Bevor in KLARA Lohnabrechnungen erstellt werden können, müssen die Angaben zu den Versicherungen und den Mitarbeitenden vollständig sein.
Anschliessend kannst du über den Menüpunkt "Mitarbeiter" in die "Lohnverarbeitung" einsteigen.
In dieser Übersicht siehst Du alles Wichtige auf einen Blick. Es gibt die Möglichkeit, die angezeigten Felder mittels dem Filter zu personalisieren.
Fehlende oder fehlerhafte Angaben werden dir als Warnung oder Fehler angezeigt. Sobald du mit der Maus drüber fährst, siehst du den Grund und kannst bei den meisten Meldungen, per Link auf der entsprechen Maske die Korrektur vornehmen.
Mit einem Klick auf den Pfeil ganz rechts gelangt man auf die provisorische Lohnabrechnung eines Mitarbeitenden:
Hier können alle Positionen im Detail kontrolliert werden. Variable Lohnbestandteile können direkt hier mittels Button "Lohnart hinzufügen" erfasst werden.
Anpassungen am Lohn, also beispielsweise eine Lohnerhöhung, können ebenfalls direkt hier eingegeben werden. Für Anpassungen an den Stammdaten, beispielsweise bei einer Änderung des Anstellungsgrades, muss zum Menüpunkt "Mitarbeiter verwalten" gewechselt werden.
Mit dem Zeitstrahl oben kannst du in bereits abgerechnete Monate zurück gehen und rückwirkende Anpassungen machen.
Wenn du mit dem Kontrollieren aller Mitarbeitenden fertig bist und die Löhne definitiv abrechnen willst, sind noch die folgenden Schritte nötig:
- Alle abzurechnenden Mitarbeiter in der Übersicht selektieren und unten auf "Lohnlauf starten" klicken
- Auf dem nächsten Screen kann dem Lohnlauf optional ein Name gegeben werden - zum Beispiel, falls Monats- und Stundenlöhner separat abgerechnet werden, damit man die beiden Lohnläufe problemlos unterscheiden kann.
Nötig ist zudem immer ein Valuta-Datum für die Zahlungsdatei (auch nötig, wenn die Löhne bar oder manuell ausbezahlt werden - in diesem Fall kannst du einfach ein beliebiges Datum in der Zukunft, zum Beispiel morgen, wählen).
Nun gibt es die Möglichkeit, den Lohnlauf als Entwurf zwischenzuspeichern, falls aus irgendeinem Grund doch noch Änderungen zu erwarten sind oder man die prov. Lohnabrechnungen intern zur Kontrolle weiterleiten möchte. Lohnläufe im Entwurf sieht man im Anschluss auf der Übersichtsseite im entsprechenden Abschnitt und kann sie von dort aus weiterverarbeiten.
Um den Lohnlauf definitiv abzuschliessen, klicke bitte auf "Verbuchen & auszahlen".
3. Der Lohnlauf wird im Hintergrund abgeschlossen und du landest auf der Übersichtsseite. Solange die Berechnung noch läuft, siehst du folgendes Bild (Abrechnung im blauen Status).
4. Alle vier Kreise werden grün, sobald die entsprechenden Aufgaben erfolgreich abgeschlossen werden konnten.
In diesem Beispiel siehst du, dass der Lohnlauf erfolgreich abgeschlossen wurde und die Verbuchung in die Fibu erfolgreich durchgeführt worden ist. "Banktransfer" ist hier grau, weil gar kein Bankkonto verbunden ist - natürlich wird das bei erfolgreichem Senden an die Bank bei automatischer Bankanbindung ebenfalls grün. Gelb beim Versand der Lohnabrechnungen bedeutet, dass nicht alle Lohnabrechnungen erfolgreich versendet werden konnten. Dies wird dir jeweils auch angezeigt, wenn du mit der Maus auf den entsprechenden Kreis fährst:
Der Email-Versand an die Mitarbeitenden kann hier jederzeit für einzelne oder alle Mitarbeitenden neu ausgelöst werden: