Automatische Verbuchung – Zahlungsarten

In der automatischen Verbuchung bietet KLARA dir je nach Geschäftsfall verschiedene Zahlungsarten zur Auswahl. Hier kannst du angeben wie der entsprechende Beleg bezahlt wurde oder wird.

Folgende Zahlungsarten stehen in KLARA zur Auswahl.

Oranger Einzahlungsschein

Die Rechnung enthält einen orangen (keinen roten) Einzahlungsschein mit Referenznummer oder entsprechende Angaben auf der Rechnung selber. Das Konto ist in diesem Fall keine IBAN-Nummer sondern in der Form 01-999-9 (KLARA ergänzt automatisch mit allenfalls fehlenden Nullen) oder ähnlich und es gibt zwingend eine Referenznummer, welche bei der Zahlung übermittelt werden muss. Diese Zahlungsart erlaubt keine Übermittlung eines Zahlungsvermerks im Stil von «Rechnung 15». Diese Zahlungsart löst in KLARA eine Verbuchung in der Buchhaltung als offene Verbindlichkeit aus, welche nachher beim Zahlungsausgang über den Bankabgleich wieder ausgeglichen wird. Ausserdem löst diese Zahlungsart einen Zahlungsauftrag aus, welcher mittels der «pain.001-Datei» an die Bank übermittelt werden kann. Voraussetzung ist, dass ein Bankkonto bei einer Schweizer Bank eingerichtet wurde.

Bank Überweisung IBAN

Die Rechnung enthält IBAN-Angaben oder wurde zusammen mit einem roten (nicht orangen) Einzahlungsschein versendet. Diese Zahlungart ist auch zu verwenden, wenn der Rechnungssteller eine ausländische Bank verwendet. Diese Zahlungsart verlang neben der IBAN-Nummer des Zahlungsempfängers einen  Zahlungsvermerks im Stil von «Rechnung 15», «Kundenummer 12346» oder «Miete Januar». Diese Zahlungsart löst in KLARA eine Verbuchung in der Buchhaltung als offene Verbindlichkeit aus, welche nachher beim Zahlungsausgang über den Bankabgleich wieder ausgeglichen wird. Ausserdem löst diese Zahlungsart einen Zahlungsauftrag aus, welcher mittels der «pain.001-Datei» an die Bank übermittelt werden kann. Voraussetzung ist, dass ein Bankkonto bei einer Schweizer Bank eingerichtet wurde.

Abrechnung über Spesen

Bei dieser Zahlungsart wird der Betrag einem Mitarbeiter-Kontokorrent verbucht und kann mit einem der nächsten Löhne ausbezahlt werden. Voraussetzung ist, dass der KLARA-Lohn eingerichtet ist.

Barzahlung Kasse

Diese Zahlungsart ist zu verwenden, wenn Auslagen aus einer Bar-, Porto- oder Spesenkasse bezahlt werden. Diese Zahlart wird direkt auf dem entsprechenden Kassenkonto verbucht, d.h. es wird keine offene Verbindlichkeit (OP) generiert. Voraussetzung ist das eine Kasse in der Eröffnungsbilanz oder in den Einstellung des Geschäftsjahrs erfasst ist.

Zahlung andere Cash-Konti

Diese Zahlungsart ist zu verwenden, wenn Auslagen mit einer anderen bargeldähnlichen Form bezahlt werden. Dies können z.B. Paypal-Konti, aufladbares Kontokorrent, IFS-Kontokorrente oder ähnlich sein. Diese Zahlart wird direkt auf dem entsprechenden Kassenkonto verbucht, d.h. es wird keine offene Verbindlichkeit (OP) generiert. Voraussetzung ist das ein solches Konto in der Eröffnungsbilanz oder in den Einstellung des Geschäftsjahrs erfasst ist.

Belastung verzinsliche und unverzinsliche Kontokorrente

Werden Auslagen nicht direkt mittels Banküberweisung oder bar bezahlt sondern auf einem Kontokorrent gegenüber einem dritten Verbucht, kann diese Zahlungsart verwendet werden. Dies ist häufig bei Firmeninhabern (GmbH, AG), Geschäftsleitungsmitgliedern, Vereinspräsidenten/Vorstandsmitgliedern, Projektleiter etc. der Fall, wo allfällige Auslagen nicht sofort zurückbezahlt werden sollen. Inhaber von Einzelunternehmen werden die Zahlungsart «Privatkonto». Voraussetzung ist das ein solches Kontokorrent in der Eröffnungsbilanz oder in den Einstellung des Geschäftsjahrs erfasst ist.

Privatkonto

Werden bei Einzelunternehmen Auslagen nicht direkt mittels Banküberweisung oder bar bezahlt sondern vom Inhaber vorgeschossen, kann diese Zahlungsart verwendet werden. Anderen Rechtsformen steht diese Option nicht zur Verfügung. Firmeninhaber von GmbH, AG oder Vereinspräsidenten/Vorstandsmitgliedern müssen dazu verzinsliche oder unverzinsliche Kontokorrente einrichten. Diese Konto wird bei Einzelunternehmen automatisch erstellt. Wenn z.B. die mitarbeitete Ehefrau respektive der mitarbeitende Ehemann ebenfalls ein solches separates Konto benötigt, ist dies in der Eröffnungsbilanz oder in den Einstellung des Geschäftsjahrs vorgängig zu eröffnen.

LSV/Maestro/Banküberweisung (bereits bezahlt)

Sollen Rechnung verbucht werden, die z.B. schon über das Online-Banking-Portal der Bank erfasst worden sind ist diese Zahlungsart zu verwenden. Auch können damit Zahlung mit einer Postfinance-Card oder eine Maestro-Karte verbucht werden. Auch bei automatischen Kontobelastungen wie Debitdirect oder dem Lastschriftverfahren (LSV) kann mittels dieser Zahlungsart der Aufwand verbucht werden. Diese Zahlungsart löst in KLARA eine Verbuchung in der Buchhaltung als offene Verbindlichkeit aus, welche nachher beim tatsächlichen Zahlungsausgang über den Bankabgleich wieder ausgeglichen wird. Diese Zahlungsart löst aber keinen Zahlungsauftrag «pain.001» aus, welcher an die Bank übermittelt werden kann. Voraussetzung ist, dass ein Bankkonto bei einer Schweizer Bank eingerichtet wurde.