Automatische Verbuchung – Zahlungsarten

In der automatischen Verbuchung bietet KLARA dir verschiedene Zahlungsarten zur Auswahl. Hier kannst du angeben wie der entsprechende Beleg bezahlt wurde oder wird.

Die Auswahl der Zahlungsarten ist abhängig vom gewählten Geschäftsfall. Während du bei Verbindlichkeiten beispielwiese auch eine Zahlung auslösen kannst, gibst du bei Forderungen an wie dein Kunde die Rechnung bezahlen wird.

QR-Zahlung

Dies ist die richtige Zahlungsoption für Rechnungen, denen ein Einzahlungsschein mit einem QR-Code beiliegt. KLARA liest die Angaben im QR-Code und allfällige Textinformationen des Einzahlungsscheins und füllt dir die Eingabemaske bereits aus. Einerseits wird bei der Verwendung dieser Zahlungsart eine offene Verbindlichkeit verbucht, welche nachher beim Zahlungsausgang über den Bankabgleich wieder ausgeglichen wird. Andererseits löst diese Zahlungsart einen Zahlungsauftrag aus, welcher mittels automatischem Bankabgleich oder manuell via Upload der «pain.001»-Datei an die Bank übermittelt werden kann.  

Bank Überweisung an IBAN Konto

Die Rechnung enthält IBAN-Angaben oder wurde zusammen mit einem roten (nicht orangen) Einzahlungsschein versendet oder es handelt sich um eine internationale Banküberweisung? Dann ist das die richtige Zahlungsart für deine Rechnung. Diese Zahlungsart verlangt neben der IBAN-Nummer des Zahlungsempfängers einen Zahlungsvermerk im Stil von «Rechnung 15», «Kundenummer 12346» oder «Miete Januar».

Oranger Einzahlungsschein

Die Rechnung enthält einen orangen Einzahlungsschein mit Referenznummer, dann wird dir KLARA diese Zahlungsart empfehlen. Das Konto ist in diesem Fall keine IBAN-Nummer, sondern in der Form 01-999-9 (KLARA ergänzt automatisch mit allenfalls fehlenden Nullen) oder ähnlich und es gibt zwingend eine Referenznummer, welche bei der Zahlung übermittelt werden muss. Diese Zahlungsart erlaubt keine Übermittlung eines Zahlungsvermerks im Stil von «Rechnung 15». Wie bei allen Optionen, welche zur Verfügung stehen, wenn die Rechnung noch nicht bezahlt wurde, verbucht KLARA eine offene Verbindlichkeit (Kreditor) und bereitet die Zahlung zur Übermittlung an das gewählte Bankkonto vor.

Bargeldlose Zahlung

Diese Zahlungsart kannst du wählen, wenn Aufwände in einer bargeldähnlichen Form bezahlt werden. Dies können ein PayPal-Konto, ein aufladbares Prepaid-Guthaben, IFS-Kontokorrente oder ähnliche Geschäftsfälle sein. Diese Zahlart wird direkt auf dem entsprechenden Konto verbucht und es wird keine offene Verbindlichkeit (OP) generiert. Voraussetzung ist, dass ein «Anderes Cash Konto» in der Eröffnungsbilanz oder in den Einstellungen des Geschäftsjahrs erfasst ist.

Kasse

Diese Zahlungsart ist zu verwenden, wenn ein Barverkauf oder eine Zahlung aus einer KLARA Kasse oder einer Bar-, Porto- oder Spesenkasse erfolgt. Diese Zahlart wird direkt auf dem entsprechenden Kassenkonto verbucht, respektive bei der KLARA Kasse auf das Transferkonto der KLARA Kasse belastet/gutgeschrieben. Es wird keine offene Verbindlichkeit oder Forderung (OP) generiert. Voraussetzung ist, dass eine Kasse in der Eröffnungsbilanz oder in den Einstellungen des Geschäftsjahrs erfasst ist oder die KLARA Kasse eingerichtet ist.

Bankkonto

Bei automatischen Kontobelastungen wie eBill und dem Lastschriftverfahren (LSV) oder direkt im Online-Banking erfasste Zahlungen kann der entsprechende Beleg mittels dieser Zahlungsart verbucht werden. Für Zahlungen mit einer PostFinance-Card oder eine Maestro-Karte kann ebenfalls diese Funktion verwendet werden. Diese Zahlungsart löst in KLARA eine Buchung als offene Verbindlichkeit aus, welche später beim tatsächlichen Zahlungsausgang über den Bankabgleich wieder ausgeglichen wird. Diese Zahlungsart löst keine erneute Bankzahlung aus. Bitte erfasse das Bankkonto deiner Firma vorgängig in den Firmenstammdaten.

Mitarbeiter

Hat dein Mitarbeiter diese Rechnung privat bezahlt und du willst ihm das Geld mit der nächsten Lohnzahlung zurückzahlen? Dann verwende diese Option. Bei dieser Zahlungsart wird der Betrag auf einem Mitarbeiter-Kontokorrent verbucht und du legst fest mit welchem der folgenden Löhne der Betrag als Spesen ausbezahlt wird. Voraussetzung ist, dass der KLARA-Lohn eingerichtet ist.

Andere Person

Werden Auslagen nicht direkt mittels Banküberweisung oder bar bezahlt, sondern auf einem Kontokorrent gegenüber einem Dritten verbucht, kann diese Zahlungsart verwendet werden. Dies ist häufig bei Firmeninhabern (GmbH, AG), Geschäftsleitungsmitgliedern, Vereinspräsidenten/Vorstandsmitgliedern, Projektleitern etc. der Fall, bei denen allfällige Auslagen nicht via Lohnabrechnung zurückbezahlt werden. Inhaber von Einzelunternehmen steht innerhalb der Option «Andere Person» der Eintrag «Privatkonto» zur Auswahl. Die Kontokorrekte können unter «Buchhaltung einrichten» erfasst werden, dabei können Kontokorrente mit oder ohne Zins erfasst werden. Das Privatkonto steht abhängig von der Rechtsform deines Unternehmens zur Verfügung und kann ebenfalls im vorgenannten Menu um zusätzliche Positionen erweitert werden.

Verwendest du Firmen-Kreditkarten? Dann empfehlen wir dir, die Kreditkarte ebenfalls als Kontokorrent zu erfassen und bei Belegen, welche mit der Karte bezahlt wurden, diese Option zu wählen.

Transferkonto

Wird die Belastung deines Beleges nicht direkt verbucht? Hat dich dein Buchhalter oder deine Treuhänderin gebeten ein Durchlauf-, Hilfs-, Geldtransit-, Scharnier- oder Transferkonto zu verwenden? Dann ist das deine Zahlungsart. KLARA eröffnet automatisch ein Transferkonto für den Lohn und ein generelles Transferkonto. Weitere Transferkonten kannst du in der Einrichtung der Buchhaltung erfassen.

KLARA Kasse: Du setzt eine KLARA Kasse ein und vermisst nun hier dein POS Transferkonto? Das geht jetzt einfacher: Wenn du deinen Beleg mit Bargeld aus einer Kasse bezahlt hast, kannst du die Option «Kasse» wählen, KLARA wählt automatisch das richtige Konto sowohl für KLARA Kassen wie auch für Drittkassen ohne automatische Verbuchung der Barbezüge/-einlagen. Siehe auch Zahlungsart «Kasse».