Damit du von der Funktion «Wiederkehrende Rechnungen» profitieren kannst, musst du bitte zuerst eines der kostenpflichtigen "KLARA Business" Pakete im Widget Store von KLARA abonnieren.
Um eine «Wiederkehrende Rechnung» zu definieren, muss zuerst eine Vorlage erstellt werden. Gehe zu «Rechnungen/Gutschriften» und hier auf «Vorlagen».
Die Vorlage kann für einen bestehenden Kunden oder für einen neuen Kunden definiert werden.
Ausserdem muss, wie für jedes Dokument, ein Auftrag vorhanden sein. Dieser kann im nächsten Schritt gewählt bzw. erstellt werden.
Definiere den Zeitraum der Gültigkeit der Vorlage.
Definiere ein Start- und Enddatum für die «Wiederkehrende Rechnung». Diese kann nach Ablauf des Zeitraums auch verlängert werden, so dass du keine neue Vorlage für die Weiterführung des Auftrags erstellen musst (z.B. bei Verlängerung von Abonnements).
Entscheide wie oft die «Wiederkehrende Rechnung» versendet wird, wähle dazu einfach die entsprechende Periode unten aus. Bestimme auch, an welchem Tag des Monats die Rechnung versendet werden soll. Danach wird dir im blauen Balken angezeigt, wann die nächste Rechnung versendet wird.
Smart Versand
Bestimme hier, wie die Rechnungen versendet werden (ePost, eBill, Print & Send). Wenn du den Smart Versand wählst, kann zusätzlich unter «Fehlt eine Versandart» auch der Versand per Mail aktiviert werden.
Gruppe & Tags
Mit den Gruppen & Tags kannst du die Vorlage kennzeichnen. Das ist nützlich, um mit den eingegebenen Begriffen nach bestimmten Vorlagen zu suchen. Klicke dann auf Fortfahren.
Nun folgt die Erstellung der eigentlichen Rechnung. Hier kannst du den Betreff, die Referenz und die zu bezahlenden Artikel oder Services erfassen.
Bei der Betreffzeile rechts über das kleine Ausrufezeichen kannst du dann eine automatische Monatsangabe für die Rechnung eingeben. Sieh diese Optionen genau an und gib den entsprechenden Code in den Betreff ein z.B. M0, M+1 etc. So wird für jede Rechnung automatisch der Zeitraum definiert und im Betreff notiert.
Die Vorlage kann dann mit den passenden Rechnungspositionen gespeichert werden und ist in der Auftragsverwaltung sichtbar. Um Anpassungen zu machen, kann die «Wiederkehrende Rechnung» geöffnet und die bestehenden Spezifikationen können geändert werden.
Übersicht der Wiederkehrenden Rechnungen
In der Übersicht der Auftragsverwaltung sind die jeweiligen Rechnungsläufe sichtbar und können hier bearbeitet werden.
Diese Übersicht ist in zwei Bereiche aufgeteilt:
- Der grün markierte Bereich zeigt die Rechnungen an, die automatisch von KLARA versendet werden.
- Der violette Bereich zeigt Rechnungen an, die vor dem Versand noch manuell bearbeitet werden. In diesem Bereich landen alle Rechnungen, die nicht via Smartversand (ePost, eBill, Print & Send, E-Mail) versendet werden.
Weitere Rechnungsläufe manuell erstellen
In der Übersicht können manuell weitere Rechnungsläufe für einen bereits bestehenden Rechnungslauf gestartet werden. KLARA prüft hier selbständig, ob bereits eine Rechnung für dieses Datum erstellt wurde und versendet diese nicht doppelt.
Werden erstellte Rechnungen gelöscht, kann der Versand erneut ausgeführt werden.
Die «Wiederkehrenden Rechnungen» werden am gewählten Datum jeweils nachts um 01:00 Uhr automatisch versendet.