Dans KLARA Time, collaborateurs ou personnes externes peuvent être ajoutés comme rapporteurs. Tous les rapporteurs peuvent saisir leur heures de travail. Contrairement aux collaborateurs, les personnes externes ne sont pas salariées. Ils ne sont donc pas saisis dans le système KLARA salaires. Ainsi, les freelances/indépendants qui travaillent sur mandat pour l'entreprise peuvent quand même rapporter leurs heures sur des projets.
Lors de la configuration, il est possible d'attribuer à un rapporteur un ou plusieurs autres rapporteurs en tant que supérieurs hiérarchiques. Les supérieurs peuvent consulter, évaluer et, le cas échéant, modifier les entrées saisies (heures de travail, absence, pause) des rapporteurs affectés.
S'il n'existe pas encore d'utilisateur dans la gestion des utilisateurs KLARA pour l'adresse email indiquée, un utilisateur est automatiquement créé pour le rapporteur avec l'adresse email indiquée. Cet utilisateur reçoit le rôle "Rapport des heures et de matériel". Si un utilisateur existe déjà pour cette adresse email, il reçoit automatiquement le rôle "Rapport des heures et de matériel".
Les utilisateurs ayant le rôle de "Administrateur" ou de "Utilisateur externe" peuvent adapter les données de base des personnes dans KLARA Time, consulter les heures saisi de tous les rapporteurs et également ajouter des entrées (temps de travail, pause, absence). Si un utilisateur avec le rôle d'utilisateur "Administrateur" souhaite également saisir ses propres heures de travail, il doit être ajouté en tant que rapporteur - donc collaborateur ou personne externe. Personnes saisies dans KLARA Time peuvent être complétées par le rôle d'utilisateur "Administrateur" ou "Utilisateur externe" dans la gestion des utilisateurs KLARA.
Le tableau ci-dessous résume les différentes possibilités de configuration :
| Rôle dans la gestion des utilisateurs KLARA | Rapport des heures et de matériel | Rapport des heures et de matériel | Tout utilisateur ayant le rôle d'administrateur ou d'utilisateur externe. |
|---|---|---|---|
| Saisi dans KLARA Time en tant que |
Collaborateur / Personne externe |
Supérieur hiérarchique | N'importe lequel |
| Peut saisir heures de travail, voit ses propres entrées saisies dans le passé et peut les modifier | Oui | Oui | Oui (mais seulement s'il est également saisi en tant que rapporteur) |
| Voit les entrées des autres rapporteurs et peut les modifier (heures de travail, absence, pause) | No |
Oui (de toutes les personnes attribués au supérieur) |
Oui (de toutes les personnes) |
| Peut modifier les données de base des personnes dans KLARA Time | No | No | Oui |
Vue Supérieur:
Voici à quoi ressemble la vue pour un collaborateur qui est le supérieur d'un autre rapporteur. Dans le widget en haut, on peut voir les heures de travail du collaborateur et ses propres heures de travail. Dans le deuxième widget, on peut saisir ses propres heures de travail. Le supérieur a le rôle d'utilisateur "Administrateur" dans la gestion des utilisateurs KLARA, c'est pourquoi il peut également ajouter de nouvelles personnes à KLARA Time:
Vue Reporter:
C'est ainsi que se présente la vue pour un rapporteur. Des entrées peuvent être saisies dans le widget en bas. Dans le widget en haut, les entrées du passé sont visibles et peuvent être modifiées et complétées si nécessaire:
Un rapporteur peut également saisir les heures de travail dans l'application MyKLARA. L'affichage pour un collaborateur se présente ainsi:
L'app peut soit être utilisée comme pointeuse (démarrer / arrêter le timer), soit le total des heures travaillées peut être saisi manuellement.