Buchhaltungsübersicht

Einleitung
In der Buchhaltungsübersicht von KLARA findest du verschiedene Kacheln (Widgets), die dir wichtige Funktionen und Auswertungen bieten. Die Widgets sind individuell verschiebbar und liefern dir klare Einblicke in deine Finanzdaten. In diesem Artikel erfährst du, welche Widgets es gibt, was sie anzeigen und wie sie funktionieren.

Buchhaltungs-Widget

Dieses Widget führt dich Schritt für Schritt durch deine Buchhaltung. Du kannst einzelne Aufgaben direkt über die Bubbles ausführen:

Hochladen:

Damit Belege innerhalb KLARA erfasst, gespeichert und verbucht werden, werden diese zunächst hochgeladen:

• Alle Rechnungen, Quittungen, Belege die in Zusammenhang mit deinem Betrieb verbucht werden sollten
• Hierzu zählen auch Einnahmen / Erträge, die aus einem anderen System wie KLARA gestellt wurden 

• oder z.B. über eine Online-Plattform eingenommen wurden. 

  Stelle am besten deine Lieferantenrechnungen auf Mail um, so erhältst du sie direkt als PDF.

  vorgehen:

• Ziehe Belege oder Rechnungen per Drag & Drop in die Bubble "hochladen" oder klicke drauf und lade mehrere gleichzeitig aus deinem Ordner hoch.
• KLARA liest die Dokumente automatisch aus und bereitet sie zur Verbuchung vor.
• Tipp: Mit der MyKLARA App kannst du Belege einfach abfotografieren. Quittungen kannst du daher ganz einfach über das App hochladen.

Sync:

• KLARA synchronisiert automatisch deine Banktransaktionen, sofern deine Bank angebunden ist. Die Belege die du deinen Kunden stellst oder von Lieferanten verbuchst, müssen hier abgeglichen werden, wenn sie direkt über dein Geschäftsbankkonto laufen. Für andere Fälle, nutze die Bezahlart im Buchungsworkflow "buchen" . (Privat, Drittpersonen, Kreditkarten, Bar...) 

• Alternativ kannst du camt.053d-Dateien manuell hochladen, wenn du den automatischen und vollständigen Auszug nicht möchtest. Dies ist auch notwendig, wenn deine Bank die automatische Synchronisation nicht unterstützt oder technische Probleme mit dem Abgleich der Bank auftauchen.

• Hier findest du das Video, wie du den Sync abgleichst.

Buchen

• KLARA erkennt viele Daten aus deinen Belegen automatisch, so das Datum, Lieferant und der Geschäftsfall des Beleges erkannt werden. (Aufwand oder Ertrag) 
• Prüfe zunächst den Vorschlag von KLARA für den Geschäftsfall, bestätige diesen oder ändere ihn auf einen anderen Geschäftsfall. (Du findest alle in der Erfolgsrechnung). 
• Der Geschäftsfall wird bei der Buchung automatisch auf die entsprechenden Konten verbucht, so dass du dir keine Gedanken um Soll und Haben und die Buchhaltungslogik machen musst.

Bezahlen:

• Nach der Verbuchung kannst du offene Zahlungen deiner Partner und Lieferantenbelege direkt vorbereiten. 

• KLARA überträgt sie automatisch ins E-Banking oder erstellt eine pain.001-Datei, damit du deine Rechnungen gesammelt und automatisch bezahlen kannst.

Mahnen:

• Versende Zahlungserinnerungen an Kund:innen, die offene Rechnungen nicht fristgerecht bezahlt haben.

