Buchhaltung einrichten und Eröffnungsbilanz erfassen

Einleitung

In KLARA startest du die Buchhaltung mit einem Klick auf «Buchhaltung» im linken Menüband. Der Einrichtungsprozess führt dich durch alle grundlegenden Schritte – von der Wahl der Rechtsform über die Eröffnungsbilanz bis zu den MWST-Einstellungen. In diesem Artikel erfährst du, wie die Einrichtung abläuft und was du beachten musst.


 

Hinterlegter Kontenplan in KLARA

• Die Erfolgsrechnung basiert auf Art. 959b Abs. 2 OR.
• Der Kontenplan in KLARA ist vorgegeben, dies hilft dir dabei, mit Workflows zu arbeiten, auch ohne grosse Buchhaltungskenntnisse. Unterkonten können jeweils innerhalb der Konten erfasst werden durch sogenannte Tags und helfen dabei, die Buchhaltung noch mehr zu strukturieren.

Rechtsform und Geschäftsjahr

• Wähle zu Beginn deine Rechtsform.
• Lege das Start- und Enddatum des Geschäftsjahres fest.
  • Dies muss nicht zwingend das Kalenderjahr sein von Jan - Dez. (z.B auch Juni Jahr X - Mai Folgejahr)
  • Wenn du dich im ersten Jahr befindest, kannst du auch ein verkürztes Jahr führen oder ein verlängertes beantragen. (bei der Steuerverwaltung)
• Achtung: Diese Einstellung ist nicht mehr änderbar, sobald du erste Buchungen erfasst hast.
• Wähle aus, ob es sich um dein erstes Geschäftsjahr handelt:
  • Erstes Geschäftsjahr: Nur Unterkonten erfassbar – keine Vorjahreszahlen.
  • Folgejahr: Du kannst Vorjahreszahlen eingeben und den Abschluss hochladen.

Mehrwertsteuerpflicht (MWST)

• Grundeinstellung: keine MWST-Pflicht.
  
• Falls MWST-pflichtig, wähle:
  
  • Abrechnungsmethode (effektiv oder Saldosteuersatz)
  • Abrechnungsart (vereinbart oder vereinnahmt)
  • Gültigkeitsdatum
• Wichtig:
  Diese Einstellungen sind nicht mehr änderbar rückwirkend auf Buchungen, sobald Buchungen, Rechnungen oder Offerten bestehen.
  Bei Fehlern müssen alle betreffenden Daten gelöscht werden, um Änderungen vorzunehmen.
• Solltest du, z.B. im zweiten Jahr Mwst-Pflichtig werden, vergiss nicht diese Einstellung vorzunehmen, damit diese auf alle neuen Buchungen im neuen Jahr angewendet wird.

• Bist du dir nicht sich bezüglich der MWST-Steuer Pflicht, dann lass dich von einer Fachperson beraten:

  Finde Deinen Treuhänder | Experten Für KLARA | Treuhand Suisse

Eröffnungsbilanz erfassen 

Die Eröffnungsbilanz zeigt, was deine Firma zum Startzeitpunkt besitzt (z. B. Bankguthaben, Geräte) und was sie schuldet (z. B. ein Kredit). Für eine Neugründung im ersten Geschäftsjahr ist das oft nur der Kontostand deines Geschäftskontos.". Um das Stammkapital zu erfassen, findest du einen weiteren Artikel: Stammkapital einer neugegründeten Firma erfassen

• Gib hier deine Eröffnungssaldi auf Basis des Vorjahresabschlusses ein.
• Nicht möglich für das erste Geschäftsjahr (keine Vorjahreszahlen vorhanden).
• Du kannst mit wenigen Konten starten (z. B. Bank) und den Rest später ergänzen.

Funktionen in der Eröffnungsbilanz:

 

• Kontogruppen ein- oder ausklappen
• Neue Unterkonten hinzufügen
• Bezeichnungen frei vergeben
• Noch ungenutzte Konten löschen
• Detailansichten (z. B. Debitorenliste) öffnen und speichern

Wichtig:

• Klicke immer auf «Speichern», um neue Konten zu übernehmen.
• Du kannst die Bilanz abspeichern, auch wenn sie noch nicht ausgeglichen ist.
• Abschluss mit «Speichern und schliessen» nur bei ausgeglichener Bilanz.

Was tun bei nicht ausgeglichener Eröffnungsbilanz?

• Kontrolliere deine Zahlen mit dem Vorjahresabschluss.
• Häufige Fehler: Zahlendreher oder fehlende Buchungen.
• KLARA weist die Differenz automatisch dem Konto 2975 «Eröffnungsbilanz nicht ausgeglichen» zu.
• Nachträgliche Korrektur ist möglich – die Differenzbuchung verschwindet automatisch.
• Spätestens beim Jahreswechsel muss die Eröffnungsbilanz ausgeglichen sein.

Aufbau der Bilanz in KLARA

• KLARA nutzt grundsätzlich den Kontenrahmen KMU.
• Viele Konten sind Spiegelkonten:
  • Beispiel: «Bank» wird bei Soll-Saldo als Aktivposten, bei Haben-Saldo als Passivposten angezeigt.
• In der Eröffnungsbilanz sind diese Konten der üblichsten Seite zugeordnet (z. B. Bank bei Aktiven).

Nebenbücher und Sollstellungsmethode

• KLARA führt automatisch Debitoren- und Kreditorenlisten.
• Wenn du bisher keine Nebenbücher geführt hast, erfasse alle offenen Posten einzeln in der Eröffnungsbilanz. 
• Dadurch funktioniert der automatische Bankabgleich korrekt.
• KLARA arbeitet nach der Sollstellungsmethode:
  • Forderungen und Verbindlichkeiten gegenüber Behörden sollten beim Start korrekt erfasst sein.
  • Bei Zahlung erfolgt automatische Verbuchung auf das entsprechende Kontokorrent.

Nebenbücher: Separate Liste für offene Rechnungen, z. B. wer dir noch Geld schuldet (Debitoren) oder wem du noch Geld schuldest (Kreditoren).

Sollstellungsmethode: Das heisst: Eine Rechnung zählt schon als Ertrag/Aufwand, sobald sie gestellt wird – nicht erst bei Zahlungseingang.

Kontokorrent: Ein laufende Konto eines Kunden/Lieferanten oder Partner oder Privat ist.

Fazit

Die korrekte Einrichtung der Buchhaltung in KLARA ist entscheidend für eine saubere, automatisierte Buchführung. Achte bei der Erfassung besonders auf das Geschäftsjahr, die MWST-Einstellungen und eine ausgeglichene Eröffnungsbilanz. Viele Einstellungen lassen sich später nicht mehr ändern – nimm dir deshalb genug Zeit für diesen Schritt.