Einleitung
Unter Firma > Einstellungen > Bankbeziehung kannst du die Bank erfassen und die Anbindung einrichten.
Die Hinterlegung der Bank ist notwendig für Ausstellungen von Rechnungen mit Zahlungsangaben, für die Kasse und das Lohnmodul.
Zusätzlich kann die Bank verbunden werden, damit alle Transaktionen deines Bankkontos mit KLARA automatisch synchronisiert werden.
Bank erfassen
Hinterlege die IBAN deiner Bank, hier werden aktuell Schweizer IBAN akzeptiert, du kannst mehrere Konten anlegen.
Definiere wofür das Bankkonto verwendet wird: Lohn, Forderungen, Verbindlichkeiten.
QR Code auf Rechnungsstellung
Hinterlege die Einstellung für die Rechnungsstellung bzw. für die Generierung des CR Codes:
| Kein ESR/ QR Rechnung | Mit dieser Einstellung wird kein QR Code bei der Rechnungsstellung erstellt. (Rechnung ohne strukturierte Referenznummer) Es reicht die oben angefügte IBAN. |
| QR Rechnung mit Creditor Referenz | Der QR Code wird bei der Rechnungsstellung erstellt mit der Kreditorenreferenz, die normale IBAN reicht. International einsetzbar (auch SEPA) |
| QR Rechnung mit QR IBAN | QR-IBAN + QRR → Schweiz/Liechtenstein, ESR-Nachfolge, garantierte automatische Zahlungszuordnung. Für den Versand der Rechnungen via e-Bill ist die Hinterlegung der QR-BAN Voraussetzung. Ohne die QR IBAN wird e-Bill nicht funktionieren. |
Die Einstellungen sind per Standard ohne Sammelbuchung und die Belastungsanzeige gemäss Einstellung der Bank hinterlegt. Für die Nutzung der Synchronisation und des Abgleichs der Transaktionen pro Buchung ist es wichtig, dass die Sammelbuchungen deaktiviert bleiben.
Sammelbuchungen
| Einstellung | Wirkung | Wann sinnvoll |
|---|---|---|
| Inaktiv (Standard) | Jede Transaktion wird einzeln verbucht | Normalfall – wichtig für Debitorenabgleich, wenn einzelne Kundenzahlungen einzelnen offenen Rechnungen zugeordnet werden sollen |
| Aktiv | Mehrere Transaktionen werden als eine Sammelbuchung zusammengefasst | Konten mit sehr hohem Transaktionsvolumen (z. B. viele tägliche Kleinbeträge), wo Einzelbuchungen die Buchhaltung unnötig aufblähen und keine 1:1-Zuordnung zu offenen Posten nötig ist |
Belastungsanzeige
| Einstellung | Wirkung | Wann sinnvoll |
|---|---|---|
| Gemäss Stammdaten der Bank (Standard) | Übernimmt, was die Bank für dieses Konto als Standard vorgibt | Normalfall, wenn keine spezielle Anforderung besteht |
| Keine Belastungsanzeige | Keine separate Meldung, nur der Gesamtbetrag erscheint im Kontoauszug | Wenn Detailkontrolle nicht nötig ist (z. B. kleines Zahlungsvolumen) |
| Einzelanzeige | Jede einzelne ausgehende Zahlung wird separat gemeldet/verbucht | Bei Lohnauszahlungen mit vielen Mitarbeitenden oder Sammelläufen mit vielen Lieferanten, wenn jede einzelne Zahlung im Journal nachvollziehbar sein soll (z. B. für Revision/Lohnabgleich) |
Bank anbinden - Bank synchronisieren
- Klicke dazu auf den Button Verbindung einrichten
- Lies die Hinweise und Informationen aufmerksam durch und führe den Prozess Schritt für Schritt durch.
- Wenn der Button nicht erscheint, kann dein Bankkonto nicht an KLARA angebunden werden.
- Nutze in diesem Fall die camp Datei für den Abgleich deiner Konten. Wir sind laufend dabei, neue Partner einzubinden.
Bitte beachte, dass dieser Anbindungsprozess zwingend in KLARA gestartet werden muss und du bei diesem Prozess teilweise, je nach Bank, ins e-Banking umgeleitet wirst und du dich dort einloggen musst um noch die finale Freigabe zu erteilen. Ganz am Ende wirst du wieder zu KLARA umgeleitet und loggst dich ein um den Prozess abzuschliessen. Bei Post Finance musst du zusätzlich ein Formular schriftlich bei der Bank einreichen.
- Im Bereich Buchhaltung unter Sync kannst du nun die Synchronisation deines Bankkontos vornehmen.
- Deine Bankkontotransaktionen werden einmal pro Nacht automatisch aktualisiert.
- Erst ab dem Zeitpunkt der Aktivierung werden Bewegungen geladen.
