Wichtige Vorarbeiten für die Lohnmeldung
Man kann keine elektronische Lohnmeldung machen, ohne vorher die Firma verifiziert zu haben. Sollte deine Firma noch nicht verifiziert sein, musst du den KLARA Authentifizierungscode bestellen und sobald dieser per Post eintrifft, in KLARA erfassen.
Versicherungen
Alle Sozialversicherungen mit den richtigen Angaben und immer zwingend gemäss ELM-Versicherungsprofil in KLARA hinterlegen. Dieses Profil muss bei der Versicherung bestellt werden, entweder beim Broker/Versicherungsagent oder über die E-Mail-Adresse gemäss folgender Liste: https://www.swissdec.ch/fileadmin/user_upload/_Datenempfaenger/Empfaengerliste.pdf).
Details zu den einzelnen Sozialversicherungen siehe ausserdem in der Checklist ganz unten im Bildschirm unter Firma > Sozialversicherungen.
Unter Firma – Einstellungen – Arbeitsort & Öffnungszeiten
Alle Angaben ergänzen und falls quellensteuerpflichtige Mitarbeiter beschäftigt werden, zusätzlich die abzurechnenden Kantone eintragen inkl. SSL-Nummer. Auch die Wochenstunden und die BUR-Nummer müssen erfasst werden. Um die BUR-Nummer (Betriebs- und Unternehmensregisternummer) in der Schweiz herauszufinden, meldet man sich im UID-Register (uid.admin.ch) an, wo man die Nummer unter "MyUID" finden kann. Wenn man keinen Zugang hat, kann man die Nummer direkt beim Bundesamt für Statistik (BFS) per E-Mail an infoBUR@bfs.admin.ch anfragen, indem man den Firmennamen und die UID-Nummer angibt.
Unter Firma -Einstellungen - Lohnausweis / Rentenbescheinigung
Alle nötigen Angaben auf Stufe Firma erfassen (Abweichungen je Mitarbeiter können im Menü Mitarbeiter beim entsprechenden Mitarbeiter unter «Mitarbeiterdetail (Lupe) - Lohnausweis» ergänzt werden.
Die Vorgaben der Steuerbehörden haben sich mit ELM5 geändert. Jeder Lohnausweis muss mit einer eindeutigen Kennzeichnung versehen werden (DOC-Id). Wird danach erneut ein Lohnausweis generiert (finale Version), muss die alte DOC-Id auf der neuen Version vermerkt werden.
Unter Mitarbeiter - Mitarbeiter verwalten
Alle Mitarbeiter sollten sauber erfasst und mit allen nötigen Angaben (Ehepartner, andere Einkommen, etc.) ergänzt sein. Insbesondere bei quellensteuerpflichtigen Mitarbeitern müssen alle nötigen Angaben erfasst werden und allfällige Kinder- und Ausbildungszulagen hinterlegt sein.
Alle Löhne aller Mitarbeiter für das ganze Jahr müssen über KLARA abgerechnet sein (ansonsten ist die Lohnmeldung nicht komplett. Diese kann zwar übermittelt werden, führt aber zu einer unvollständigen Meldung gegenüber der jeweiligen Kasse).
Elektronische Lohnmeldung durchführen
Sobald alle Dezemberlöhne aller Mitarbeiter abgerechnet sind, kann mit der elektronischen Lohnmeldung begonnen werden. Dazu erscheinen im neuen ELM-Cockpit Aufgaben für jede Versicherung:
Die Tasks können nun einer nach dem anderen übermittelt werden. Man muss dafür die Aufgabe anklicken und «übermitteln» wählen:
Im nächsten Schritt bekommt man eine Vorschau auf die Dokumente, welche man prüfen kann. Danach kann man diese übermitteln. Eine Testübermittlung darf nur in Absprache mit der Versicherung gemacht werden.
Falls die Daten nicht aktuell sind (dies kann z.B. vorkommen, wenn diese Aufgabe zu einem früheren Zeitpunkt erstellt wurde und du in der Zwischenzeit in den Stammdaten oder bei den Mitarbeitern Änderungen vorgenommen hast), muss auf «Daten aktualisieren» geklickt werden, damit die neuesten Informationen übernommen werden.
Nach der Übermittlung steht die Aufgabe «in Verarbeitung» und es wird auf eine Antwort der Versicherung gewartet:
Je nach Versicherung muss noch eine Komplettierung gemacht werden. Falls es keine braucht, wird die Aufgabe direkt in der History als «erfolgreich» zugestellt, verschoben.
Nach der Übermittlung kommen von den Empfängern Rückmeldungen - das sieht man bei der eingeblendeten Zahl bei der Glocke. Mit dem Pfeil ganz rechts kommt man in die Details. Das können Fehlermeldungen oder auch nur Informationen sein. Dort müssen Benachrichtigungen bestätigt werden.
Wenn das erledigt ist, werden die Uebermittlungen ebenfalls in der History verschoben.
