Afin que tu puisses profiter de la fonction « factures récurrentes », il faut abonner l'un de nos widgets payant « KLARA Business » dans le widget store de KLARA.
Pour la définition d’une « facture récurrente », il faut d’abord créer un modèle. Pour ce faire, va sur « Factures/notes de crédit » et clique ici sur « Modèles ».
Il est possible de définir le modèle pour un client existant ou pour un nouveau client.
En outre, comme pour tout document, il doit y avoir une commande. Celui-ci, tu peux sélectionner ou créer à l’étape suivante.
Définir la période de la validité du modèle
Défini une date de début et de fin de la « facture récurrente ». Cette durée de validité peut aussi être prolongée, pour ne pas avoir à créer un nouvel modèle pour la poursuite de la commande (p.ex. le prolongement d’un abonnement).
Choisi la fréquence de la « facture récurrente ». Pour ce faire, sélectionne la période souhaitée ci-dessous. Tu peux également définir à quel jour du mois la facture doit être envoyée. Après, la date de la prochaine facturation sera affichée dans la barre bleue.
Envoi intelligent
Ici, tu peux définir comment envoyer les factures (ePost, eBill, Print & Send). Si tu choisis l’envoi intelligent, tu peux également activer l’envoi par e-mail via « Il manque un mode d'envoi ? »
Groupes & Tags
Avec les groupes et les tags tu peux caractériser le modèle. C’est utile pour rechercher des modèles précis à l’aide des termes saisis. Clique ensuite sur « Continuer ».
Ensuite, la création de la facture réelle commence. Ici, tu peux saisir l’objet, la référence et les articles ou prestations à payer.
Via le petit point d’exclamation à droit de la ligne d’objet, tu peux choisir une indication automatique du mois pour la facture. Regarde attentivement ces options et saisis le code correspondant dans l’objet, par exemple M0, M+1, etc. De cette façon, la période de chaque facture sera définie automatiquement et placé dans l’objet.
Le modèle peut ensuite être sauvegardé avec les postes de facture appropriés et être affiché sous la gestion des commandes. Pour faire des modifications, tu peux ouvrir la facture récurrente et modifier les informations existantes.
Un aperçu sur les factures récurrentes
Sous l’aperçu de la gestion des commandes, tu peux voir les cycles de la facturation correspondantes et les éditer.
Cet aperçu est divisé en deux parties :
- le champ vert affiche les factures qui sont envoyées automatiquement par KLARA
- le champ violette affiche les factures qui seront édité avant l’envoi. Dans ce champ, tu trouves toutes les factures qui ne sont pas envoyé via l’envoi intelligent (ePost, eBill, Print & Send, e-mail).
Créer d’autres cycles de facturation manuellement
Dans l’aperçu, tu peux lancer manuellement d’autres cycles de facturation pour un cycle de facturation existant. KLARA vérifie de manière autonome s’il y a déjà une facture existante pour cette date qui a été envoyé et ne l’envoie pas encore une fois.
Si les factures créées sont supprimées, l'envoi peut être effectué à nouveau.
Les « factures récurrentes » seront envoyées automatiquement à chaque fois pendant la nuit à une heure du matin à la date choisie.