Riepilogo
Se SecureSend è attivato per una persona, il cedolino paga si trova direttamente nel suo account ePost oppure arriva via e-mail con un link sicuro. Il canale utilizzato dipende dal fatto che l’indirizzo e-mail registrato possa essere associato a un account ePost.
- Con account ePost: il cedolino paga viene recapitato direttamente nella casella postale digitale dell’account. La persona non riceve un’e-mail separata.
- Senza account ePost: la persona riceve un’e-mail e può registrarsi a ePost nell’app Post oppure richiedere un link sicuro via e-mail.
- Senza SecureSend: non è più possibile inviare automaticamente i cedolini paga in formato digitale via e-mail.
Come funziona SecureSend
Con SecureSend, KLARA invia automaticamente e in forma crittografata il cedolino paga all’indirizzo e-mail che hai registrato per la persona.
- Clicca su «Collaboratori» > «Gestire i collaboratori».
- Per la persona desiderata, clicca su «Modificare l’indirizzo».
- Attiva l’interruttore «SecureSend» e verifica l’indirizzo e-mail.
- Completa la modifica.
Da questo momento, il cedolino paga di questa persona verrà inviato automaticamente tramite SecureSend all’indirizzo e-mail registrato. Ciò che accade dipende dal fatto che l’indirizzo appartenga o meno a un account ePost.
Importante: l’indirizzo e-mail deve corrispondere esattamente all’indirizzo dell’account ePost. Solo in questo caso il cedolino paga verrà associato all’account.
Collaboratori con account ePost
Se l’indirizzo e-mail può essere associato a un account ePost, il cedolino paga si trova direttamente nella casella postale digitale di questo account. La persona non riceve un’e-mail separata con il cedolino paga.
Se qualcuno segnala di non aver ricevuto un’e-mail, è molto probabile che a questo indirizzo e-mail sia associato un account ePost. Il cedolino paga sarà quindi stato recapitato lì.
La persona non sa più se possiede un account ePost? Deve allora effettuare l’accesso con l’indirizzo e-mail esatto registrato al momento dell’assunzione:
- nel browser, su app.epost.ch, oppure
- nell’app Post.
Se ha dimenticato la password, può reimpostarla direttamente nella pagina di accesso. In caso di problemi con SwissID, la persona deve rivolgersi direttamente a SwissID: Contatti SwissID.
Collaboratori senza account ePost
Se all’indirizzo e-mail non è associato alcun account ePost, la persona riceve un’e-mail che annuncia l’arrivo di una lettera importante. Nel riquadro nero è indicato il nome del file del cedolino paga. In questa e-mail sono disponibili due possibilità.
Opzione 1: con l’app Post ed ePost
- La persona clicca nell’e-mail sulla sezione contenente il cedolino paga.
- Viene indirizzata a una pagina della Posta con l’indicazione che può scaricare l’app Post.
- Nell’app Post si registra a ePost, utilizzando esattamente l’indirizzo e-mail che hai registrato in «Modificare l’indirizzo».
- Dopo la registrazione, il cedolino paga sarà disponibile in ePost.
Opzione 2: senza l’app Post, con un link sicuro
- Nella parte inferiore della stessa e-mail è indicato che non è necessario utilizzare l’app Post. La persona clicca sul testo «questo link».
- Nel browser si apre una pagina. La persona clicca su «Richiedere un link sicuro».
- Riceve un’e-mail separata con un link al cedolino paga.
Se i collaboratori non desiderano utilizzare ePost
Le persone con un account ePost non ricevono un’e-mail relativa a un nuovo cedolino paga. Non possono quindi fare a meno di effettuare l’accesso al proprio account ePost. Chi non desidera più ricevere il cedolino paga tramite ePost ha due possibilità:
- Registrare un altro indirizzo e-mail: in «Modificare l’indirizzo», inserisci nell’interruttore «SecureSend» un indirizzo e-mail a cui non è ancora associato alcun account ePost. La persona riceverà quindi l’e-mail con le due opzioni descritte nella sezione precedente.
- Disattivare SecureSend: scarichi personalmente i cedolini paga e li consegni direttamente ai collaboratori. Tieni conto delle disposizioni sulla protezione dei dati in vigore nella tua azienda.
Non è più possibile inviare automaticamente i cedolini paga in formato digitale via e-mail senza SecureSend.
Guida alla scelta e domande frequenti
| Situazione | Cosa succede | Dove si trova il cedolino paga? |
|---|---|---|
| SecureSend attivo, l’indirizzo e-mail appartiene a un account ePost | La persona non riceve alcuna e-mail | Nella casella postale digitale dell’account ePost (app.epost.ch o app Post) |
| SecureSend attivo, nessun account ePost | E-mail con due opzioni | In ePost dopo la registrazione nell’app Post oppure tramite il link sicuro ricevuto via e-mail |
| La persona non desidera utilizzare ePost | Le Risorse umane registrano un indirizzo senza account ePost | Link sicuro via e-mail |
Domande frequenti
D: Una collaboratrice afferma di non aver ricevuto un’e-mail con il cedolino paga. Cosa deve fare?
R: È molto probabile che al suo indirizzo e-mail sia associato un account ePost, nel quale è stato recapitato il cedolino paga. Deve effettuare l’accesso con l’indirizzo e-mail esatto su app.epost.ch oppure nell’app Post.
D: La persona non ricorda la password. Cosa deve fare?
R: Può reimpostare la password direttamente nella pagina di accesso. In caso di problemi con SwissID, solo SwissID può fornire assistenza: Contatti SwissID.
D: È necessario utilizzare l’app Post?
R: No. Chi non possiede un account ePost può richiedere un link sicuro nell’e-mail tramite il link «questo link» e consultare il cedolino paga senza l’app Post.
D: Posso continuare a inviare automaticamente i cedolini paga via e-mail senza SecureSend?
R: No. Non è più possibile inviare automaticamente i cedolini paga in formato digitale via e-mail senza SecureSend. Senza SecureSend devi scaricare i cedolini paga e consegnarli personalmente.