In diesem Artikel erfährst du Schritt für Schritt wie du nach der Anmeldung in KLARA alles soweit vorbereitest, dass du deine erste Lohnabrechnung erstellen kannst.

Inhalt

Dokumente und Daten bereitlegen
Erfasse die Stammdaten deiner Firma
1. Erfasse die Versicherungen
2. Erfasse die Bankdaten
3. Erfasse die Grunddaten der Lohnausweise
Erfasse deine Mitarbeiter

1. Dokumente und Daten bereitlegen

Um die Erfassung deiner Stammdaten und Mitarbeiter ohne Unterbrechung durchführen zu können, empfehlen wir dir folgende Daten bereitzuhalten:

AHV Schlussrechnung des Vorjahres, um die Daten abzulesen
ELM Profile der Versicherungen UVG, UVGZ, KTG
BVG Prämienverzeichnis
Lohnabrechnungen Dezember des Vorjahres
IBAN Nummern der Bankkonti deiner Mitarbeiter sowie deines Lohnkontos
Lohnausweise des Vorjahres
Mitarbeiterstammdaten (z.B. AHV-Nummern, Kinderangaben, Angaben Ehepartner, etc.)
Quellensteuerkundennummer (Kundennummer erhältlich beim Steueramt)

Tipp: Beachte, dass du bei den entsprechenden Versicherungen die ELM Profile anforderst, um alle benötigten Daten zur Verfügung zu haben. Auf dieser Liste, werden alle Empfangsbereiten Versicherungen aufgeführt. Über die entsprechende E-Mailadresse kann das ELM-Profil angefordert werden.

Erfasse die Stammdaten deiner Firma

2.1 Erfasse die Versicherungen

Wo? – Menüpunkt Firma – Versicherungen

AHV-Versicherungsdaten

Erfasse die Daten deiner AHV anhand der AHV Schlussrechnung des Vorjahres. Im Suchfeld der Ausgleichskasse findest du alle Versicherungen, welche auch in dieser Liste aufgeführt sind. Solltest du eine Versicherung nicht anhand des Namens finden, kann auch nach der Versicherer Nummer gesucht werden, welche in der Swissdec Liste zu finden ist.

Erfasse bei der AHV die Ausgleichskasse, die Mitgliedernummer sowie die Verwaltungskosten. Die «i» mit violettem Hintergrund, bieten dir weitere Erklärungen zum jeweiligen Punkt.

Familienausgleichskasse (FAK)

In den meisten Fällen ist die AHV Ausgleichskasse zugleich die Familienausgleichskasse. Falls auf deiner AHV-Rechnung auch die Beiträge für die Familienausgleichskasse aufgeführt sind, erfasse hier die gleiche Kunden- oder Abrechnungsnummer wie bei der AHV Ausgleichskasse.

Tipp: Findest du deine Versicherung nicht, hast du die Möglichkeit über das Plus Symbol neben dem Suchfeld eine Kasse manuell zu erfassen. Zudem können mehrere Versicherungen hinterlegt werden, solltest du Standorte in mehreren Kantonen haben. Erfasse in diesem Fall zuerst den zweiten Standort unter Firma > Stammdaten > Arbeitsorte, dann die zweite FAK-Kasse und teile später deine Mitarbeiter während der Erfassung (siehe weiter unten) sauber den Standorten/FAK-Kassen zu.

Unfallversicherung UVG / Unfallzusatzversicherung UVGZ / Krankentaggeldversicherung KTG

Erfasse die Versicherungen anhand der ELM-Profile, welche dir zugestellt wurden. Beachte hierbei die korrekte Eingabe, um Ende Jahr von der elektronischen Lohnmeldung via KLARA zu profitieren. Ist auf deinem ELM-Profil keine Angabe vorhanden bzgl. «Lohn ab», erfasse 0.

Pensionskasse BVG

Erfasse die Grunddaten deiner Pensionskasse. Die alternative Bezeichnung für die Vertragsnummer bei der BVG ist die Policen-Nummer. Vorsicht: Dies gilt nur für die BVG. Bei den anderen Versicherungen ist die Vertragsnummer häufig nicht gleich wie die Policen-Nummer.

Beachte zudem die Checkliste, welche unterhalb der zu erfassenden Versicherungen in KLARA zur Verfügung gestellt wird.

