Im Menü unter "Auftragsverwaltung" können die verschiedenen Dokumente erstellt werden. Die Vorgehensweise ist bei allen gleich. Nachstehend werden die Optionen aufgezeigt
Neue Rechnung/Gutschrift erstellen
Über die Funktion "Neue Rechnung/Gutschrift erstellen" kannst du zuerst wählen, ob du ein neues Dokument erstellen oder von einem bestehenden kopieren möchtest.
Anschliessend muss der Kunde gewählt werden
Rechnungnummer ändern
Sobald du einen Kunden gewählt hast, wird direkt die Rechnungs-Nummer vergeben. Auch wenn dieser "Entwurf" anschliessend gelöscht/verworfen wird, die Nummer wird nicht wieder frei.
Unter "Firma - Nummerierung" hast du die Möglichkeit, die Standard-Nummerierung auf "Manuell" oder "Benutzerdefiniert" zu ändern/anzupassen.
Rechnungsadresse ändern
Solange die Rechnung noch nicht gespeichert ist, kann die Empfänger-Adresse über das Bleistift geändert werden (Kunde ändern). Sobald die Rechnung unter "Später fortfahren" gespeichert ist, stehen hier nur Adressen zur Auswahl, die unter "Kunden/Partner" bei dem bereits gewählten Kunden als zusätzliche Adressen erfasst sind. Ein komplett anderer Kunde kann nicht mehr gewählt werden.
Wurde die Rechnung bereits fertiggestellt und gespeichert, d.h. dem Kunden zugestellt, ist eine Adressänderung oder eine Korrektur der Positionen nicht mehr möglich.
Auch eine nachträgliche Adressänderung dieses Kunden unter "Kunden/Partner" wird beim Nachdruck der Rechnung nicht übernommen. Die Rechnung bleibt, wie ursprünglich erstellt, unverändert bestehen.
Artikel/Rechnungspostionen erfassen
Die erste Positionszeile wird dir direkt angezeigt. Wenn du weitere Postionen erfassen möchtest, kannst du im Menü am rechten Seitenrand weitere Zeilen hinzufügen, löschen, Zwischensummen und Gruppen bilden oder Kommentare erfassen.
Die Positionen werden inkl. der Artikelnummer auf dem Dokument ausgegeben. Eine Rechnung ohne Artikelnummer zu erstellen ist nicht möglich.
Gutschrift erstellen
Damit das Dokument zur Gutschrift wird, kannst du einfach beim Artikel eine Minusmenge erfassen. Dadurch ändert sich die "Rechnung" in eine "Gutschrift" und wird auch korrekt in der KLARA Buchhaltung verbucht.
Rechnungsvorlage/Layout anpassen
Wie du das Layout deiner Rechnung anpassen kannst, ist hier erklärt
Rechnung als "bezahlt" markieren
Wenn die KLARA Buchhaltung eingerichtet ist, wird die Rechnung direkt bei der Erstellung im Status "Offen" verbucht. Sobald die Zahlung über den Bankabgleich kommt, wird diese Zahlung direkt mit der Rechnung abgeglichen und diese in der Auftragsverwaltung automatisch auf "Bezahlt" gesetzt.
Ohne KLARA Buchhaltung musst du dies manuell vornehmen. Die Rechnung wird, wenn sie gespeichert ist, als "Fakturiert" gekennzeichnet. Über den Pfeil hinter "Fakturiert" kann sie auf "Bezahlt" gesetzt werden.