Travaux préliminaires importants pour la déclaration de salaire
Commande le code d’authentification KLARA et transfère le code à KLARA à partir de la lettre, si tu ne l’as pas déjà fait.
Sous Entreprise > assurances sociales
Toutes les assurances sociales sont soigneusement enregistrées dans KLARA avec les indications correctes et toujours obligatoires selon le profil d’assurance DSE (doivent être commandées auprès de la compagnie d’assurance: soit auprès du courtier/agent d’assurance, soit via l’adresse e-mail selon la liste suivante: https://www.swissdec.ch/fileadmin/user_upload/_Datenempfaenger/Empfaengerliste.pdf
Pour plus de détails sur les différentes assurances sociales, voir également la liste de contrôle située tout en bas de l’écran sous Entreprise > Assurances sociales.
Sous Entreprise > lieu de travail
Rempli toutes les informations et, si des collaborateurs soumis à l’impôt à la source sont employés, indique également les cantons à décompter. Si disponible, entre le numéro REE (Office fédéral de la statistique).
Sous Entreprise > certificat de salaire / attestation de pension
Saisis toutes les informations nécessaires au niveau de l’entreprise (les écarts par collaborateur peuvent être ajoutés dans le menu Collaborateur pour le collaborateur correspondant sous Détails du collaborateur > attestation de salaire.
Sous Collaborateur > gérer les collaborateurs
Tous les collaborateurs devraient être correctement enregistrés et complétés par toutes les informations nécessaires (conjoint, autres revenus, etc.). En particulier dans le cas des collaborateurs assujettis à l’impôt à la source, tous les détails nécessaires doivent être enregistrés et les allocations familiales et de formation doivent être déposées.
Tous les salaires de tous les collaborateurs pour toute l’année doivent être réglés via KLARA (sinon la déclaration des salaires n’est pas complète. Ceci peut être transmis, mais conduit à une déclaration incomplète à la caisse respective).
Effectuer une déclaration des salaires électronique
Une fois tous les salaires de décembre de tous les collaborateurs sont décomptés, la déclaration électronique des salaires peut être lancée. À cette fin, une tâche apparaît sous Aperçu avec la désignation «2019: transmission annuelle ...». Lorsque le groupe de tâches est déployé, les tâches de transmission individuelles s’affichent pour chaque assurance sociale ou autorité à transmettre.
Transmette maintenant une tâche après l’autre, en cliquant sur le symbole «Play» à gauche:
Vérifie attentivement les PDF générés (dans ce cas «attestation de salaire AVS» et «personnes exonérées de l’AVS»).
Si les données ne sont pas à jour (cela peut arriver, par exemple, si cette tâche a été créée à un moment antérieur et que tu as apporté des modifications aux données de base ou aux collaborateurs entre-temps), clique sur «Mettre à jour les données».
Si tout concorde et est correct, sauvegarde les documents/PDF localement ou imprime-les (tu auras besoin de cette liste au plus tard en cas de contrôle par les autorités ou la caisse de compensation).
Clique maintenant sur «continuer». Tu verras alors un écran de confirmation de cette transmission.
Si la transmission a fonctionné, une demande de complément apparaît pour certaines assurances. Si tu cliques sur ce bouton, tu seras transféré(e) directement vers la caisse de compensation ou l’assureur. Tu dois y effectuer les ajouts nécessaires et confirmer définitivement le transfert de données. L’appel doit également être fait si aucun ajout ne doit être fait. Si la demande est faite directement dans la réponse de transmission, cela ressemble à quelque chose comme ceci:
Toutefois, l’envoi de la demande par Swissdec peut prendre jusqu’à 72 heures. Dans ce cas, la prochaine fois que tu te connecteras à KLARA, tu trouveras le message dans le centre de notification en haut à droite. Il se présente ainsi:
Si quelque chose n’a pas fonctionné, tu recevras un message d’erreur. Fais une capture d’écran du message et sauvegarde la transmission défectueuse (clique sur le symbole de téléchargement à droite). Dans ce cas, contacte l’équipe d’assistance pour faire analyser ces documents.
Répète cette étape pour toutes les autres assurances sociales jusqu’à ce que toutes les tâches soient terminées.
Travaux de conclusion
Envoye à tes collaborateurs leur fiche de salaire personnelle par e-mail ou par courrier (attention à ne pas envoyer un PDF avec tous les collaborateurs dans un seul document) et garde une copie pour vous.
Par ailleurs, tu peux également trouver toutes les évaluations de cette transmission des salaires dans le dossier des documents sous la rubrique «Rapports annuels» (menu: Entreprise / Documents / Rapports annuels).
Préparation pour la nouvelle année
Maintenant, tous tes collaborateurs sont dans la période salariale de janvier de l’année suivante. Modifie maintenant toutes les données de base des assurances sociales pour la nouvelle année, toujours en fonction du nouveau profil salarial DSE pour la nouvelle année. Tiens également à jour les nouvelles déductions LPP/CP des employés, ajoute les éventuelles augmentations de salaire, les modifications du degré d’occupation, etc. et seulement ensuite calcule les salaires de janvier.
Ici tu trouveras par ailleurs une vidéo avec un exemple complet d’une déclaration de salaire LAA à la SUVA