Importanti preparativi per la dichiarazione dei salari
Non è possibile effettuare una dichiarazione elettronica dei salari senza aver prima verificato l’azienda. Se la tua azienda non è ancora verificata, devi ordinare il codice di autenticazione KLARA e, non appena arriva per posta, inserirlo in KLARA.
Assicurazioni
Tutte le assicurazioni sociali devono essere inserite con i dati corretti e sempre obbligatoriamente secondo il profilo assicurativo ELM in KLARA. Questo profilo deve essere ordinato presso l’assicurazione, tramite il broker/agente assicurativo oppure tramite l’indirizzo e-mail secondo la seguente lista: https://www.swissdec.ch/fileadmin/user_upload/_Datenempfaenger/Empfaengerliste.pdf).
Dettagli sulle singole assicurazioni sociali sono inoltre disponibili nella checklist in fondo allo schermo sotto Azienda > Assicurazioni sociali.
Sotto Azienda – Impostazioni – Luogo di lavoro & Orari di apertura
Completare tutti i dati e, se si impiegano collaboratori soggetti alla tassazione alla fonte, inserire inoltre i cantoni da tassare, inclusa la numero SSL. Anche le ore settimanali e il numero BUR devono essere registrati. Per trovare il numero BUR (numero del Registro delle imprese e aziende) in Svizzera, ci si registra nel registro UID (uid.admin.ch), dove si può trovare il numero sotto "MyUID". Se non si ha accesso, si può richiedere il numero direttamente all’Ufficio federale di statistica (UST) via e-mail a infoBUR@bfs.admin.ch, indicando il nome dell’azienda e il numero UID.
Sotto Azienda - Impostazioni - Certificato di salario / Attestato di rendita
Inserire tutti i dati necessari a livello aziendale (eventuali differenze per singolo collaboratore possono essere aggiunte nel menu Collaboratori sotto il collaboratore corrispondente in «Dettaglio collaboratore (lente) - Certificato di salario»).
Le disposizioni delle autorità fiscali sono cambiate con ELM5. Ogni certificato di salario deve essere dotato di un’identificazione univoca (DOC-Id). Se successivamente viene generato nuovamente un certificato di salario (versione finale), il vecchio DOC-Id deve essere indicato sulla nuova versione.
Sotto Collaboratori - Gestione collaboratori
Tutti i collaboratori devono essere registrati correttamente e completati con tutti i dati necessari (coniuge, altri redditi, ecc.). In particolare per i collaboratori soggetti alla tassazione alla fonte devono essere inseriti tutti i dati necessari e devono essere registrate eventuali indennità per figli e formazione.
Tutti i salari di tutti i collaboratori per l’intero anno devono essere contabilizzati tramite KLARA (altrimenti la dichiarazione dei salari non è completa. Può essere inviata, ma porta a una dichiarazione incompleta verso la cassa competente).
Eseguire la dichiarazione elettronica dei salari
Non appena tutti i salari di dicembre di tutti i collaboratori sono contabilizzati, si può iniziare con la dichiarazione elettronica dei salari. A tal fine, nel nuovo cockpit ELM appaiono compiti per ogni assicurazione:
I task possono ora essere inviati uno dopo l’altro. È necessario cliccare sul compito e scegliere «invia»:
Al passo successivo si ottiene un’anteprima dei documenti, che si possono controllare. Successivamente si possono inviare. Un invio di prova è consentito solo in accordo con l’assicurazione.
Se i dati non sono aggiornati (ad esempio se il compito è stato creato in un momento precedente e nel frattempo sono state apportate modifiche ai dati anagrafici o ai collaboratori), è necessario cliccare su «Aggiorna dati» per importare le informazioni più recenti.
Dopo l’invio il compito risulta «in elaborazione» e si attende una risposta dall’assicurazione:
A seconda dell’assicurazione può essere necessario un completamento. Se non è necessario, il compito viene spostato direttamente nella cronologia come «inviato con successo».
Dopo l’invio arrivano riscontri dai destinatari - questo si vede dal numero visualizzato sulla campanella. Con la freccia a destra si accede ai dettagli. Possono essere messaggi di errore o semplicemente informazioni. Le notifiche devono essere confermate.
Quando ciò è fatto, anche gli invii vengono spostati nella cronologia.
I documenti corrispondenti sono archiviati sotto Azienda – Impostazioni – Documenti – Dichiarazioni salariali.
Se è necessario un completamento, si vede dal numero visualizzato sulla campanella.
In questo caso si può cliccare sulla freccia a destra e poi su «Apri link». Si viene così indirizzati alla pagina dell’assicurazione, dove si può confermare la dichiarazione. Bisogna fare attenzione alla validità del link. Se il termine è scaduto, occorre cliccare sul compito, poi su «Aggiorna dati» e inviare nuovamente.
Il compito viene spostato nella cronologia dopo il completamento, oppure resta tra gli invii aperti finché le dichiarazioni (come spiegato sopra) non sono state confermate.
Se i dati sono errati, viene restituito un messaggio di errore con la motivazione precisa. I dati (ad esempio numero cliente errato) possono essere modificati sotto «Azienda – Impostazioni – Assicurazioni». Bisogna assicurarsi di selezionare prima il mese nel calendario in alto da cui la modifica deve essere valida, ad esempio da gennaio 2025:
Dopodiché le modifiche possono essere inserite e confermate.
Per far sì che queste modifiche vengano applicate, bisogna cliccare sul compito e scegliere «Aggiorna dati». La dichiarazione può quindi essere avviata nuovamente con «invia».
Certificato di salario
Il compito TAX genera il certificato di salario. Quando questo compito viene inviato, si ha la possibilità di generare un’anteprima per controllare i documenti. Questi documenti vengono salvati sotto Azienda – Impostazioni – Documenti – Rapporti annuali con la dicitura «Bozza». Per creare i documenti definitivi, bisogna cliccare su «crea documenti finali».
I certificati di salario possono essere gestiti senza problemi con questa funzione. Vengono inviati elettronicamente solo i certificati di salario relativi a uno dei nove cantoni che lo richiedono espressamente. Gli altri dati vengono cancellati direttamente durante l’invio.
Dopo l’invio i certificati di salario sono archiviati sotto «Azienda – Impostazioni – Documenti – Rapporti annuali». Una volta come pacchetto per tutti i collaboratori e una volta come certificati di salario singoli.
Questa procedura con «versione bozza» e «versione finale» è utilizzata anche con le funzioni Certificato di salario sotto Azienda e sotto Collaboratore. Questi certificati di salario però non vengono inviati all’amministrazione fiscale.
Le disposizioni delle autorità fiscali sono cambiate. Ogni certificato di salario deve avere un’identificazione univoca (DOC-Id). Questa DOC-Id viene assegnata da KLARA quando il compito viene inviato e il certificato di salario è generato definitivamente.
Non è consigliabile farlo più volte, perché si genera ogni volta una nuova DOC-Id e quindi una rettifica.
Compiti statistici
Con ELM5 la statistica viene preparata ogni mese. Per questo è però necessario inserire il numero BUR sotto «Azienda – Impostazioni – Luogo di lavoro & Orari di apertura – Informazioni aggiuntive».
Per trovare il numero BUR (numero del Registro delle imprese e aziende) in Svizzera, ci si registra nel registro UID (uid.admin.ch), dove si può trovare il numero sotto "MyUID". Se non si ha accesso, si può richiedere il numero direttamente all’Ufficio federale di statistica (UST) via e-mail a infoBUR@bfs.admin.ch, indicando il nome dell’azienda e il numero UID.
Lavori finali
Invia ai tuoi collaboratori il loro certificato di salario personale via e-mail o posta (attenzione a non inviare un PDF con tutti i collaboratori in un unico documento) e conserva anche una copia per te.
Tutte le valutazioni di questa trasmissione salariale le trovi anche nella cartella documenti sotto la voce „Rapporti annuali“ (Azienda - Impostazioni - Documenti - Rapporti annuali).
Preparazione per il nuovo anno
Ora tutti i tuoi collaboratori si trovano nel periodo salariale di gennaio dell’anno successivo. Modifica ora tutti i dati anagrafici delle assicurazioni sociali per il nuovo anno, di nuovo secondo il nuovo profilo salariale ELM per il nuovo anno. Aggiorna anche le nuove detrazioni BVG/PK dei collaboratori, esegui eventuali aumenti salariali, modifiche del grado di occupazione ecc. e poi contabilizza i salari di gennaio.