Introduction
Dans la comptabilisation automatique, KLARA vous propose différents modes de paiement.
Vous pouvez indiquer ici comment le justificatif concerné a été ou sera payé. Pour la procédure standard via le compte bancaire de l’entreprise, sélectionnez « Compte bancaire ». Toutes les autres possibilités sont expliquées ici.
Le choix du mode de paiement dépend du cas d’affaires sélectionné (dettes, c’est-à-dire charges, ou créances, c’est-à-dire revenus). Alors qu’un paiement peut être déclenché pour les dettes, vous indiquez pour les créances comment votre client paiera ou a payé la facture.
Dette – Pas encore payée, demander le paiement
Si la dette doit encore être payée, vous sélectionnez d’abord le mode de paiement.
- KLARA crée un poste ouvert pour ce partenaire / ce justificatif.
- Ce paiement est également ajouté à la liste « payer ». Vous pouvez ainsi envoyer directement à la banque l’ordre de paiement de toutes les factures, lequel peut être transmis à la banque au moyen de la réconciliation bancaire automatique ou manuellement via le téléchargement du fichier « pain.001 ».
Paiement QR
Sélectionnez cette option si la facture contient un code QR. KLARA lit les informations du code QR ainsi que les éventuelles informations textuelles du bulletin de versement et préremplit le formulaire de saisie.
Virement bancaire vers un compte IBAN
La facture contient des informations IBAN ou il s’agit d’un virement bancaire international ? Alors c’est le mode de paiement approprié pour votre facture. En plus du numéro IBAN du bénéficiaire, ce mode de paiement nécessite une communication de paiement telle que « Facture 15 », « Numéro de client 12346 » ou « Loyer janvier ».
Dette – Déjà payée
Paiement sans espèces
TWINT, PayPal, portefeuille électronique, crédit prépayé, Revolut ou similaire. Vous pouvez sélectionner ce mode de paiement lorsque des charges ont été payées sans espèces, mais pas depuis la banque connectée. Ce mode de paiement est comptabilisé directement sur le compte correspondant et aucune dette ouverte (poste ouvert) n’est générée.
Pour cela, saisissez d’abord « Autre compte de trésorerie » dans le bilan d’ouverture.
Caisse (tous les paiements en espèces)
La facture a été payée en espèces par une vente au comptant, un paiement depuis une caisse KLARA ou une caisse d’espèces, de frais ou de timbres. Ce mode de paiement est comptabilisé directement sur le compte de caisse correspondant. Aucun poste ouvert n’est généré.
Ici aussi, le compte doit avoir été saisi dans le bilan d’ouverture. (Caisse, espèces, caisse de frais...)
KLARA - CAISSE POS
Avec la caisse KLARA, le paiement est débité/crédité sur le compte de transfert de la caisse KLARA. De l’autre côté, cet argent doit être enregistré dans la caisse. Aucune dette ou créance ouverte (poste ouvert) n’est générée.
Compte bancaire
Pour les prélèvements automatiques tels que l’eBill et la procédure de prélèvement (LSV), ou pour les paiements saisis directement dans l’e-banking, le justificatif correspondant peut être comptabilisé avec ce mode de paiement.
- Ce mode de paiement peut également être utilisé pour les paiements effectués avec une carte bancaire, c’est-à-dire une PostFinance Card ou une carte Maestro de la banque connectée. (Ils apparaissent également dans la synchronisation.)
- Ce mode de paiement déclenche dans KLARA l’écriture en tant que dette ouverte (poste ouvert).
- Celle-ci doit ensuite être soldée lors de la sortie effective du paiement via la réconciliation bancaire. Cela ne déclenche pas un nouveau paiement bancaire.
- Saisissez au préalable le compte bancaire de votre entreprise dans les données de base de l’entreprise.
Collaborateur
Le justificatif a été payé à titre privé par un collaborateur ou une collaboratrice et vous souhaitez lui rembourser l’argent avec le prochain paiement de salaire. (Via le module de salaires KLARA) Utilisez alors cette option.
- Avec ce mode de paiement, le montant est comptabilisé sur un compte courant de collaborateur et vous définissez avec quel salaire suivant le montant sera versé en tant que frais.
- Il est nécessaire que les salaires KLARA soient configurés. Sinon, il s’agirait d’un paiement par une autre personne.
Autre personne
Une tierce personne (personne privée, collaborateur...) a payé le justificatif : le paiement est alors comptabilisé sur le compte courant. Le montant payé reste sur le compte courant jusqu’à ce qu’il soit remboursé ou sorti de la comptabilité.
- Au préalable : saisissez le compte dans le bilan d’ouverture sous « compte courant non rémunéré » ou « compte courant rémunéré ».
