Mit dem Übergang von ELM4 auf ELM5 vollzieht Swissdec einen wichtigen Modernisierungsschritt für die elektronischen Lohnmeldungen in der Schweiz. ELM5 wird ab Januar 2026 Pflicht: Die Übermittlung der Quellensteuer ist ab diesem Zeitpunkt nur noch über ELM5 möglich. Die neuen Vorgaben bedeuten zahlreiche Vereinfachungen, strengere Vorgaben zu Datenfeldern, eine Ausweitung der monatlichen Berichtspflichten und mehr Automatisierung.
Im Folgenden die wichtigsten Detailfragen und Antworten zu den Änderungen beim Wechsel auf ELM5:
1. Wie läuft die Lohnmeldung und Task-Verwaltung im Übergangsjahr 2025?
Im Jahr 2025 werden Tasks und Lohnmeldungen wie bisher mit ELM4 erledigt. Ab Mitte Dezember 2025, sobald ELM5 aktiviert worden ist, werden die bestehenden Tasks beim Starten automatisch ins Cockpit ELM5 übernommen.
Die neuen Übermittlungen werden automatisch bereits im Cockpit erstellt (und nicht mehr als Tasks auf dem Dashboard).
Ab sofort ist die elektronische Quellensteuer-Übermittlung nur noch über ELM5 möglich.
2. Was ändert sich für Grenzgänger?
Für Grenzgänger gibt es neue Pflichtfelder. Beispielsweise muss bei französischen Grenzgängern neu die Anzahl der Arbeitstage im In- und Ausland und der Anteil der Tele-Arbeit angegeben werden. Dazu gibt es unter "Mitarbeiter verwalten" einen neuen Menüpunkt.
Für italienische Grenzgänger kann die Übermittlung im System deaktiviert werden, wenn sie rechtlich nicht nötig ist. Ob die Übermittlung erfolgen muss, hängt vom Wohnort des Mitarbeitenden ab und wird vom Quellensteueramt bekannt gegeben. Das sorgt für mehr Flexibilität und Transparenz.
Alle Details und weiterführenden Informationen finden sich unter diesem Link: https://swissdec.ch/document/share/352/264fc012-a708-4ba6-a296-f4dc528ecac8
3. Was gilt bei der Lohnstrukturerhebung?
Für KLARA Home Kunden (Hausangestellte als Privatperson abrechnen) ist dieser Aspekt nicht relevant.
4. Was ist neu bei der AHV-Meldung?
Falls ein Negativwert bei der AHV entsteht (z.B. bei Langzeitkranken), kann dieser Wert nun im System gesplittet bzw. auf 2 Jahre aufgeteilt und korrekt gemeldet werden.
5. Was gilt für Rentner im neuen System?
Rentner können auf Wunsch auf den AHV-Freibetrag verzichten. Wenn dies zutrifft, kann bei den Stammdaten des Mitarbeiters eine entsprechende Checkbox angekreuzt werden.
Damit können Rentner bis zum Alter von 70 Jahren noch Vorsorgelücken schliessen.
Weitere Angaben zur Umsetzung von AHV21 in ELM5 finden sich hier: https://swissdec.ch/document/share/291/2a1457e6-b6e4-4aae-b7ef-d2288b6f3d65
6. Wie werden neu unregelmäßige Stundenlöhner erfasst?
Unregelmäßige Stundenlöhner können jetzt erfasst werden, ohne dass zwingend eine Stunden-/Pensums-Angabe nötig ist. Dazu wird die Option "Vertrag ohne Zeitbindung" ausgewählt. Dies ermöglicht beispielsweise die einfache Abrechnung von VR-Entschädigungen und anderen Jahreslöhnen.
7. Was ist bei der BUR-Nummer zu beachten?
Die BUR ist neu ein Pflicht-Feld und muss zwingend vorliegen. Neu hat die Nummer zu Beginn einen Buchstaben. Die Anpassung bestehender Nummern erledigt KLARA automatisch. Neu hinterlegte Nummern können nur noch im korrekten Format hinterlegt werden.
Die BUR Nummer kann über das UID Register ermittelt werden.
Um die BUR-Nummer (Betriebs- und Unternehmensregisternummer) herauszufinden, kann man sich im UID-Register unter https://uid.admin.ch einloggen und unter «MyUID» nachschauen.
Alternativ kann die BUR-Nummer unter infobur@bfs.admin.ch angefordert werden.