Buchhaltung einrichten und Eröffnungsbilanz erfassen

Wenn du in einem neu aufgesetzten Account zum ersten Mal ins Menü «Buchhaltung» klickst, wirst du dazu aufgefordert, die Buchhaltung einzurichten:

Als Erstes kannst du die entsprechende Rechtsform auswählen. 

Als Nächstes musst du die Dauer des Geschäftsjahres definieren. Bitte beachte, dass KLARA bis heute nur Geschäftsjahre mit einem Abschlussdatum zum 31.12. eines Jahres abbilden kann (unterjährige Abschlüsse sind nicht möglich). Überlange oder verkürzte Geschäftsjahre sind aber beispielsweise möglich, solange das Geschäftsjahr am 31.12. endet. Bitte beachte, dass du diese Eingabe nicht mehr anpassen kannst, sobald erste Buchungen in der Buchhaltung getätigt wurden. 

Im Weiteren kannst du angeben, ob es sich um das erste Geschäftsjahr der Firma (= Neugründung) handelt, oder ob es um eine bereits länger bestehende Firma geht. Bei Beantwortung der Frage mit «ja» wirst du im nächsten Schritt nur Konten anlegen können, bei «nein» kannst Du zusätzlich die Vorjahreszahlen auf allen Bilanzkonten eintragen.  

Als Nächstes werden die Informationen zur MWST-Pflicht eingetragen. Die Grundeinstellung ist «keine MWST Pflicht». Wenn es sich um ein MWST-pflichtiges Unternehmen handelt, können die richtige Abrechnungsmethode und Abrechnungsart sowie das «gültig ab» Datum mit einem Klick auf den Editier-Stift gewählt werden: 

Bei der effektiven Abrechnungsmethode (egal ob Abrechnungsart vereinbart oder vereinnahmt) reicht es aus, die Checkbox «MWST» anzuwählen und die entsprechende Abrechnungsmethode und Abrechnungsart auszuwählen.  

Bei der Saldosteuersatzmethode (egal ob Abrechnungsart vereinbart oder vereinnahmt) müssen zusätzlich der oder die geltenden Saldosteuersätze erfasst werden. In der Tabelle unterhalb wird zudem angegeben, welcher Saldosteuersatz bei welchem MWST-Satz zur Anwendung kommt: 

Hast du alle diese Angaben gemacht, gelangst Du zur nächsten Seite, der Eröffnungsbilanz.  

Hier kannst Du alle Zahlen gemäss Deinem Vorjahresabschluss als Eröffnungssalden für das neue Geschäftsjahr auf KLARA eingeben. (Für Firmen im 1. Geschäftsjahr ist dies wie oben erwähnt nicht möglich - neu gegründete Firmen haben ja noch keine Vorjahreszahlen. Firmen im 1. Geschäftsjahr können in der Eröffnungsbilanz nur Konten hinzufügen.) 

Folgende Möglichkeiten hast Du: 

• Mit einem Klick auf den Pfeil neben dem Namen der Kontogruppe kannst Du die Details aufklappen 

• Bei einem leeren Textfeld kannst Du die Unterkonten beliebig bezeichnen 
• Mit einem Klick auf das + kannst Du neue Unterkonten hinzufügen 
• Mit einem Klick auf den Papierkorb kannst Du neu erstellte Konten wieder löschen (solange noch keine Buchungen darauf getätigt wurden) 
• Bei einigen Konten (zum Beispiel «Forderungen aus Lieferungen und Leistungen») gelangst Du mit einem Klick auf «Details» in eine separate Liste (hier die Debitorenliste) 
• Solche Detail-Listen kannst Du mit einem Klick auf das Gutzeichen (Haken) wieder verlassen 

Solange die Bilanz noch nicht ausgeglichen ist, also noch eine Differenz zwischen Aktiven und Passiven besteht, kannst du die Eröffnungsbilanz mit «später fortfahren» verlassen und später mit der Erfassung weitermachen. Wenn Deine Eröffnungsbilanz vollständig erfasst wurde, kannst du den Prozess mit «Speichern» ganz abschliessen.  

Es ist möglich, beim Start mit KLARA bereits einige einzelne Konten zu erfassen (zum Beispiel die Bankkonten mit dem entsprechenden Saldo) damit mit dem Verbuchen von Belegen begonnen werden kann und den definitiven Jahresabschluss des Vorjahres zu einem späteren Zeitpunkt vollständig zu erfassen.  

Der Aufbau der KLARA-Bilanz entspricht dem Kontenrahmen KMU. Viele Konten (zum Beispiel «Bank» oder «unverzinsliche Kontokorrente») sind als Spiegelkonten angelegt: das heisst, bei einem Saldo im Soll werden sie in der Schlussbilanz bei den Aktiven, bei einem Saldo im Haben bei den Passiven angezeigt. In der Eröffnungsbilanz sind sie jeweils der Seite zugeordnet, auf der sie in der Praxis häufiger anzutreffen sind – also z. B. die Bankkonten bei den Aktiven, die unverzinslichen Kontokorrente bei den Passiven. Dieser Hinweis kann dir eventuell weiterhelfen, wenn du beim Eingeben der Vorjahreszahlen ein Konto auf KLARA nicht an der gleichen Stelle findest wie in deinem Vorjahresabschluss.  

Bei einem Wechsel von einem anderen Buchhaltungssystem auf KLARA müssen gewisse Anpassungen in der Bilanz vorgenommen werden, falls: 

• Vorher keine Nebenbücher geführt wurden. Die Bestände an Forderungen (Debitoren) und Verbindlichkeiten (Kreditoren) sollten als Einzelpositionen in den entsprechenden Listen in der Eröffnungsbilanz angelegt werden. Das ist wichtig, damit in Zukunft der automatische Bankabgleich einwandfrei funktioniert und die Zahlungseingänge und -ausgänge automatisch verbucht werden können. 

(KLARA führt auch die Nebenbücher automatisch – somit entsteht kein weiterer Zusatzaufwand für den Benutzer).  

• Vorher direkt in den Aufwand gebucht wurde. KLARA arbeitet nach der Sollstellungsmethode. Es macht Sinn, die Forderungen und Verbindlichkeiten gegenüber Steuerbehörden und Sozialversicherungen direkt beim Erfassen der Eröffnungsbilanz auf den entsprechenden Kontokorrenten zu erfassen (anstatt auf Sammelkonten wie den Aktiven und Passiven Rechnungsabgrenzungen). Wird später bei der Verbuchung der Zahlungen die automatische Verbuchung gewählt, werden die Beträge ebenfalls den entsprechenden Kontokorrenten belastet. So erspart man sich spätere mühsame Abstimmungen und Umbuchungen beim Erstellen des Jahresabschlusses.  

Zu kompliziert? Wir übernehmen diesen Job gerne für dich. Alles Infos zu unserem kostenpflichtigen Einrichtungsservice findest du hier: https://www.klara.ch/einrichtungsservice