Nachdem du deine Firma auf KLARA erfasst und die Stammdaten eingepflegt hast, kannst du die Buchhaltung einrichten. Diesen Prozess kannst du mit einem Klick auf "Buchhaltung" im linken Menüband starten.
Welcher Kontenplan ist in der Buchhaltung hinterlegt?
Die in KLARA hinterlegte Struktur für die Erfolgsrechnung entspricht der Mindestgliederung gemäss Art. 959b Abs. 2 des Obligationenrechts (Gesamtkostenverfahren). Damit können sowohl Produktions- wie Handels- und Dienstleistungsbetriebe dargestellt werden.
Die Absatzerfolgsrechnung wird nicht unterstützt. Die Kontonummern werden durch Tags ersetzt.
Angaben zur Rechtsform und zum Geschäftsjahr
Als Erstes wählst du deine Rechtsform. Danach definierst du die Dauer des zu eröffnenden Geschäftsjahres. Diese Angabe kann nicht mehr angepasst werden, sobald du die ersten Buchungen getätigt hast. Überprüfe diese Einstellung also gut.
Beim nächsten Punkt kannst du angeben, ob dies dein erstes Geschäftsjahr ist. Falls ja, kannst du im nächsten Schritt nur Unterkonti anlegen, denn du hast keine Vorjahreszahlen. Falls nein, kannst du im nächsten Schritt deine Vorjahreszahlen anhand des Abschlusses hinterlegen. Du hast dann zusätzlich die Möglichkeit, deinen Vorjahresabschluss hochzuladen und somit auf KLARA zu speichern.
Angaben zur Mehrwertsteuerpflicht
Achtung: Diese Einstellungen können nicht mehr verändert werden, sobald Buchungen, Rechnungen oder Offerten bestehen. Wenn diese Angaben falsch erfasst wurden, müssen sämtliche dieser Daten gelöscht werden, bevor diese Einstellungen wieder editiert werden können.
Als Nächstes werden die Informationen zur MwSt-Pflicht eingetragen. Die Grundeinstellung ist «keine MWST Pflicht». Wenn es sich um ein MwSt-pflichtiges Unternehmen handelt, können die richtige Abrechnungsmethode und Abrechnungsart sowie das «gültig ab» Datum mit einem Klick auf den Bleistift gewählt werden:
Bei der effektiven Abrechnungsmethode (und bei beiden Abrechnungsarten: Vereinbart oder Vereinnahmt) reicht es aus, die Checkbox «MWST» anzuwählen und die entsprechende Abrechnungsmethode und Abrechnungsart auszuwählen.
Wie die Saldosteuersatzmethode eingerichtet wird, erklären wir in einem anderen Artikel.
Eröffnungsbilanz
Hast du alle diese Angaben gemacht, gelangst Du zur nächsten Seite: der Eröffnungsbilanz.
Hier kannst Du alle Zahlen gemäss Deinem Vorjahresabschluss als Eröffnungssaldi für das neue Geschäftsjahr auf KLARA eingeben. Für Firmen im 1. Geschäftsjahr ist dies wie oben erwähnt nicht möglich - neu gegründete Firmen haben ja noch keine Vorjahreszahlen.
Es stehen dir folgende Funktionen zur Verfügung:
- Mit einem Klick auf den Pfeil neben dem Namen der Kontogruppe kannst Du die Details aufklappen (1)
- In einem leeren Textfeld kannst Du die Unterkonten beliebig bezeichnen (2)
- Mit einem Klick auf das "+" kannst Du neue Unterkonten hinzufügen (3)
- Mit einem Klick auf den Papierkorb kannst Du, solange noch keine Buchungen darauf getätigt wurden, neu erstellte Konten wieder löschen (4)
- Bei einigen Konten (zum Beispiel «Forderungen aus Lieferungen und Leistungen») gelangst Du mit einem Klick auf «Details» in eine separate Ansicht (hier die Debitorenliste). Diese Listen kannst du mit einem Klick auf den Haken speichern und schliessen. Unabhängig davon, ob du Daten erfasst hast oder nicht. (5)
Solange die Bilanz noch nicht ausgeglichen ist, also noch eine Differenz zwischen Aktiven und Passiven besteht, kannst du die Eröffnungsbilanz mit «später fortfahren» verlassen und später mit der Erfassung weitermachen. Wenn Deine Eröffnungsbilanz vollständig erfasst wurde, kannst du den Prozess mit «Speichern» ganz abschliessen.
Beachte, wenn du zum Beispiel ein neues Unterkonto erfasst, musst du zwingend auf "Speichern" klicken, sonst werden diese Änderungen nicht übernommen.
Es ist möglich, beim Start mit KLARA bereits einige einzelne Konten zu erfassen (zum Beispiel die Bankkonten mit dem entsprechenden Saldo), damit mit dem Verbuchen von Belegen begonnen werden kann und den definitiven Jahresabschluss des Vorjahres zu einem späteren Zeitpunkt vollständig zu erfassen.
Meine Eröffnungsbilanz ist nicht ausgeglichen
Sobald die rote Zeile "Saldo" nicht mehr erscheint, ist die Eröffnungsbilanz ausgeglichen. Falls du nicht herausfindest, welches Konto noch fehlt, kannst du dich am Vorjahresabschluss orientieren. Meistens handelt es sich um Tippfehler. Prüfe, ob die Zahlen richtig in KLARA hinterlegt sind.
Auch wenn dein letztes Geschäftsjahr noch nicht definitiv abgeschlossen ist erlaubt dir KLARA, die Saldi gewisser Konti der Eröffnungsbilanz einzutragen (z.B. Kasse und Bank), damit du eine saubere Grundlage für das Arbeiten im neuen Geschäftsjahr mit KLARA hast.
Wenn die Eröffnungsbilanz nicht ausgeglichen ist, speichert KLARA die Differenz automatisch auf das Konto 2975 "Eröffnungsbilanz nicht ausgeglichen". Hast du später den definitiven Abschluss vorliegen, kannst du die finalen Werte eintragen, die Buchung verschwindet dann automatisch.
Spätestens für den Geschäftsjahreswechsel muss deine Eröffnungsbilanz ausgeglichen sein.
Aufbau der KLARA-Bilanz
Der Aufbau der KLARA-Bilanz entspricht dem Kontenrahmen KMU.
Viele Konten (zum Beispiel «Bank» oder «unverzinsliche Kontokorrente») sind als Spiegelkonten angelegt: Das heisst, bei einem Saldo im Soll werden sie in der Schlussbilanz bei den Aktiven, bei einem Saldo im Haben bei den Passiven angezeigt.
In der Eröffnungsbilanz sind sie jeweils der Seite zugeordnet, auf der sie in der Praxis häufiger anzutreffen sind. Also z. B. die Bankkonten bei den Aktiven, die unverzinslichen Kontokorrente bei den Passiven.
Nebenbücher und die Sollstellungsmethode
KLARA führt die Nebenbücher automatisch. Falls vor dem Wechsel zu KLARA keine Nebenbücher geführt wurden, müssen die Debitoren- und Kreditorenbestände als Einzelpositionen in den entsprechenden Listen in der Eröffnungsbilanz angelegt werden. Das ist wichtig, damit der automatische Bankabgleich funktioniert und die Zahlungsein- und -ausgänge automatisch verbucht werden können.
KLARA arbeitet nach der Sollstellungsmethode. Es macht Sinn, die Forderungen und Verbindlichkeiten gegenüber Steuerbehörden und Sozialversicherungen direkt beim Erfassen der Eröffnungsbilanz auf den entsprechenden Kontokorrenten zu erfassen. Für diese Geschäftsfälle wird beim Jahresabschluss also keine Abgrenzung notwendig. Wird später bei der Verbuchung der Zahlungen die automatische Verbuchung gewählt, werden die Beträge ebenfalls direkt den entsprechenden Kontokorrenten belastet.
Take it easy! KLARA bietet einen Einrichtungsservice an. Wir nehmen dir die Arbeit ab und richten dir deine Buchhaltung anhand deines Abschlusses ein. Mehr Informationen findest du hier.