Per poter usufruire della funzione "Fattura ricorrente", è necessario sottoscrivere uno dei pacchetti a pagamento "KLARA Business" nel KLARA Widget Store.
Per definire una "Fattura ricorrente", è necessario creare un modello. Vai a "Fatture / note di credito" e poi a "Modelli per fatture ricorrenti".
Il modello può essere definito per un cliente esistente o per un nuovo cliente.
Inoltre, come per ogni documento, deve esistere un ordine. Questo può essere selezionato o creato nella fase successiva.
Definisci il periodo di validità del modello.
Definisci una data di inizio e di fine per la "Fattura ricorrente". Questa può essere estesa anche dopo la scadenza del periodo, in modo da non dover creare un nuovo modello per la continuazione dell'ordine (ad esempio, per l'estensione degli abbonamenti).
Decidi la frequenza di invio della "Fattura ricorrente": è sufficiente selezionare il periodo adatto sotto. Scegli anche il giorno del mese in cui la fattura deve essere inviata. La barra blu mostrerà quando verrà inviata la prossima fattura.
Invio Smart
Definisco qui la modalità di invio delle fatture (ePost, eBill, Print & Send). Se selezioni l'invio Smart, puoi attivare anche l'invio per posta sotto la voce "Tipo di invio mancante".
Gruppo e tag
Con i gruppi e i tag puoi contrassegnare il modello. Questo è utile per cercare modelli specifici utilizzando i termini inseriti. Quindi fai clic su continua.
Il passo successivo è la creazione della fattura effettiva. Qui è possibile inserire l'oggetto, il riferimento e gli articoli o i servizi da pagare.
Nella riga dell'oggetto a destra, sopra il piccolo punto esclamativo, puoi inserire un mese automatico per la fattura. Osserva attentamente queste opzioni e inserisci il codice corrispondente nell'oggetto, ad esempio M0, M+1 ecc. In questo modo si definirà automaticamente il periodo per ogni fattura e verrà annotato nell'oggetto.
Il modello può quindi essere salvato con le voci di fattura appropriate ed è visibile nella gestione degli ordini. Per apportare modifiche, puoi aprire la "Fattura ricorrente" e modificare le specifiche esistenti.
Sommario delle fatture ricorrenti
Nella sommaria della gestione degli ordini sono visibili e modificabili le rispettive serie di fatture.
Questa schermata è suddivisa in due aree:
- L'area evidenziata in verde mostra le fatture inviate automaticamente da KLARA.
- L'area viola mostra le fatture che vengono elaborate manualmente prima di essere inviate. Quest'area contiene tutte le fatture che non vengono inviate tramite invio Smart (ePost, eBill, Print & Send, e-mail).
Creare più fatture manualmente
Nel sommario, è possibile avviare manualmente altri invii di fatture per un invio già esistente. KLARA controlla autonomamente se è già stata creata una fattura per questa data e non la invia due volte.
Se le fatture create vengono cancellate, l'invio può essere effettuato nuovamente.
Le "Fatture ricorrenti" vengono inviate automaticamente nella data selezionata alle 01:00 di ogni notte.