Mit dem KLARA Kassensystem und den Zahlterminals gibt es mehrere Möglichkeiten, Trinkgeld entgegen zu nehmen. Jede Variante hat seine eigenen Vor- und Nachteile.
Wichtig ist:
- Die Trinkgeldfunktion muss auf der Kasse zuerst aktiviert werden, standardmässig ist die Funktion deaktiviert.
- Gehe dazu in die Einstellungen und aktiviere die Funktion, dies kann man nur mit einem Adminprofil.
- Die Funktion ist im Retail- und im Gastro-Modus verfügbar.
- Sofern du mehrere Kassen hast, muss die Trinkgeldfunktion auf jeder Kasse einzeln aktiviert werden.
Trinkgeld mit nicht verbundenem Zahlterminal oder Zahlterminal ohne Kasse
Bei einem oder mehreren nicht verbundenen Zahlterminals (mit oder ohne Kasse) wird der Warenkorb-Betrag direkt auf dem Zahlterminal eingegeben. Der Kunde erhält danach die Möglichkeit, einen Trinkgeldbetrag auszuwählen.
Dabei kannst du unter Firma -> Payments -> "Payments Terminals aufsetzen" optional diverse Auswahlmöglichkeiten (in CHF und/oder in %) vorkonfigurieren oder auch einfach nur eine freie Trinkgeldeingabe ermöglichen:
Die Entscheidung, was der Kunde hier sehen soll, liegt komplett bei dir:
Sofern du kein Kassensystem sondern nur ein standalone-Zahlterminal nutzt, ist der Verkauf damit abgeschlossen.
Sofern du das KLARA Kassensystem nutzt: Auf der KLARA Kasse kannst du den vom Kunden auf dem Zahlterminal ausgewählten Trinkgeld-Betrag manuell nachtippen.
Beim Checkout hat es dafür vordefinierte Beträge und die Eingabemöglichkeit für einen individuellen Trinkgeldbetrag:
In diesem Beispiel werden wir zum Warenkorb-Betrag von 57.50 CHF zusätzlich 5 CHF Trinkgeld eintippen, was entsprechend oben angezeigt wird.
Sobald der Kunde auf dem Zahlterminal bezahlt hat, kann man den Verkauf auch auf der Kasse abschliessen und man gelangt wie gehabt zum Bestätigungsbildschirm, wo nochmals der Warenkorbbetrag, der Trinkgeldbetrag und der Totalbetrag angezeigt werden:
Trinkgeld mit dem KLARA Kassensystem - Verbundenes Zahlterminal
Mit dem KLARA Kassensystem kannst du auch mit einem oder mehreren verbundenen Zahlterminals Trinkgeld einkassieren.
Sofern ein Zahlterminal mit der Kasse verbunden ist, sieht der Checkout Bildschirm etwas anders aus: Es fehlt eine Trinkgeldeingabe-Maske, da der Trinkgeldbetrag direkt auf dem verbundenen Terminal vom Kunden eingegeben und automatisch zurück an die Kasse übermittelt wird. Ein manuelles Abtippen ist damit nicht nötig.
Auf der Kasse muss man wie gehabt mit dem grünen Button unten rechts einkassieren:
Der Kunde erhält den Warenkorbbetrag auf dem Zahlterminal angezeigt und hat die Möglichkeit, Trinkgeld zu geben. Die Trinkgeldoptionen kannst du wie oben beschrieben selbst vorkonfigurieren - du entscheidest, was der Kunde hier sieht:
Sobald der Kunde bezahlt hat, wird der Verkauf auch auf der Kasse automatisch abgeschlossen:
Trinkgeld Auswertungen
Sofern mit unverbundenen Zahlterminals das Trinkgeld auf der Kasse nachgetippt wird und/oder mit verbundenen Zahlterminals gearbeitet wird, werden die einkassierten Trinkgelder automatisch nach Zeit und Mitarbeitende aufgeschlüsselt.
Beachte: Sofern du ein standalone-Zahlterminal nutzt und keine Kasse hast oder die Trinkgelder nicht auf der Kasse nachtippst, werden keine Auswertungen erstellt!
