Travaux préparatoires importants pour la déclaration de salaire
Il est impossible de faire une déclaration de salaire électronique sans avoir préalablement vérifié l’entreprise. Si votre entreprise n’est pas encore vérifiée, vous devez commander le code d’authentification KLARA et, dès sa réception par courrier, l’enregistrer dans KLARA.
Assurances
Toutes les assurances sociales doivent être enregistrées avec les bonnes informations et toujours impérativement conformément au profil d’assurance ELM dans KLARA. Ce profil doit être commandé auprès de l’assurance, soit auprès du courtier/agent d’assurance, soit via l’adresse e-mail selon la liste suivante : https://www.swissdec.ch/fileadmin/user_upload/_Datenempfaenger/Empfaengerliste.pdf).
Pour plus de détails sur les différentes assurances sociales, veuillez également consulter la checklist tout en bas de l’écran sous Entreprise > Assurances sociales.
Sous Entreprise – Paramètres – Lieu de travail & horaires
Complétez toutes les informations et, si des employés assujettis à l’impôt à la source sont employés, saisissez également les cantons à facturer, y compris le numéro SSL. Les heures hebdomadaires et le numéro BUR doivent également être enregistrés. Pour trouver le numéro BUR (numéro d’inscription au registre des entreprises) en Suisse, connectez-vous au registre UID (uid.admin.ch) où vous pouvez trouver ce numéro sous "MyUID". Si vous n’avez pas accès, vous pouvez demander le numéro directement à l’Office fédéral de la statistique (OFS) par e-mail à infoBUR@bfs.admin.ch en indiquant le nom de l’entreprise et le numéro UID.
Sous Entreprise - Paramètres - Certificat de salaire / Attestation de rente
Saisissez toutes les informations nécessaires au niveau de l’entreprise (les déviations par employé peuvent être complétées dans le menu Employés, sous l’employé concerné, dans «Détail employé (loupe) - Certificat de salaire»).
Les exigences des autorités fiscales ont changé avec ELM5. Chaque certificat de salaire doit être muni d’une identification unique (DOC-Id). Si un certificat de salaire est généré à nouveau (version finale), l’ancienne DOC-Id doit être mentionnée sur la nouvelle version.
Sous Employés - Gérer les employés
Tous les employés doivent être correctement enregistrés et complétés avec toutes les informations nécessaires (conjoint, autres revenus, etc.). En particulier, pour les employés soumis à l’impôt à la source, toutes les informations requises doivent être saisies et les éventuelles allocations pour enfants et formation doivent être enregistrées.
Tous les salaires de tous les employés pour l’année entière doivent être traités via KLARA (sinon la déclaration de salaire n’est pas complète. Elle peut être transmise, mais cela entraînera une déclaration incomplète auprès de la caisse concernée).
Effectuer la déclaration de salaire électronique
Dès que tous les salaires de décembre de tous les employés sont traités, vous pouvez commencer la déclaration de salaire électronique. Des tâches apparaissent alors dans le nouveau cockpit ELM pour chaque assurance :
Les tâches peuvent maintenant être transmises une par une. Il faut cliquer sur la tâche et choisir «transmettre» :
À l’étape suivante, une prévisualisation des documents est affichée pour vérification. Ensuite, vous pouvez transmettre les documents. Une transmission test ne doit être effectuée qu’en accord avec l’assurance.
Si les données ne sont pas à jour (cela peut arriver, par exemple, si cette tâche a été créée à un moment antérieur et que vous avez entre-temps modifié les données de base ou les employés), vous devez cliquer sur «Mettre à jour les données» pour intégrer les informations les plus récentes.
Après la transmission, la tâche est «en traitement» et on attend une réponse de l’assurance :
Selon l’assurance, une complétion peut être nécessaire. Si ce n’est pas le cas, la tâche est directement déplacée dans l’historique comme «transmise avec succès».
Après la transmission, des retours des destinataires arrivent – cela se voit au chiffre affiché à côté de la cloche. Avec la flèche tout à droite, vous accédez aux détails. Il peut s’agir de messages d’erreur ou simplement d’informations. Ces notifications doivent être confirmées.
Une fois cela fait, les transmissions sont également déplacées dans l’historique.
Les documents correspondants sont enregistrés sous Entreprise – Paramètres – Documents – Déclarations de salaire.
