Fremdwährungen

Inhalt

• Fremdwährungskonten
• Spesen in Fremdwährungen
• Rechnung in Fremdwährung (Kreditoren)
• Bankkonto in Fremdwährungen
• Löhne in Fremdwährungen
• Forderungen (Debitoren) in Fremdwährung

Fremdwährungskonten

Hast du ein Bankkonto in einer Fremdwährung, welche du in deiner Bilanz erfassen möchtest? Oder hast du Spesen in EUR? Sendest du Rechnungen in USD?

KLARA bietet aktuell keine Möglichkeit die Buchhaltung in anderen Währungen als CHF zu führen. Dieses Bedürfnis wurde bereits von einigen Kunden gemeldet und wir haben dieses aufgenommen.

Durch den Ansatz von KLARA, dass das System komplett vernetzt ist und alle Bereiche von KLARA übergreifend zusammenarbeiten, ist das Unterfangen Fremdwährungen einzubinden, ein grosses Projekt. Deshalb möchten wir uns die Zeit nehmen, dieses genau zu prüfen und zu planen. Dadurch können wir aktuell noch keine Aussage machen, per wann Fremdwährungen zur Verfügung stehen werden.

Falls sich bei dir gewisse Fälle trotzdem nicht vermeiden lassen oder bereits vorhanden sind, wollen wir dir hier aber ein paar Hinweise geben, wie du gewisse Fälle trotzdem mit KLARA abwickeln kannst. Wichtiger Hinweise: diese Tipps eignen sich nur, wenn wenige Transaktionen in Fremdwährungen bestehen.

Wichtig: Falls du solche Transaktionen hast und diese gemäss unseren Vorschlägen buchen möchtest, prüfe diese unbedingt vorgängig auch mit deinem Treuhänder.

Spesen in Fremdwährung 

Kreditkarte: Du hast ab und zu Spesen in einer Fremdwährung, also z.B. eine Taxifahrt in Berlin für 18.50 EUR. Wenn du die Spesen mit deiner Kreditkartebezahlt hast, nimmst du am besten den CHF-Betrag welcher du auf deiner Kreditkartenabrechnung findest. 

Maestro/Postcard (Debitkarte): Genau gleich funktioniert dies auch, wenn du mit einer Maestro- oder Postcard eines CHF-Kontos bezahlt hast.

Privater Vorschuss (Bargeld): Falls die Spesen mit privatem Geld bezahlt worden sind und nun eine Gutschrift auf ein Kontokorrent machen möchtest oder über den Lohn an einen Mitarbeiter in CHF zurückzahlen möchtest, nimmst du für die Umrechnung des Fremdwährungsbetrags in CHF am besten den Monatsmittelkurs der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV).

Bargeld: Falls du von deinem Firmenkonto oder deiner Firmenkreditkarte, sagen wir 200 USD, abgehoben hast, um damit diverse Barauslagen zu zahlen, empfehle ich dir folgendes Vorgehen: Verbuche die CHF Belastung des Barbezugs gemäss deiner Bank (Bankabgleich ‘andere Buchung’) oder deiner Kreditkartenabrechnung auf dein Mitarbeiter- oder Inhaberkontokorrent. Anschliessend buchst du sämtliche Auslagen einzeln gemäss obigem Abschnitt «Privater Vorschuss». Ein allfälliger Restbetrag in CHF ist dann bereits sauber und korrekt auf dem richtigen Kontokorrent in CHF ausgewiesen und bereit zur Rückzahlung (z.B. über den Lohn) oder Verrechnung mit anderweitigen Ausständen.

Rechnung in Fremdwährung (Kreditoren)

Warten bis Bankabbuchung erfolgt: Wenn du eine Rechnung in Fremdwährung ab einem CHF Konto bezahlten musst, erfasse diese in deinem Online-Banking zur Zahlung. Sobald die Überweisung deinem Bankkonto belastet wurde, siehst du auf dem Kontoauszug oder im KLARA Bankabgleich, wie hoch die Belastung in CHF war. Nutze dann die automatische Buchung und verwende an Stelle des Fremdwährungsbetrags den effektive dem Konto belasteten Betrag in CHF, wähle zudem die Zahlungsart «bereits bezahlt», da du ja keinen Zahlungsauftrag für diese Rechnung mehr an die Bank übermitteln musst. Anschliessend kannst du diesen Offenen Posten ganz einfach wie alle anderen Transaktionen im Bankabgleich zuordnen. In den meisten Fällen wird dies KLARA sogar automatisch tun, da ja der Betrag übereinstimmt.

Mit Buchkurs oder Monatsmittelkurs buchen: Alternativ kannst du die Rechnung auch mit einem Monatsmittelkurs (siehe oben unter «Spesen», «Privater Vorschuss») oder Buchkurs den Fremdwährungsbetrag in CHF umrechnen und die Rechnung mit der Zahlart «bereits bezahlt» als automatische Buchung in KLARA verarbeiten. So oder so musst du die Zahlung in Fremdwährung bei deiner Bank im Online-Banking zur Überweisung erfassen. Nun wird im Bankabgleich der effektiv deinem CHF-Bankkonto belastete Betrag nicht mit dem errechneten übereinstimmen. Die Differenz kannst du aber im Bankabgleich bei der jeweiligen Transaktion über das Buchsymbol in der Mitte und der Option «Währungsdifferenzen & Spesen» ins Finanzergebnis buchen.

