Fasi preliminari importanti per la trasmissione elettronica dei dati salariali
Richiedere a KLARA il codice di autenticazione e inserirlo nel sistema come indicato nella lettera, se non è già stato fatto.
Sezione Ditta > Istituti di previdenza
Tutti gli istituti di previdenza devono essere inseriti in KLARA in modo accurato e quindi con i dati aggiornati e sempre obbligatori ai sensi del profilo assicurativo ELM (da richiedere all'assicurazione: al broker/agente assicurativo o per e-mail al seguente elenco https://www.swissdec.ch/fileadmin/user_upload/_Datenempfaenger/Empfaengerliste.pdf)
Per ulteriori dettagli sugli istituti di previdenza vedere anche la lista di controllo in fondo alla schermata nella sezione Ditta > Istituti di previdenza.
Sezione Ditta > Luogo di lavoro
Compilare tutti i dati e, qualora vengano assunti collaboratori soggetti all'obbligo di imposizione alla fonte, inserire anche i cantoni di competenza. Se disponibile, creare già il numero RIS (Ufficio federale di statistica).
Sezione Ditta > Certificato di salario / Certificazione unica
Compilare tutti i dati aziendali necessari (eventuali differenze per specifici collaboratori possono essere inserite nel menu Collaboratore alla voce Dettagli collaboratore > Certificato di salario.
Sezione Collaboratore > Gestione collaboratore
Tutti i collaboratori devono presentare informazioni complete e accurate (coniuge, altri redditi ecc.). In particolare, i collaboratori soggetti all'obbligo di imposizione alla fonte devono presentare tutti i dati necessari, inclusi eventuali assegni per il nucleo familiare o assegni di formazione.
Tutti i salari di tutti i collaboratori per l'intero anno devono essere registrati in KLARA (altrimenti la trasmissione elettronica non sarà completa: in questo caso la trasmissione può avvenire comunque ma risulterà incompleta nei confronti della relativa cassa).
Eseguire la trasmissione elettronica dei dati salariali
Non appena sono stati calcolati i salari di dicembre di tutti i collaboratori, è possibile iniziare la trasmissione elettronica dei dati salariali. Nella panoramica comparirà la richiesta «2019: trasmissione annuale…». Espandendo il gruppo richiesta, compaiono le singole richieste di trasmissione ai rispettivi istituti di previdenza o alle rispettive autorità.
Trasmettere quindi una richiesta dopo l'altra, facendo clic sul simbolo «Play» a sinistra:
Controllare attentamente il PDF generato (in questo caso «Certificazione unica AVS» e «Persone esenti AVS»). Se non si è sicuri se la trasmissione elettronica sia completa e corretta, rivolgersi ai consulenti fiscali KLARA:
https://www.klara.ch/partner?region=alle&branche_mehrfach=22
Se i dati non sono aggiornati (può accadere, ad esempio, quando questa richiesta viene eseguita troppo presto e nel frattempo sono state apportate modifiche ai dati sorgente o ai collaboratori), fare clic su «Aggiorna dati».
Quando tutto è sistemato e corretto, salvare i documenti/PDF in locale o stamparli (in seguito, in caso di revisione da parte delle autorità o della cassa di compensazione, questo elenco sarà necessario).
Facendo clic su «Continua», viene visualizzata una schermata di conferma della trasmissione.
Se la trasmissione è andata a buon fine, accanto ai singoli istituti di previdenza compare una richiesta di completamento. Facendo clic su questo pulsante, si viene reindirizzati direttamente alla cassa di compensazione o all'istituto di previdenza. Lì è necessario fornire le eventuali informazioni di completamento e confermare definitivamente la trasmissione dei dati. Questa operazione deve essere eseguita anche qualora non sia richiesto alcun completamento. Se la richiesta rimanda direttamente alla risposta di trasmissione, questa appare all'incirca come segue:
Tuttavia, può accadere che siano necessarie fino a 72 ore per l'invio della richiesta da parte di Swissdec. In questo caso, al successivo accesso a KLARA, sarà presente una notifica nel Centro messaggi in alto a destra. Ecco come appare:
Se qualcosa non ha funzionato, l'utente riceverà un messaggio di errore. Scattare un'istantanea dell'errore e salvare la trasmissione errata (fare clic sul simbolo di download a destra). Questo documento sarà necessario al servizio di assistenza per l'analisi.
Ripetere questo passaggio per tutti gli altri istituti di previdenza, fino ad aver completato tutti i dati.
Operazioni di chiusura
Inviare ai collaboratori i certificati di salario personalizzati per e-mail o per posta (attenzione a non inviare un PDF che mostra tutti i dipendenti nello stesso documento) e tenere una copia per il proprio archivio.
Tutte le analisi della trasmissione elettronica dei dati salariali sono disponibili anche nella cartella Documenti alla voce «Report annuali» (percorso: Ditta / Documenti / Report annuali).
Operazioni di preparazione per il nuovo anno
A questo punto, tutti i collaboratori rientrano nel periodo salariale di gennaio del prossimo anno. Modificare quindi tutti i dati sorgente degli istituti di previdenza per il nuovo anno, sempre in base al profilo salariale ELM per il nuovo anno. Inserire le nuove trattenute LPP/PK per i collaboratori, aggiornare eventuali aumenti salariali, aumenti di livello ecc. e solo successivamente calcolare i salari di gennaio.
Qui è disponibile anche un video che mostra un esempio completo di una trasmissione elettronica dei dati salariali ai fini assicurativi alla SUVA