- Das bedeutet, dass ältere, rückliegende Banktransaktionen nicht synchronisiert werden. Diese kannst du via camt.053 File-Upload vornehmen. Schau dir diesbezüglich folgenden Artikel an: Transaktionsdatei für den Bankabgleich: CAMT.053d
- Auch kannst du nun Zahlungsdateien (Lieferantenrechnungen und Löhne) in KLARA generieren und diese ins e-Banking übermitteln. Da wir lediglich über eine Transportberechtigung verfügen, benötigt es nach der Übermittlung noch zusätzlich die Freigabe der Zahlungen im e-Banking. Das heisst, dein Bankkonto wird mit dem Transfer der Zahlungsdatei noch nicht belastet, die Datei wird lediglich gesendet und steht nach ca. 30min im e-Banking bereit für die Freigabe.
Wichtig: Bitte beachte auch, dass in KLARA das Firmenkonto immer via Vertragsnummer verbunden ist. Da diese jeweils eine persönliche Nummer ist, kann nur der User, der die Bankanbindung vorgenommen hat, auch Zahlungen automatisiert an die Bank übermitteln. Die gleiche Vertragsnummer kann nicht durch mehrere Benutzer geteilt werden.
Weshalb synchronisiert die Bank nicht (vollständig)?
Die Synchronisation funktioniert nicht oder die Transaktionen kommen unvollständig oder gesammelt an? Die Zahlungen können z.B nicht zugeordnet werden. Prüfe die Punkte in der untenstehenden Tabelle.
Sind alle Punkte erfüllt, oder es ging bis anhin und dann nicht mehr > Trenne die Verbindung und verbinde neu.
| Prüfe deine KLARA Einstellungen: | Prüfe mit der Bank welche Daten geliefert werden: | Deine Bank bietet es nicht an: |
|
Sammelbuchungen dürfen nicht aktiviert sein. Rechnungen werden mit der Referenznummer gestellt. (bessere Zuordnung) |
Die Bank muss die richtige Datei zur Verfügung stellen. Je nach Bank ist hier etwas anderes eingestellt. Richte dich hier direkt an deine Bank: Transaktionsdatei für den Bankabgleich: CAMT.053d – Support Center KLARA |
Die Synchronisation ist nicht mit allen Banken möglich. Das funktioniert aber auch mit der manuellen Transaktion. Hier ist die Liste der Banken, die das synchronisieren unterstützen. |
Abweichendes Vorgehen Bankanbindung
Bei den untenstehenden Banken weicht das Vorgehen für die Verbindung über die Einstellungen ab:
PostFinance
Der Prozess startet ebenfalls in KLARA unter Firma - Bankbeziehung mittels Button Verbindung einrichten.
Du wirst jedoch nicht ins e-Banking umgeleitet, um die Freigabe zu erteilen, sondern es wird automatisch ein Antragsformular erstellt und anhand deiner Daten in KLARA vorausgefüllt. Du musst keine Ergänzungen vornehmen, KLARA füllt alles bereits automatisch aus.
Drucke die Formulare aus und unterschreibe beide. Anschliessend musst du diese an die PostFinance senden.
Die Dokumente findest du auch später noch in deiner Dokumentenablage unter "Firma - Dokumente - Buchhaltung" in KLARA.
Bitte beachte, dass die Bearbeitung deines Antrags durch die PostFinance erfolgt und dies einige Zeit in Anspruch nehmen kann. Nimm bitte mit der PostFinance Kontakt auf, solltest du Fragen zum Stand deines Antrags haben. Sobald dein Antrag bearbeitet wurde und die Verbindung von KLARA zu deinem Konto freigegeben wurde, werden von diesem Moment an deine Banktransaktionen täglich automatisch in KLARA hochgeladen und du kannst Zahlungsdateien an die PostFinance senden. Nach ca. 30min sind die Zahlungen in deinem E-Banking zur Freigabe bereit.
Raiffeisen und Basler Kantonalbank (aktuell keine autom. Anbindung möglich)
Bei diesen zwei Banken benötigt es keine vorgängige Aktivierung. Sobald du unter Firma - Bankbeziehung dein Bankkonto hinterlegt hast, kannst du direkt in KLARA in den Sync gehen und den Button jetzt synchronisieren anklicken. Anschliessend erscheint dir in KLARA das Login-Fenster deines e-Bankings und du kannst dich einloggen um die Bankbewegungen zu synchronisieren.
Anders als bei den oben erwähnten Banken, findet hier kein täglicher automatischer Datenaustausch statt. Das heisst, es benötigt immer deine Zustimmung via in-App-Login um Bewegungen zu holen oder Zahlungsfiles zu übermitteln.
Luzerner Kantonalbank
Bei der LUKB ist zur Zeit noch keine voll-automatische Synchronisierung eigerichtet. Um die Transaktionen zu laden, kannst du auf den Button jetzt synchronisieren klicken. Die Transaktionen bis und mit Vortag werden von der LUKB jeweils bis 9 Uhr gesendet. Deshalb kann es sein, dass die Transaktionen vom Vortag noch nicht dabei sind, wenn du es zu einem früheren Zeitpunkt versuchst.