Bankkonto in Fremdwährungen 

Wenn du viele Transaktionen in Fremdwährungen auf einem Bankkonto in Fremdwährungen hast, ist dies heute manuell sehr umständlich und nicht zu empfehlen. Wenn du nur wenige Transaktionen hast und den Zusatzaufwand nicht scheust, kannst du genau gleich vorgehen, wie oben für Rechnungen und Spesen beschrieben. Wichtig: das Bankkonto wird in KLARA somit in CHF geführt, was bedeutet, dass der Kontoauszug der Bank und den Kontoauszug des Bankkontos in der Buchhaltung in unterschiedlicher Währung sind und nur durch Umrechnung verglichen werden können. Auch kannst du weder den Fileimport (camt.053D) im Bankabgleich nutzen (Transaktionen müssen manuell in CHF erfasst werden) noch Zahlungen (pain.001) ausführen (Zahlungen manuell im Online-Banking erfassen). Zudem musst du im Rahmen des Jahresabschlusses gemäss den für dich gültigen Buchführungsvorschriften eine Bewertung des Bankkontosaldos zum Bilanzstichtag vornehmen. Wir empfehlen dies nur bei wenigen Transaktionen und in Absprache mit einem Treuhänder so anzuwenden. Auch ist zu prüfen, ob sich in solchen Fällen das Führen des Fremdwährungskontos wirtschaftlich wirklich lohnt (Aufwand fürs Buchen vs. Fremdwährungsvorteile).

Löhne in Fremdwährungen

Mit den Schweizer Sozialversicherungen ist in CHF abzurechnen. In KLARA können nur Löhne in CHF abgerechnet werden. Falls in Ausnahmefällen und bei entsprechender vertraglicher Regelung mit dem Mitarbeiter eine Auszahlung in einer Fremdwährung erfolgen soll, muss diese als Fremdwährungszahlung direkt im Online-Banking erfasst werden. Damit dieser Mitarbeiter nicht im Zahlungsfile des Lohnlaufs enthalten ist, kann bei diesem Mitarbeiter auf eine Barauszahlung des Lohns umgestellt werden. Die effektive CHF-Belastung kann im KLARA Bankabgleich dann auf des Lohndurchlaufkonto gebucht werden. Wichtig: eine Lohnzahlung in einer Fremdwährung setzt eine gründliche Abklärung und vertragliche Regelung voraus. Wir empfehlen diese mit einem Sozialversicherungsspezialisten oder Treuhänder vorgängig genau zu klären.

Forderungen (Debitoren) in Fremdwährung

KLARA Auftragsbearbeitung: Die KLARA Auftragsbearbeitung unterstützt nur Forderungen in CHF. Daher ist davon abzuraten, mit KLARA Rechnungen in Fremdwährungen zu erstellen. Es ist zwar möglich den Fremdwährungsbetrag der Forderung manuell umzurechnen (z.B. Monatsmittelkurs der ESTV) und im Textfeld im unteren Bereich zusätzlich zu erwähnen. Je nach Geschäftsbeziehung. vertraglicher Grundlage und unter Vorbehalt etwaiger rechtlicher Vorschriften, stellt sich die Frage, welcher Betrag nun für dein Kunde verbindlich ist und ob der Kunde allenfalls bei Kursschwankungen zum Zeitpunkt der Zahlung nochmals umrechnen wird/darf. Von dieser Methode ist daher abzuraten.

Ausserhalb KLARA: Besser ist, wenn du deine Fremdwährungsrechnung ausserhalb KLARA in Fremdwährung schreibst und nur den Beleg in KLARA hochlädst und über die automatischen Buchungen (Geschäftsfall «Umsatz») verbuchst. Dabei kannst du, wie bei den Verbindlichkeiten (siehe oben «Rechnung in Fremdwährung») wählen, ob du mit einem Buchkurs/Monatsmittelkurs umrechnen und später im Bankabgleich die Differenz als Finanzaufwand- oder Ertrag ausbuchen willst oder ob du lieber wartest, bist die genaue Gutschrift in CHF kennst und diese gleich als Rechnungsbetrag führst.

Wichtig: MWST und Steuern. Beachte so oder so die steuerlichen (Bewertung offene Forderungen am Bilanzstichtag, Ausweis und Abrechnung der MWST bei Fremdwährungen, etc.), vertragliche und rechtlichen Vorschriften (Annahmepflicht gesetzliche Zahlungsmittel, etc.) diesbezüglich. Wir empfehlen dir unbedingt, dies mit dem Treuhänder oder Rechtsanwalt detailliert abzusprechen.