Zusammenfassung
Ist SecureSend bei einer Person aktiviert, liegt die Lohnabrechnung entweder direkt in ihrem ePost-Account oder sie kommt per E-Mail mit einem sicheren Link. Welcher Weg gilt, hängt davon ab, ob die hinterlegte E-Mail-Adresse einem ePost-Account zugeordnet werden kann.
- Mit ePost-Account: Die Lohnabrechnung wird direkt in den digitalen Briefkasten des Accounts zugestellt. Die Person erhält keine separate E-Mail.
- Ohne ePost-Account: Die Person erhält eine E-Mail und kann sich in der Post-App für ePost registrieren oder einen sicheren Link per E-Mail anfordern.
- Ohne SecureSend: Ein automatischer, digitaler Versand der Lohnabrechnungen per E-Mail ist nicht mehr möglich.
So funktioniert SecureSend
Mit SecureSend verschickt KLARA die Lohnabrechnung automatisch und verschlüsselt an die E-Mail-Adresse, die du bei der Person hinterlegt hast.
- Klicke auf «Mitarbeiter» > «Mitarbeiter verwalten».
- Klicke bei der gewünschten Person auf «Adresse ändern».
- Aktiviere den Schalter «SecureSend» und prüfe die E-Mail-Adresse.
- Schliesse die Anpassung ab.
Ab jetzt geht die Lohnabrechnung dieser Person automatisch per SecureSend an die hinterlegte E-Mail-Adresse. Was dort passiert, hängt davon ab, ob die Adresse zu einem ePost-Account gehört.
Wichtig: Die E-Mail-Adresse muss exakt mit der Adresse des ePost-Accounts übereinstimmen. Nur dann wird die Lohnabrechnung dem Account zugeordnet.
Mitarbeitende mit ePost-Account
Kann die E-Mail-Adresse einem ePost-Account zugeordnet werden, liegt die Lohnabrechnung direkt im digitalen Briefkasten dieses Accounts. Die Person erhält keine separate E-Mail mit der Lohnabrechnung.
Meldet jemand, keine E-Mail erhalten zu haben, gibt es unter dieser E-Mail-Adresse sehr wahrscheinlich einen ePost-Account. Die Lohnabrechnung ist dann dort zugestellt worden.
Die Person weiss nicht mehr, ob sie einen ePost-Account hat? Dann soll sie sich mit der exakten E-Mail-Adresse einloggen, die bei der Anstellung hinterlegt ist:
- im Browser auf app.epost.ch oder
- in der Post-App.
Hat sie das Passwort vergessen, kann sie es direkt auf der Login-Seite zurücksetzen. Bei Problemen mit der SwissID wendet sich die Person direkt an SwissID: Kontakt SwissID.
Mitarbeitende ohne ePost-Account
Gibt es zur E-Mail-Adresse keinen ePost-Account, erhält die Person eine E-Mail mit der Ankündigung eines wichtigen Briefs. Im schwarzen Feld steht der Dateiname der Lohnabrechnung. In dieser E-Mail gibt es zwei Möglichkeiten.
Variante 1: Mit der Post-App und ePost
- Die Person klickt in der E-Mail auf den Bereich mit der Lohnabrechnung.
- Sie gelangt auf eine Seite der Post mit dem Hinweis, dass sie die Post-App herunterladen kann.
- In der Post-App registriert sie sich für ePost, und zwar mit exakt der E-Mail-Adresse, die du bei «Adresse ändern» hinterlegt hast.
- Nach der Registrierung steht die Lohnabrechnung in ePost bereit.
Variante 2: Ohne Post-App, mit sicherem Link
- Im unteren Bereich derselben E-Mail steht der Hinweis, dass die Post-App nicht verwendet werden muss. Die Person klickt dort auf den Text «diesen Link».
- Im Browser öffnet sich eine Seite. Die Person klickt auf «Sicheren Link anfordern».
- Sie erhält eine separate E-Mail mit einem Link zur Lohnabrechnung.
Wenn Mitarbeitende ePost nicht nutzen möchten
Personen mit ePost-Account erhalten keine E-Mail über eine neue Lohnabrechnung. Sie können deshalb nicht auf den Login im ePost-Account verzichten. Wer die Lohnabrechnung nicht mehr über ePost empfangen möchte, hat zwei Möglichkeiten:
- Andere E-Mail-Adresse hinterlegen: Trage unter «Adresse ändern» beim Schalter «SecureSend» eine E-Mail-Adresse ein, für die es noch keinen ePost-Account gibt. Die Person erhält dann die E-Mail mit den zwei Varianten aus dem vorherigen Abschnitt.
- SecureSend deaktivieren: Du lädst die Lohnabrechnungen selbst herunter und stellst sie den Mitarbeitenden direkt zu. Beachte dabei die Datenschutzregeln in deinem Unternehmen.
Ein automatischer, digitaler Versand der Lohnabrechnungen per E-Mail ohne SecureSend ist nicht mehr möglich.
Entscheidungshilfe und FAQ
| Situation | Was passiert | Wo liegt die Lohnabrechnung? |
|---|---|---|
| SecureSend aktiv, E-Mail-Adresse gehört zu einem ePost-Account | Keine E-Mail an die Person | Im digitalen Briefkasten des ePost-Accounts (app.epost.ch oder Post-App) |
| SecureSend aktiv, kein ePost-Account | E-Mail mit zwei Varianten | In ePost nach der Registrierung in der Post-App oder über den sicheren Link per E-Mail |
| Person will ePost nicht nutzen | HR hinterlegt eine Adresse ohne ePost-Account | Sicherer Link per E-Mail |
FAQ
Q: Eine Mitarbeiterin sagt, sie habe keine E-Mail mit der Lohnabrechnung erhalten. Was soll sie tun?
A: Unter ihrer E-Mail-Adresse gibt es sehr wahrscheinlich einen ePost-Account, in dem die Lohnabrechnung zugestellt wurde. Sie loggt sich mit der exakten E-Mail-Adresse auf app.epost.ch oder in der Post-App ein.
Q: Die Person erinnert sich nicht an ihr Passwort. Was nun?
A: Sie kann das Passwort direkt auf der Login-Seite zurücksetzen. Bei Problemen mit der SwissID hilft nur SwissID direkt weiter: Kontakt SwissID.
Q: Muss die Post-App verwendet werden?
A: Nein. Wer keinen ePost-Account hat, kann in der E-Mail über den Link «diesen Link» einen sicheren Link anfordern und die Lohnabrechnung ohne Post-App abrufen.
Q: Kann ich Lohnabrechnungen weiterhin automatisch per E-Mail ohne SecureSend versenden?
A: Nein. Ein automatischer, digitaler Versand per E-Mail ohne SecureSend ist nicht mehr möglich. Ohne SecureSend musst du die Lohnabrechnungen herunterladen und selbst zustellen.