Gehe zum Aufrufen der Trinkgeld-Auswertungen via Navigationsleiste auf die Trinkgeld-Seite:
Als Admin sieht man die Trinkgelder aller Mitarbeitenden:
- Oben rechts kann man Zeitraum und Mitarbeitende filtern
- Unten rechts wird das Total aller Trinkgelder aller ausgewählten Mitarbeitenden für den gewählten Zeitraum angezeigt
- Die Ansicht kann man auch via Titelzeile sortieren
Zudem sehen Admins im Kassenjournal auf der Kasse die Trinkgelder neu in einer eigenen Spalte übersichtlich dargestellt:
Hinweis: Im Kassenjournal in der KLARA Webversion werden die Trinkgelder nicht dargestellt. Die Totalbeträge unterscheiden sich daher! Coming Soon: Diese Infos werden wir im neuen Web-Kassenjournal in wenigen Wochen aber neu anzeigen.
Sneak Peak:
In der Detailansicht einer spezifischen Zahlung werden die Trinkgeldbeträge unten separat dargestellt:
Als Mitarbeitender sieht man nur die eigenen Trinkgelder:
- Oben rechts kann man den Zeitraum filtern
- Unten rechts wird das Total der eigenen Trinkgelder für den gewählten Zeitraum angezeigt
- Die Ansicht kann man auch via Titelzeile sortieren
Trinkgeld-Verbuchung in der KLARA Buchhaltung
Sofern ein KLARA Buchhaltungs-Modul aktiviert ist, werden die Trinkgelder automatisch auf einem Transferkonto (1090) "parkiert".
Hier eine exemplarische Trinkgeld-Buchung im Buchhaltungsjournal:
Dieses "Transferkonto POS" ist auch in der Bilanz unter "übrige kurzfristige Verbindlichkeiten" aufgeführt. Beachte, dass die einzelnen Positionen (Lohndurchlauf, Default, POS, Abschreibungen, Trinkgeld) nur bei der Journal-Buchungsauswahl bzw. im Accounting-Setup einzeln auftauchen, in der Bilanz gehen sie alle in der einen Zeile "Transferkonto POS" auf. Das heisst: Sobald jemand auf eine der 5 Positionen bucht (z.B. Lohndurchlauf oder Abschreibungen oder eben Trinkgeld), würde das ebenfalls in derselben Bilanzzeile landen, aber im Journal unter dem jeweils eigenen Namen erscheinen.
Auszahlung an die Mitarbeitenden via E-Banking
Die einzelnen Zahlungen an die Mitarbeitenden können direkt im Ebanking ausgelöst werden. Am nächsten Werktag stehen die Zahlungen in KLARA im Sync zum Abgleich bereit.
Um diese Zahlungen in Zukunft immer mit wenig Aufwand korrekt verbuchen zu können, erstellst du am besten gleich eine Buchungsvorlage. Dazu sind folgende Schritte nötig:
- Gehe bei einer beliebigen Transaktion rechts auf "Andere Buchung" und anschliessend auf "Neue Konfiguration"
2. Erstelle die Buchung auf das Mitarbeiter Trinkgeld (POS) Konto wie auf dem Printscreen und klicke anschliessend auf "Verbuchen & abgleichen"
3. Speichere diese Buchung als Buchungsvorlage unter einem passenden Namen ab. Du kannst dabei noch auswählen, ob du einzelne Felder jeweils übersteuern können möchtest, also zum Beispiel einen individuellen Tag setzen. Wenn das nicht nötig ist, kannst du den Schieber auf inaktiv setzen wie hier auf dem Printscreen:
4. Ab jetzt musst du für die Verbuchung der weiteren Auszahlungen nur noch die Vorlage im Sync anklicken (Einstieg wieder über "andere Buchung"):
Wichtig: Die Trinkgelder werden damit nicht in den Unternehmens-Umsatz mit eingerechnet. Sofern dies, entgegen der gängigen Praxis, dennoch erwünscht ist, muss ein Trinkgeld-Artikel erstellt werden. Wir empfehlen, dies aber vorab unbedingt mit einem Treuhänder anzuschauen. Im Normalfall sollen Trinkgelder nicht in den Unternehmensumsatz einfliessen.