Una volta creato il nuovo account, facendo clic per la prima volta sul menu «Contabilità», viene visualizzata la richiesta di configurazione della contabilità:
Per prima cosa, selezionare la forma giuridica.
In secondo luogo, definire la durata dell'esercizio. Attenzione: dopo le prime scritture contabili, questo campo non potrà più essere modificato.
Inoltre, indicare se si tratta del primo anno di attività dell'azienda (= recente costituzione) o se si tratta di un'azienda che esiste già da tempo. Se si risponde «sì» alla domanda, nei passaggi successivi sarà possibile inserire solo i conti, se si risponde «no», potranno essere inseriti i dati relativi all'anno precedente per tutti i conti di bilancio.
In seguito, inserire le informazioni sugli obblighi IVA. L'impostazione predefinita è «Non soggetta agli obblighi IVA». Se si tratta di un'azienda soggetta agli obblighi IVA, inserire i metodi e le modalità di registrazione corretti, ad esempio la data di «Inizio validità», facendo clic sull'icona di modifica:
Nel metodo di registrazione effettivo (indipendentemente dalla modalità di registrazione concordata o acquisita), è sufficiente selezionare la casella di controllo «IVA» e scegliere i metodi e le modalità di registrazione corrispondenti.
Nel metodo delle aliquote saldo (indipendentemente dalla modalità di registrazione concordata o acquisita), devono essere compilate anche le aliquote saldo in vigore. Nella tabella di seguito viene inoltre indicato quale aliquota saldo utilizzare per ciascuna aliquota IVA:
Dopo aver compilato tutti questi dati, passare alla pagina successiva, il Bilancio di apertura.
Qui è possibile inserire tutti i dati di bilancio dell'esercizio precedente nei saldi di apertura per il nuovo esercizio in KLARA. (Come sopra descritto, per le aziende al primo anno di attività questo non è possibile. Le aziende di recente costituzione non dispongono di dati dell'anno precedente. Le aziende al primo anno di attività possono inserire solo i conti nel bilancio di apertura.)
Sono disponibili le seguenti opzioni:
- Facendo clic sulla freccia accanto al nome del gruppo conti è possibile espanderne i dettagli
- Se il campo testuale è vuoto è possibile designare i sottoconti desiderati
- Facendo clic sul + è possibile aggiungere nuovi sottoconti
- Facendo clic sul cestino è possibile eliminare i nuovi conti creati (a condizione che non contengano scritture contabili)
- Ad alcuni conti (ad esempio «Crediti commerciali») è possibile accedere facendo clic su «Dettagli» in un elenco separato (in questo caso l'elenco dei debitori)
- Per uscire da questi elenchi dettagliati è sufficiente fare clic sul segno di spunta
Fintanto che il bilancio non è pareggiato, dunque fino a quando sussiste una differenza tra attività e passività, è possibile uscire dal bilancio di apertura selezionando «Continua dopo» e riprendere la compilazione in un altro momento. Quando il bilancio di apertura è stato compilato integralmente, è possibile terminare il processo selezionando «Salva».
Le prime volte che si utilizza KLARA, è già possibile inserire alcuni conti singoli (ad esempio i conti bancari con il relativo saldo), per poter cominciare con la registrazione contabile delle ricevute e posticipare il completamento del bilancio d'esercizio dell'anno precedente a un altro momento.
La struttura del bilancio in KLARA fa riferimento al quadro contabile delle PMI. Molti conti (ad esempio «Banca» o «Conti correnti infruttiferi») vengono creati a specchio, ovvero: nel bilancio di chiusura, il saldo dare viene riportato nelle attività, il saldo avere nelle passività. Nel bilancio di apertura, tali conti sono associati rispettivamente alle pagine che, nella pratica, vengono visitate più spesso, quindi ad esempio i conti bancari nelle attività, i conti correnti infruttiferi nelle passività. Questa nota può essere di ulteriore aiuto, se durante l'inserimento in KLARA dei dati dell'esercizio precedente un conto non si trova nella stessa posizione in cui si trovava nel bilancio d'esercizio precedente.
In caso di passaggio da un altro sistema di gestione della contabilità a KLARA, sono necessarie alcune modifiche al bilancio, ad esempio se:
- Prima non venivano utilizzati conti «fuori bilancio». Le consistenze dei crediti (debitori) e dei debiti (creditori) dovrebbero essere indicate come posizioni singole nei rispettivi elenchi nel bilancio di apertura. Ciò è importante per garantire, in futuro, un funzionamento automatico ineccepibile del saldo bancario e la registrazione automatica dei pagamenti in entrata e in uscita.
(KLARA gestisce in automatico anche i conti «fuori bilancio», risparmiando tempo e fatica all'utente).
- Prima le scritture contabili venivano registrate direttamente nelle spese. KLARA lavora con il metodo della posizione dare. La registrazione dei crediti e dei debiti nei confronti delle autorità e degli istituti di previdenza avviene direttamente in fase di creazione del bilancio di apertura nei conti correnti corrispondenti (invece che su conti omnibus come i ratei attivi e passivi). In seguito, se si seleziona la registrazione automatica, registrando i pagamenti, gli importi vengono automaticamente addebitati nei conti correnti corrispondenti. In questo modo, l'utente risparmia faticose compensazioni e storni a posteriori durante la redazione del bilancio d'esercizio.
Troppo complicato? Possiamo aiutarti. Per informazioni sui servizi di configurazione a pagamento fai clic qui: https://www.klara.ch/servizi-di-configurazione