In KLARA Time können Mitarbeitende oder externe Personen als Rapportierende hinzugefügt werden. Alle Rapportierenden können Zeit erfassen. Im Gegensatz zu Mitarbeitenden sind externe Personen keine Lohnempfänger. Sie werden also nicht im KLARA Lohn erfasst. So können beispielsweise Freelancer / selbständig erwerbende die im Auftrag für das Unternehmen arbeiten trotzdem ihre Stunden auf Projekte rapportieren.
Beim Konfigurieren können einem Rapportierenden einer oder mehrere andere Rapportierende als Vorgesetze zugeordnet werden. Vorgesetzte können die erfassten Einträge (Arbeitszeit, Absenz, Pause) der zugeordneten Rapportierenden ansehen, auswerten und gegebenenfalls bearbeiten.
Falls es für die angegebenen E-Mailadresse noch keinen Benutzer in der KLARA Benutzerverwaltung gibt, wird für den Rapportierenden mit der angegebenen E-Mailadresse automatisch ein Benutzer erstellt. Dieser Benutzer erhält die Rolle "Zeit- und Materialrapporte". Wenn bereits ein Benutzer für diese E-Mailadresse existiert, erhält der Benutzer zusätzlich automatisch die Rolle "Zeit- und Materialrapporte".
Benutzer mit den Benutzerrollen "Administrator" oder "Externer Benutzer" können in KLARA Time die Stammdaten von Personen anpassen, die erfasste Zeit aller Rapportierenden einsehen und auch Einträge hinzufügen (Arbeitszeit, Pause, Absenz). Wenn ein Benutzer mit der Benutzerrolle "Administrator" auch seine eigene Arbeitszeit erfassen möchte, muss er als Rapportierender - d. h. Mitarbeiter oder externe Person - hinzugefügt werden. In KLARA Time erfasste Personen können in der KLARA Benutzerverwaltung um die Benutzerrolle "Administrator" oder "Externer Benutzer" ergänzt werden.
Die Tabelle unten fasst die verschiedenen Konfigurationsmöglichkeiten zusammen:
| Rolle in der KLARA Benutzerverwaltung | Zeit- und Materialrapporte | Zeit- und Materialrapporte | Jeder Benutzer mit der Rolle Administrator oder Externer Benutzer. |
|---|---|---|---|
| In KLARA Time erfasst als |
Mitarbeiter / Externe Person |
Vorgesetzte |
Beliebig |
| Kann Zeit erfassen, sieht seine eigene in der Vergangenheit erfassten Einträge und kann diese bearbeiten | Ja | Ja | Ja (aber nur, wenn auch als Rapportierender erfasst) |
| Sieht Einträge von anderen Rapportenden und kann diese bearbeiten (Arbeitszeit, Absenz, Pause) | Nein |
Ja (von allen dem Vorgesetzten zugeordneten Personen) |
Ja (von allen Personen) |
| Kann Stammdaten von Personen in KLARA Time bearbeiten | Nein | Nein | Ja |
Beispiele
Ansicht Vorgesetzter
So sieht die Ansicht für einen Mitarbeiter, der Vorgesetzter eines weiteren Rapportierenden ist, aus. Im oberen Widget kann er die Arbeitszeit des Mitarbeiters und die eigene Arbeitszeit einsehen. Im zweiten Widget kann die eigene Arbeitszeit erfasst werden. Der Vorgesetzte hat in der KLARA Benutzerverwaltung die Benutzerrolle «Administrator», deshalb kann er auch neue Personen zu KLARA Time hinzufügen:
Ansicht Reporter
So präsentiert sich die Ansicht für einen Reporter. Im unteren Widget können Einträge erfasst werden. Im oberen Widget sind die Einträge der Vergangenheit sichtbar und können bei Bedarf bearbeitet und ergänzt werden:
Ein Rapportierender kann die Arbeitszeit auch in der MyKLARA App erfassen. Dort sieht die Ansicht für einen Mitarbeitenden so aus:
Die App kann entweder als Stempeluhr (Timer starten / stoppen) verwendet werden, oder das Total der gearbeiteten Stunden kann manuell eingetragen werden.