2.2 Erfasse die Bankdaten

Wo? Firma - Bankbeziehung

Erfasse die IBAN-Nummer des gewünschten Bankkontos, dem die Lohnzahlungen belastet werden sollen. KLARA füllt anschliessend die Bankadresse automatisch aus. Die Kurzbezeichnung des Kontos kannst du für dich selbst setzen. Diese wird anschliessend in KLARA verwendet.

Entscheide nun noch, wofür du dieses Konto in KLARA einsetzen möchtest, indem du die entsprechenden Checkboxen anwählst. «Bankkonto für Lohnzahlungen» muss bei mindestens einem Konto angewählt werden.

2.3 Erfasse die Grunddaten der Lohnausweise

Wo? Firma – Lohnausweis Rentenbescheinigung

In diesem Bereich erfasst du die Grunddaten der Lohnausweise für deine Firma. Alle hier eingetragenen Daten, werden automatisch für alle Lohnausweise deiner Mitarbeiter übernommen. Siehe diese Angaben als Standardvorlage an. Einzelne Anpassungen für Mitarbeiter, kannst du später in der Mitarbeiterverwaltung vornehmen. Beachte auch hier die weiterführenden Informationen zu den einzelnen Punkten in den Info Bubbles.

Anmerkung: Eine Rentenbescheinigung wird nur benötigt falls du als Arbeitgeber die Rente für einen deiner Mitarbeiter direkt ausrichtest.

2.4 Erfasse die Quellensteuerangaben (Nur nötig wenn du quellensteuerpflichtige Mitarbeiter beschäftigst)

Wo? Firma – Arbeitsort – Quellensteuerangaben

Wähle den Kanton, in welchem dein Mitarbeiter wohnt, und erfasse die Quellensteuerkundennummer. Diese erhältst du vom jeweiligen Steueramt.

3 Mitarbeiter erfassen

Wo? Mitarbeiter – Mitarbeiter verwalten – neuen Mitarbeiter erfassen

Personalien

Über die Suchfunktion kannst du Mitarbeiter finden, welche im Telefonbuch eingetragen sind. So erleichterst du dir die Erfassung. Ist der Mitarbeiter nicht im Telefonbuch zu finden, kannst du diesen manuell erfassen. Zudem kannst du ein Foto deines Mitarbeiters hinzufügen. Das erleichtert anschliessend die Navigation in KLARA.

Mitarbeiter- / Vertragsangaben

Erfasse anschliessend auf der zweiten Seite die Vertragsangaben. Beachte hier besonders die vier Daten bzgl Startdatum, Eintrittsdatum etc. Diese haben einen Einfluss auf die Arbeit in KLARA und diese können nach der einmaligen Eingabe nicht mehr angepasst werden! Deshalb eine kurze Erklärung:

Startdatum in KLARA

Dies ist das Eintrittsdatum für KLARA. Der Lohn des Mitarbeiters wird ab diesem Datum berechnet. Möchtest du zum Beispiel das aktuelle Jahr komplett nachbuchen, um die Lohnmeldungen komplett elektronisch übermitteln zu können, setzt du hier den 01. Januar des Jahres ein, welches du nachbuchen möchtest.

Eintrittsdatum Firma

Dies ist das effektive Eintrittsdatum des Mitarbeiters in die Fima gemäss Vertrag. Es hat keinen Einfluss auf die Berechnung des Lohnes, dient aber zum Berechnen des Dienstalters.

Auszahlung ab Periode

Dies ist die Periode für die erste Auszahlung in KLARA. Falls die Periode nicht dem Startdatum in KLARA entspricht, werden für die erste Auszahlung die Monate ab Startdatum in KLARA bis und mit der ersten Auszahlungsperiode berechnet und ausbezahlt.

Erster Arbeitstag

Dies ist der erste Arbeitstag und hat keinen Einfluss auf die Lohn-Berechnung. Dieses Datum hat informativen Charakter und kann für Versicherungen verwendet werden. (Beispiel: der 1. August ist ein Feiertag, somit ist der erste Arbeitstag der 2. August).

Anstellung und Anstellungsgrad entscheiden anschliessend, wie die Lohnabrechnung aussieht. Wird Stundenlohn angewählt, müssen anschliessend die Stunden pro Monat in der Lohnabrechnung eingetragen werden. Beim Monatslohn wird ein Fixum hinterlegt. Der Anstellungsgrad entscheidet über die Höhe der Auszahlung, da in KLARA später der 100% Lohn hinterlegt wird.

