit die Feiertage korrekt hinterlegt werden. Wenn kein Arbeitsort ausgewählt werden kann, muss dieser bei "Firma" -> "Arbeitsort" vorgängig hinzugefügt werden. In diesem Menü können auch die Feiertage festgelegt werden.
Der Urlaub wird für das ganze Jahr und bei einem 100% Arbeitspensum eingegeben. Anhand der Einstellungen bei Beschäftigung und allenfalls der Periode (z. B. wenn jemand nur sechs Monate angestellt ist) werden die effektiven Ferientage berechnet.