Die "Aufträge" sind wie ein Dach für verschiedene Dokumente, Unterlagen, Tasks usw. Sobald du in der Auftragsverwaltung ein neues Dokument erstellst, wird automatisch auch ein neuer Auftrag eröffnet. Um eine Gesamtübersicht zu erhalten, starte also am besten im Auftrag.
Wenn du z.B. Sammelrechnungen aus mehreren Lieferscheinen erstellen möchtest oder KLARA Projekt verwendest, kommen die Aufträge zum Einsatz oder bei Online-Shop Bestellungen:
Wenn Bestellungen aus dem Online-Shop reinkommen, sehe die Aufträge hier an. Falls ein Kunde mit einer abweichende Lieferadresse bestellt, erkennt man dies im Auftrag und kann entsprechend einen Lieferschein erstellen. (Weiter unter Punkt 3).
Unter "Auftragsverwaltung - Aufträge" kannst du neue Aufträge erstellen
Für KLARA Projekt werden hier die Verrechnungsoptionen der Tasks hinterlegt. Hierzu gibt es die Maske mit den Optionen "Verrechenbar" "nicht verrechenbar" "blockiert".
Um neue Dokumente zu erstellen hast du verschiedene Möglichkeiten.
1. Auftrag erstellen
Unter "Aufträge" über die 3 Punkte rechts oben wird die Detailansicht geöffnet. Du kannst auswählen, welches Dokument du erstellen möchtest (Offerte, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung/Gutschrift). Dies machst du jeweils über das "+".
Ausserdem kannst du den Auftrag über den Papierkorb auch wieder löschen, archivieren oder kopieren.
Durch die Archivierung sind die zugehörigen Dokumente im Register "Offerte".... "Rechnung" nicht mehr ersichtlich.
2. Auftrag bearbeiten
Navigiere zu den Aufträgen um alle Aufträge anzusehen. Teilweise haben die Kacheln gründe oder blaue Symbole. Diese informieren, wenn der Auftrag aus der Kasse kommt, aus dem Online-Shop oder der Auftrag mit Smart Send versendet werden kann. Durch Klick auf die Kachel befindest du dich im Auftrag.
Wenn der Auftrag aus dem Online-Shop kommt, werden oben links weiter Informationen und abweichende Lieferadressen angezeigt. Achte also auf diese Symbole und Starte immer im Auftrag für Bestellungen aus dem Shop.
Weiter unten kannst du im Auftrag zwischen den verschiedenen Registern navigieren:
- Übersicht: Hier siehst du den Status aller Dokumente.
- Statistiken: Zu den Finanzen im Auftrag sowie die darauf erfasste Projektstunden.
- Interessengruppen: Kunden, weitere Partner im Auftrag sowie Personen die im Auftrag rapportieren müssen könne hier erfasst werden. (Projektstunden).
- Dokumente: Hier findet sich die Übersicht der Dokumente wie Aufträge, Lieferscheine oder Rechnungen. Bei einer abweichenden Adresse z.B. muss ein Lieferschein erstellt werden, ansonsten wird die Rechnung Anhand des Auftrages erstellt. Weiter dazu unter Punkt 3.
- Tasks: Hast du das Widget Projektverwaltung aktiviert, können hier Tasks erfasst werden, auf welche Mitarbeitende dann ihre Projektstunden rapportieren können.
3. Weitere Dokumente erstellen
Wenn du unter "Aufträge" direkt auf den gewünschten Auftrag klickst und dort zum Register "Dokumente" wechselst, kannst du so ebenfalls die unterschiedlichen Dokumente über das "+" hinzufügen.
Hier hast du auch die Option, vorhandene Dokumente mittels Drag & Drop zu verschieben, zum Beispiel aus der Offerte eine Rechnung zu machen. Daraufhin öffnet sich das Dokument als Rechnung und Änderungen können vorgenommen werden.
Das Originaldokument, in diesem Beispiel die "Offerte", verschwindet dadurch nicht, sondern es wird auf Basis der Offerte eine Rechnung erstellt.
Alternativ kannst du aber auch die Dokumente über "Hinzufügen" (siehe oben) erstellen und das gewünschte Dokument auswählen.
Dazu kannst du Lieferscheine aus unterschiedlichen Aufträgen zusammenführen und damit eine Sammelrechnung erstellen. Hierfür siehst du dir am Besten diesen FAQ an: Sammelrechnungen aus mehreren Lieferscheinen erstellen.