Die entsprechenden Dokumente werden unter Firma – Einstellungen- Dokumente - Lohnmeldungen abgelegt.
Falls eine Komplettierung nötig ist, sieht man bei der eingeblendeten Zahl bei der Glocke.
Man kann in diesem Fall auf den Pfeil ganz rechts klicken und dann auf «Link öffnen». Damit wird man auf die Seite der Versicherung geleitet, wo man die Meldung bestätigen kann. Man muss auf die Gültigkeit des Links achten. Sollte diese Frist abgelaufen sein, muss die Aufgabe angeklickt werden, dann «Daten aktualisieren» und neu übermitteln.
Die Aufgabe wird nach der Komplettierung in der History verschoben, oder sie steht noch bei den offenen Übermittlungen bis die Meldungen (wie oben erklärt) bestätigt wurden.
Sollten die Angaben falsch sein, kommt eine Fehlermeldung zurück mit dem genauen Grund. Die Angaben (z.B. falsche Kundennummer) können dann unter «Firma – Einstellungen – Versicherungen» angepasst werden. Es ist darauf zu achten, dass man vor der Änderung im Zeitstrahl oben zuerst auf den Monat klickt, ab wann die Änderung gültig sein soll, z.B. ab Januar 2025:
Danach können die Änderung erfasst und bestätigt werden.
Damit diese Änderungen übernommen werden, muss man die Aufgabe anklicken und «Daten aktualisieren» wählen. Die Meldung kann danach neu mit «übermitteln» gestartet werden.
Lohnausweis
Die Aufgabe TAX generiert den Lohnausweis. Wenn diese Aufgabe übermittelt wird, bekommt man die Möglichkeit, eine Vorschau zu generieren, um die Dokumente zu kontrollieren. Diese Dokumente werden unter Firma – Einstellungen – Dokumente – Jahresreports mit der Bezeichnung «Draft» gespeichert. Um die definitiven Dokumente zu erstellen, muss auf «finale Dokumente erstellen» geklickt werden.
Man kann die Lohnausweise ohne weiteres mit dieser Funktion ausführen. Es werden nur die Lohnausweise elektronisch versendet, welche einen der neun Kantone betreffen, die das ausdrücklich verlangen. Die anderen Daten werden bei der Uebermittlung direkt wieder gelöscht.
Nach der Uebermittlung sind die Lohnausweise unter «Firma – Einstellungen - Dokumente – Jahresreports» abgelegt. Einmal als Stapel für alle Mitarbeiter und einmal als einzelne Lohnausweise.
Dieses Vorgehen mit «Draft-Version» und «finaler Version» wird auch gemacht mit den Funktionen Lohnausweis unter Firma und beim Mitarbeiter. Diese Lohnausweise werden aber nicht der Steuerverwaltung übermittelt.
Die Vorgaben der Steuerbehörden haben sich geändert. Jeder Lohnausweis muss mit einer eindeutigen Kennzeichnung versehen werden (DOC-Id). Diese Doc-Id wird von KLARA vergeben, wenn die Aufgabe übermittelt und der Lohnausweis definitiv generiert wird.
Das mehrfach zu machen, ist nicht empfehlenswert, da es dann immer eine neue DOC-Id und damit ein Rektifikat generiert wird.
Statistikaufgaben
Mit ELM5 wird die Statistik jeden Monat aufbereitet. Dazu muss man aber die BUR-Nummer unter «Firma – Einstellungen – Arbeitsort & Öffnungszeiten – Zusätzliche Informationen» eintragen.
Um die BUR-Nummer (Betriebs- und Unternehmensregisternummer) in der Schweiz herauszufinden, meldet man sich im UID-Register (uid.admin.ch) an, wo man die Nummer unter "MyUID" finden kann. Wenn man keinen Zugang hat, kann man die Nummer direkt beim Bundesamt für Statistik (BFS) per E-Mail an infoBUR@bfs.admin.ch anfragen, indem man den Firmennamen und die UID-Nummer angibt.
Abschlussarbeiten
Sende deinen Mitarbeitern ihren persönlichen Lohnausweis per Mail oder Post (Vorsicht, dass du nicht ein PDF mit allen Mitarbeitern in einem Dokument versendest) zu und behalte auch hier eine Kopie für dich auf.
Alle Auswertungen dieser Lohnübermittlung findest du auch im Dokumenten Ordner unter dem Punkt „Jahresreports“ (Firma - Einstellungen - Dokumente - Jahresreports).
Vorbereitung für das neue Jahr
Nun stehen alle deine Mitarbeiter in der Lohnperiode Januar des nächsten Jahres. Mutiere nun alle Stammdaten der Sozialversicherungen für das neue Jahr, wiederum gemäss neuem ELM-Lohnprofil für das neue Jahr. Pflege auch die neuen BVG/PK-Abzüge der Mitarbeiter nach, führe allfällige Lohnerhöhungen, Beschäftigungsgradänderungen etc. nach und rechne erst dann die Januarlöhne ab.