Si une complétion est nécessaire, cela se voit au chiffre affiché à côté de la cloche.
Dans ce cas, vous pouvez cliquer sur la flèche tout à droite puis sur «Ouvrir le lien». Vous serez alors dirigé vers la page de l’assurance où vous pouvez confirmer la déclaration. Faites attention à la validité du lien. Si ce délai est expiré, il faut cliquer sur la tâche, puis sur «Mettre à jour les données» et retransmettre.
La tâche est déplacée dans l’historique après la complétion, ou elle reste dans les transmissions ouvertes jusqu’à ce que les déclarations (comme expliqué ci-dessus) soient confirmées.
Si les informations sont incorrectes, un message d’erreur revient avec la raison précise. Les données (par exemple, numéro client incorrect) peuvent alors être corrigées sous «Entreprise – Paramètres – Assurances». Veillez à cliquer d’abord sur le mois dans la chronologie en haut pour indiquer à partir de quand la modification doit être valable, par exemple à partir de janvier 2025 :
Ensuite, vous pouvez saisir et confirmer la modification.
Pour que ces modifications soient prises en compte, il faut cliquer sur la tâche et choisir «Mettre à jour les données». La déclaration peut ensuite être à nouveau lancée via «transmettre».
Certificat de salaire
La tâche TAX génère le certificat de salaire. Lorsque cette tâche est transmise, vous avez la possibilité de générer un aperçu pour contrôler les documents. Ces documents sont enregistrés sous Entreprise – Paramètres – Documents – Rapports annuels avec la mention «Brouillon». Pour créer les documents définitifs, il faut cliquer sur «Créer des documents finaux».
Vous pouvez générer les certificats de salaire sans problème avec cette fonction. Seuls les certificats de salaire concernant l’un des neuf cantons qui l’exigent expressément sont envoyés électroniquement. Les autres données sont directement supprimées lors de la transmission.
Après la transmission, les certificats de salaire sont archivés sous «Entreprise – Paramètres – Documents – Rapports annuels». Une fois sous forme de lot pour tous les employés et une fois sous forme de certificats individuels.
Cette procédure avec version «Brouillon» et version «finale» est également appliquée avec les fonctions Certificat de salaire sous Entreprise et chez l’employé. Ces certificats ne sont cependant pas transmis à l’administration fiscale.
Les exigences des autorités fiscales ont changé. Chaque certificat de salaire doit être muni d’une identification unique (DOC-Id). Cette Doc-Id est attribuée par KLARA lorsque la tâche est transmise et que le certificat de salaire est généré de manière définitive.
Il n’est pas recommandé de le faire plusieurs fois, car cela génère à chaque fois une nouvelle DOC-Id et donc un rectificatif.
Tâches statistiques
Avec ELM5, la statistique est préparée chaque mois. Pour cela, il faut toutefois saisir le numéro BUR sous «Entreprise – Paramètres – Lieu de travail & horaires – Informations supplémentaires».
Pour trouver le numéro BUR (numéro d’inscription au registre des entreprises) en Suisse, connectez-vous au registre UID (uid.admin.ch) où vous pouvez trouver ce numéro sous "MyUID". Si vous n’avez pas accès, vous pouvez demander le numéro directement à l’Office fédéral de la statistique (OFS) par e-mail à infoBUR@bfs.admin.ch en indiquant le nom de l’entreprise et le numéro UID.
Travaux de clôture
Envoyez à vos employés leur certificat de salaire personnel par e-mail ou par courrier (attention à ne pas envoyer un PDF avec tous les employés dans un seul document) et conservez également une copie pour vous.
Toutes les évaluations de cette transmission de salaire se trouvent également dans le dossier des documents sous la rubrique «Rapports annuels» (Entreprise - Paramètres - Documents - Rapports annuels).
Préparation pour la nouvelle année
Tous vos employés se trouvent maintenant dans la période salariale de janvier de l’année suivante. Modifiez maintenant toutes les données de base des assurances sociales pour la nouvelle année, à nouveau conformément au nouveau profil de salaire ELM pour la nouvelle année. Mettez également à jour les nouvelles déductions LPP/caisses de pension des employés, effectuez les éventuelles augmentations de salaire, modifications du taux d’occupation, etc. et ne traitez les salaires de janvier qu’ensuite.