Mit der Auswahl Kinder Ja/Nein erhältst du die Möglichkeit, Kinderangaben und so auch Kinderzulagen zu erfassen. Hierzu werden weitere Angaben benötigt. Bitte beachte, dass wenn du auf "später erfassen" klickst, diese auch wirklich vor der ersten Lohnabrechnung noch erfasst.

Lohn und Versicherungen

Erfasse nun die weiteren spezifischen Angaben zu diesem Mitarbeiter. Hier hast du die Möglichkeit, spezielle Einstellungen bezüglich der Versicherungen vorzunehmen, falls es sich um Sonderfälle handelt oder nicht die Standardversicherung eingesetzt wird.

Zudem wählst du hier ob und in welchen Monaten der 13. Monatslohn ausbezahlt wird. KLARA erfasst diesen dann in den entsprechenden Monaten automatisch auf der Lohnabrechnung.

Weiter hinterlegst du in diesem Bereich die Abzüge für die Pensionskasse für diesen Mitarbeiter.

Im Bereich Statistiken erfasst du die Grundlegenden Angaben, welche regelmässig vom Bundesamt für Statistik abgefragt werden. Hast du diese in KLARA hinterlegt, hast du ganz einfach die Möglichkeit, diese später zu melden.

Lohnabrechnung

In der Lohnabrechnung siehst du die Vorschau für den ersten abzurechnenden Monat. Hier hast du die Möglichkeit, weitere Lohnbestandteile hinzuzufügen. Bei permanenten Bestandteilen können diese mit der Pinnadel neben dem dem Eingabefeld dauerhaft eingesetzt werden.

Solltest du einen Mitarbeiter im Stundenlohn beschäftigen, kann hier eine Standardanzahl Stunden hinterlegt werden. Die Berechnung der Abzüge erfolgt erst nach der Eingabe der Stunden. Die Stunden können über das Bleistift angepasst werden.

Stunden können auch jeweils manuell bei der Lohnabrechnung für den entsprechenden Arbeitnehmer erfasst werden.

Erfasse nun noch die Kontoangaben deines Mitarbeiters und schliesse die Erfassung ab. KLARA erstellt dir automatisch Aufgaben, welche du entweder noch erledigen solltest oder Löschen kannst, sofern du diese bereits erledigt hast.

Quellensteuerpflichtiger Mitarbeiter - zusätzliche Angaben

Beschäftigst du einen Mitarbeiter, welcher der Quellensteuerpflicht unterliegt, hast du die Möglichkeit diese in KLARA zu hinterlegen. Wählst du beim Erfassen der Vertragsangaben eine andere Nationalität als Schweiz für den Mitarbeiter, erhältst du die Möglichkeit die Quellensteuerangaben zu erfassen. Du gelangst automatisch zu einem Zwischenschritt im Prozess, in welchem du die Arbeits- / Aufenthalts- oder Niederlassungsbewilligung eingeben kannst, sowie auch die Quellensteuerdaten. Sämtliche bekannten Quellensteuertarife sind in KLAR automatisch hinterlegt, bitte überprüfe, ob der gezogene Satz mit den Vorgaben der Steuerverwaltung übereinstimmt. Es können auch Spezialtarife manuell erfasst werden.

Erfasse alle deine Mitarbeiter und anschliessend kannst du Lohnabrechnungen mit wenigen Klicks erstellen.

Tipp: Beachte, dass mit der elektronischen Lohnmeldung ELM die Meldungen ans Quellensteueramt immer monatlich erfolgen. Die Aufgabe für die Übermittlung der Quellensteuer erscheint automatisch, wenn du für alle Mitarbeiter (auch jene ohne Quellensteuer) im betroffenen Monat die Lohnabrechnung erstellt hast.

Um die Lohnmeldungen am Ende des Jahres oder auch die monatliche Meldung der Quellensteuer elektronisch via KLARA zu machen, musst du einen Authentifizierungscode eingeben. Diesen hast du vermutlich bereits beim Erstellen deines KLARA Accounts bestellt. Wir senden dir den Code per Post zu und du kannst diesen anschliessend über die Aufgabe in KLARA erfassen. Anschliessend ist die Schnittstelle für die elektronische Lohnmeldung freigegeben.