- Sélectionnez d’abord le partenaire (p. ex. personne privée ou société de cartes de crédit) et la relation correspondante.
Qui a payé ? → Que sélectionner ?
| Qui a payé | Mode de paiement / Compte |
|---|---|
| Propriétaire de l’entreprise Sàrl/SA, direction, président·e du comité / membre du comité, chef·fe de projet | « Autre personne » → Compte courant |
| Propriétaire d’une entreprise individuelle : En savoir plus |
« Autre personne » → Indication de la personne Compte privé (sous-option uniquement pour la forme juridique entreprise individuelle) |
| Paiement avec une carte de crédit de l’entreprise | « Autre personne » → Compte courant (carte de crédit enregistrée comme compte courant) |
Utilisez-vous des cartes de crédit de l’entreprise ? Nous vous recommandons alors d’enregistrer également la carte de crédit comme compte courant et de sélectionner cette option pour les justificatifs payés avec la carte. Dès que vous payez la facture de la carte de crédit, le compte est à nouveau soldé.
Compte de transfert
Le justificatif n’est pas comptabilisé directement sur le compte de charges/produits, mais temporairement sur un compte de passage – généralement sur instruction de la fiduciaire ou de la comptable.
Caractéristiques
Un compte de transfert doit être saisi pour les comptes suivants.
- Compte de passage
- Compte auxiliaire
- Compte de transit des fonds
- Compte de liaison
- Compte de transfert
- « La fiduciaire / la comptable a dit que je devais utiliser un compte intermédiaire »
Ce que KLARA fait automatiquement
| Cas | Compte |
|---|---|
| Paiements de salaires | Compte de transfert automatique pour les salaires (compte de passage des salaires déjà existant) |
| Tous les autres cas | Compte de transfert général (déjà existant). |
| Besoin supplémentaire | Créez vous-même d’autres comptes de transfert sous « Configurer la comptabilité ». |
Cas particulier important – à ne pas confondre avec « Caisse »
Les paiements en espèces provenant d’une caisse (caisse KLARA ou caisse tierce) ne doivent pas être saisis ici, mais avec le mode de paiement « Caisse » – KLARA sélectionne automatiquement le compte POS / de transfert approprié. → Voir le mode de paiement « Caisse ».
Créances – Paiements provenant de recettes / produits
Création de justificatifs via KLARA :
Dans KLARA, il existe les types de création de justificatifs suivants. Les articles KLARA constituent dans chaque cas la base des produits. Selon le cas, ces écritures sont intégrées différemment dans la comptabilité, concernent d’autres comptes et sont comptabilisées automatiquement dans KLARA.
- Caisse
- Facturation
- Confirmation de commande pour paiement anticipé
- Commandes de la boutique en ligne
Facturation / recettes en dehors de KLARA :
Les justificatifs relatifs aux produits sont générés à partir d’un système tiers. Il existe différents types, dont voici quelques exemples :
- Vous utilisez un outil séparé pour la facturation
- Vous utilisez une autre caisse
- Votre service est réservé et payé directement en ligne via un système tiers
- Vous avez créé un reçu manuscrit ou une facture Word
Vous pouvez également utiliser très simplement ces justificatifs via le workflow de comptabilisation, sous Produits, et sélectionner le cas d’affaires Produit au lieu de Charge.
Au lieu des articles, des tags sont directement ajoutés à l’écriture afin de pouvoir attribuer le produit.
Sélectionnez le mode de paiement suivant :
Caisse : le justificatif est comptabilisé via la caisse, p. ex. encaissé par une autre caisse. Pour en savoir plus, veuillez consulter l’article Comptabiliser la clôture journalière.
Vente sur facture, trois possibilités :
- Vente sur facture : le client a reçu la facture / le justificatif, mais le paiement est encore en attente ou est effectué par virement bancaire (également paiement anticipé via la banque). Un poste ouvert est créé et attend le paiement. Dès que celui-ci est reçu, le paiement est comptabilisé avec ce justificatif.
- Vente au comptant : le client a payé directement en espèces. Il existe différents types de liquidités en espèces. (Caisse, portefeuille, caisse de frais...). Aucun poste ouvert n’est donc créé. L’argent peut ensuite être déposé en banque et comptabilisé.
- Vente par carte de crédit / carte de débit / TWINT : la facture a été réglée, p. ex. via un outil en ligne > il ne s’agit pas d’une transaction via la banque de l’entreprise et aucun poste ouvert n’est créé. Si vos recettes sont réalisées en dehors de KLARA, comptabilisez alors le décompte comme justificatif. Le paiement passe ensuite par le compte de transfert 1101. Dès que les paiements vous sont versés, vous pouvez les réconcilier dans la réconciliation bancaire.