Finanzstatus-Widget

Dieses Widget zeigt dir eine Einschätzung deiner aktuellen Liquidität. Die Anzeige umfasst:

• Liquiditätsstatus-Icon (zentral):

  • Fantastisch: LG1 ≥ 120 %

  • OK: LG1 < 120 %, aber LG2 ≥ 120 %

  • Nicht sehr gut: LG2 < 120 %

  • Kritisch: LG2 < 100 %

• Datenbasis:

  • Flüssige Mittel (Geld und Wertschriften)

  • Forderungen und Anzahlungen

  • Kurzfristige Verbindlichkeiten (inkl. Steuern, Bankschulden)

• Definitionen:

  • Liquiditätsgrad 1: Verhältnis flüssige Mittel / kurzfristige Verbindlichkeiten

  • Liquiditätsgrad 2: Flüssige Mittel + Forderungen / kurzfristige Verbindlichkeiten

  • Liquiditätsgrad 3: Zusätzlich Vorräte berücksichtigt

• Hinweis: Die Aussagekraft variiert je nach Branche. Bei Fragen hilft dir dein Treuhänder weiter.

Vorauszahlungen, Gutschriften, offene Posten

Im Menü Buchhaltung siehst du auch eine Übersicht der offene Vorauszahlungen und Gutschriften für Kunden und Lieferanten und kannst diese hier gegenverrechnen.

• Du kannst Gutschriften mit Rechnungen verrechnen und Vorauszahlungen verbuchen.
• Verwende dafür die Funktion „Jetzt abgleichen" per Drag & Drop.
• Wenn du offene Rechnungen mit Bargeld oder einem Transferkonto verbuchen willst, kannst du das auch mit diesem Widget machen "jetzt abgleichen"
• Achtung: Dies ist kein Bankabgleich.

Berichte-Widget

Hier findest du zentrale Auswertungen deiner Buchhaltung und deren Funktionen. Für die Anwendung findet sich ein Video: Berichte Buchhaltung

Erfolgsrechnung:

Bilanz:

Tipp: Der "Abgegrenzt"-Filter ist besonders für den Jahresabschluss relevant – er berücksichtigt Rechnungsabgrenzungen, die auf der Startseiten-Übersicht nicht enthalten sind.

Kontendetails:

Tipp: Über das Kontrollkästchen "ALLE Konten" lässt sich die Ansicht auch für einen Gesamtexport nutzen, statt nur für ein einzelnes Konto.

Journal:

Einstieg-Widget für Sonderfunktionen

Hier verwaltest du grundlegende Buchhaltungsdaten und Sonderfunktionen:

Eröffnungsbilanz:

• Nachträgliche Eingabe oder Anpassung jederzeit möglich: Du kannst diene Bilanz Positionen erfassen, auch wenn du bereits mit KLARA Buchungen gestartet hast.

Jahresendverarbeitung:

• Bereite den Jahresabschluss vor und schliesse das Geschäftsjahr endgültig ab. 

• Wichtig: Ein definitiv abgeschlossenes Jahr kann nicht mehr bearbeitet werden.

Mehr zur Jahresendverarbeitung findest du im Video oder weiteren Artikel.

Manuelle Buchung:

• Für Sonderfälle ausserhalb des Standardprozesses.

• Hinweis: KLARA bietet hier keine Unterstützung – nutze diese Funktion mit Vorsicht.

Mehrwertsteuer (MWST) Widget

Wenn deine MWST korrekt eingerichtet ist, unterstützt KLARA dich bei der Abrechnung:

• MWST-Abrechnung anzeigen:

  • Überblick über alle bisherigen Abrechnungen.

• MWST-Auswertung:

  • Bericht mit Buchungen nach Konto und MWST-Typ.

• MWST-Abrechnung erstellen:

  • Hiermit öffnest du den Assistenten, damit du die MWST online einreichen kannst. Mehr dazu im Video.

• MWST-Einstellungen:

  • Änderungen (z. B. von vereinnahmt auf vereinbart) hier vornehmen.

  • Wichtig: Passe die Einstellungen vor Beginn des neuen Geschäftsjahres an.

Fazit

Mit der Buchhaltungsübersicht in KLARA hast du alle relevanten Bereiche deiner Finanzverwaltung im Griff. Die Widgets helfen dir dabei, effizient zu arbeiten, Buchungen korrekt vorzunehmen und deine Liquidität im Blick zu behalten. Nutze die integrierten Automatisierungen und Assistenten, um deine Buchhaltung stets aktuell und vollständig zu halten.