Résumé
Si SecureSend est activé pour une personne, sa fiche de salaire se trouve soit directement dans son compte ePost, soit lui est envoyée par e-mail avec un lien sécurisé. La méthode utilisée dépend de la possibilité d’associer l’adresse e-mail enregistrée à un compte ePost.
- Avec un compte ePost : la fiche de salaire est directement déposée dans la boîte aux lettres numérique du compte. La personne ne reçoit pas d’e-mail séparé.
- Sans compte ePost : la personne reçoit un e-mail et peut s’inscrire à ePost dans la Post-App ou demander un lien sécurisé par e-mail.
- Sans SecureSend : l’envoi automatique et numérique des fiches de salaire par e-mail n’est plus possible.
Comment fonctionne SecureSend
Avec SecureSend, KLARA envoie automatiquement et de manière chiffrée la fiche de salaire à l’adresse e-mail que tu as enregistrée pour la personne.
- Clique sur « Collaborateurs » > « Gérer les collaborateurs ».
- Pour la personne souhaitée, clique sur « Modifier l’adresse ».
- Active le bouton « SecureSend » et vérifie l’adresse e-mail.
- Termine la modification.
À partir de maintenant, la fiche de salaire de cette personne est automatiquement envoyée par SecureSend à l’adresse e-mail enregistrée. Ce qui se passe ensuite dépend du fait que l’adresse soit associée ou non à un compte ePost.
Important : l’adresse e-mail doit correspondre exactement à celle du compte ePost. Ce n’est qu’à cette condition que la fiche de salaire sera attribuée au compte.
Collaborateurs avec un compte ePost
Si l’adresse e-mail peut être associée à un compte ePost, la fiche de salaire se trouve directement dans la boîte aux lettres numérique de ce compte. La personne ne reçoit pas d’e-mail séparé contenant la fiche de salaire.
Si une personne indique ne pas avoir reçu d’e-mail, il existe très probablement un compte ePost associé à cette adresse e-mail. La fiche de salaire y a alors été déposée.
La personne ne sait plus si elle possède un compte ePost ? Elle doit alors se connecter avec l’adresse e-mail exacte enregistrée lors de son engagement :
- dans le navigateur, sur app.epost.ch, ou
- dans la Post-App.
Si elle a oublié son mot de passe, elle peut le réinitialiser directement sur la page de connexion. En cas de problème avec SwissID, la personne doit s’adresser directement à SwissID : Contacter SwissID.
Collaborateurs sans compte ePost
S’il n’existe aucun compte ePost associé à l’adresse e-mail, la personne reçoit un e-mail annonçant l’arrivée d’une lettre importante. Le nom du fichier de la fiche de salaire figure dans le champ noir. Cet e-mail propose deux possibilités.
Option 1 : avec la Post-App et ePost
- La personne clique dans l’e-mail sur la section contenant la fiche de salaire.
- Elle accède à une page de la Poste indiquant qu’elle peut télécharger la Post-App.
- Dans la Post-App, elle s’inscrit à ePost avec l’adresse e-mail exacte que tu as enregistrée sous « Modifier l’adresse ».
- Après l’inscription, la fiche de salaire est disponible dans ePost.
Option 2 : sans Post-App, avec un lien sécurisé
- Dans la partie inférieure du même e-mail, il est indiqué qu’il n’est pas nécessaire d’utiliser la Post-App. La personne clique alors sur le texte « ce lien ».
- Une page s’ouvre dans le navigateur. La personne clique sur « Demander un lien sécurisé ».
- Elle reçoit un e-mail séparé contenant un lien vers la fiche de salaire.
Si les collaborateurs ne souhaitent pas utiliser ePost
Les personnes qui possèdent un compte ePost ne reçoivent pas d’e-mail les informant de l’arrivée d’une nouvelle fiche de salaire. Elles ne peuvent donc pas renoncer à se connecter à leur compte ePost. Si une personne ne souhaite plus recevoir sa fiche de salaire via ePost, elle dispose de deux possibilités :
- Enregistrer une autre adresse e-mail : sous « Modifier l’adresse », saisis dans le bouton « SecureSend » une adresse e-mail qui n’est pas encore associée à un compte ePost. La personne recevra alors l’e-mail avec les deux options décrites dans la section précédente.
- Désactiver SecureSend : tu télécharges toi-même les fiches de salaire et les remets directement aux collaborateurs. Respecte pour cela les règles de protection des données de ton entreprise.
Sans SecureSend, l’envoi automatique et numérique des fiches de salaire par e-mail n’est plus possible.
Aide à la décision et FAQ
| Situation | Ce qui se passe | Où se trouve la fiche de salaire ? |
|---|---|---|
| SecureSend activé, l’adresse e-mail est associée à un compte ePost | La personne ne reçoit pas d’e-mail | Dans la boîte aux lettres numérique du compte ePost (app.epost.ch ou Post-App) |
| SecureSend activé, aucun compte ePost | E-mail avec deux options | Dans ePost après l’inscription dans la Post-App ou via le lien sécurisé reçu par e-mail |
| La personne ne souhaite pas utiliser ePost | Les RH enregistrent une adresse sans compte ePost | Lien sécurisé par e-mail |
FAQ
Q : Une collaboratrice dit ne pas avoir reçu d’e-mail contenant sa fiche de salaire. Que doit-elle faire ?
R : Il existe très probablement un compte ePost associé à son adresse e-mail, dans lequel la fiche de salaire a été déposée. Elle se connecte avec l’adresse e-mail exacte sur app.epost.ch ou dans la Post-App.
Q : La personne ne se souvient pas de son mot de passe. Que faire ?
R : Elle peut réinitialiser son mot de passe directement sur la page de connexion. En cas de problème avec SwissID, seul SwissID peut l’aider directement : Contacter SwissID.
Q : Est-il nécessaire d’utiliser la Post-App ?
R : Non. Une personne qui ne possède pas de compte ePost peut demander un lien sécurisé dans l’e-mail en cliquant sur le lien « ce lien » et consulter sa fiche de salaire sans la Post-App.
Q : Puis-je continuer à envoyer automatiquement les fiches de salaire par e-mail sans SecureSend ?
R : Non. Sans SecureSend, l’envoi automatique et numérique par e-mail n’est plus possible. Sans SecureSend, tu dois télécharger les fiches de salaire et les remettre toi-même.