Dans la comptabilisation automatique, KLARA propose plusieurs modes de paiement au choix. Tu peux indiquer ici comment le justificatif correspondant a été ou sera payé.
Le choix des modes de paiement dépend de la transaction choisie. Tandis que pour une dette, tu peux aussi déclencher p. ex. un paiement, pour une créance, tu indiques la manière dont ton client paiera la facture.
Paiement QR
C’est le choix de paiement pour des factures auxquelles est associé un bulletin de versement avec un QR code. KLARA lit les données du QR code et les éventuelles informations du bulletin de versement, puis remplit déjà en amont le masque de saisie. D’une part, une dette ouverte est comptabilisée lorsque ce mode de paiement est utilisé. Cette dette est soldée par le rapprochement bancaire au moment du décaissement. D’autre part, ce mode de paiement déclenche un ordre de paiement qui peut être transmis à la banque par un rapprochement bancaire automatique ou manuellement, via upload du fichier «pain.001».
Virement bancaire sur compte IBAN
La facture contient des données IBAN ou a été envoyée accompagnée d’un bulletin de versement rouge (non pas orange), ou bien il s’agit d’un virement bancaire international? Dans ce cas, c’est le mode de paiement qui convient pour ta facture. Outre le numéro IBAN du destinataire du paiement, ce mode de paiement requiert une mention spécifique, p. ex. «Facture 15», «Numéro de client 12346» ou «Loyer janvier».
Bulletin de versement orange
La facture contient un bulletin de versement orange avec numéro de référence. KLARA te recommande alors ce mode de paiement. Dans ce cas, le compte n’est pas un numéro IBAN, mais se présente sous la forme 01-999-9 (KLARA complète éventuellement les zéros manquants) ou similaire. Il y a obligatoirement un numéro de référence qui doit être communiqué lors du paiement. Ce type de paiement n’autorise pas la communication d’une mention de paiement de type «Facture 15». Comme pour toutes les options disponibles, lorsque la facture n’a pas encore été payée, KLARA comptabilise une dette ouverte (créancier) et prépare le paiement en vue du transfert sur le compte bancaire choisi.
Paiement sans numéraire
Tu peux choisir ce mode de paiement si des charges sont payées sous une forme similaire à des espèces. Il peut s’agir d’un compte PayPal, d’un crédit prépayé rechargeable, de comptes courants IFS ou d’opérations similaires. Ce mode de paiement est comptabilisé directement sur le compte correspondant et ne génère pas de dette ouverte. Toutefois, il est impératif qu’un «Autre compte espèces» ait été créé dans le bilan d’ouverture ou dans les paramètres de l’exercice.
Caisse
Ce mode de paiement doit être utilisé en cas de vente en espèces ou bien de paiement à partir d’une caisse KLARA ou d’une caisse paiements espèces, d’une petite caisse ou d’une caisse frais. Ce mode de paiement est comptabilisé directement sur le compte de caisse correspondant, ou bien débité/crédité à la caisse KLARA, sur le compte de transfert de la caisse KLARA. Aucune dette ou créance ouverte n’est générée. Toutefois, il est impératif qu’une caisse ait été créée dans le bilan d’ouverture ou dans les paramètres de l’exercice ou bien que la caisse KLARA soit configurée.
Compte bancaire
Pour des débits en compte automatiques comme eBill, le prélèvement bancaire ou des paiements saisis directement dans l’e-banking, le justificatif concerné peut être comptabilisé au moyen de ce mode de paiement. Cette fonction peut aussi être utilisée pour des paiements avec carte PostFinance ou Maestro. Ce mode de paiement déclenche dans KLARA une comptabilisation sous forme de dette ouverte qui, ultérieurement, lors du décaissement effectif, sera rééquilibrée par le biais du rapprochement bancaire. Ce mode de paiement ne déclenche pas de nouveau paiement bancaire. Veille à créer en amont le compte bancaire de ta société dans les données de base de l’entreprise.
Employé/e
Ton employé/e a payé cette facture avec de l’argent privé et tu souhaites lui rembourser le montant avec le prochain versement de salaire? Dans ce cas, utilise cette option. Pour ce mode de paiement, le montant est comptabilisé sur un compte courant employés et tu détermines avec lequel des salaires suivants le montant sera versé sous forme de frais. Toutefois, il est impératif que le salaire KLARA ait été configuré.
Autre personne
Ce mode paiement peut être utilisé si les frais ne sont pas payés directement par virement bancaire ou en espèces, mais sont comptabilisés sur un compte courant envers un tiers. C’est souvent le cas avec les propriétaires d’entreprises (SARL, SA), les membres de direction, les présidents d’association/membres de comité, les responsables de projet, etc., pour lesquels les frais éventuels ne sont pas remboursés via un bulletin de salaire. Les propriétaires d’entreprises individuelles peuvent sélectionner l’entrée «Compte privé» sous l’option «Autre personne». Les comptes courants peuvent être créés sous «Création comptabilité» et définis avec ou sans taux d’intérêt. Le compte privé est à disposition indépendamment de la forme juridique de ton entreprise et peut, de même, être augmenté de postes supplémentaires à partir du menu précité.
Utilises-tu des cartes de crédit d’entreprise? Si oui, nous te recommandons de saisir la carte de crédit comme compte courant et de la choisir pour les justificatifs qui ont été payés avec cette carte.
Compte de transfert
Le débit de ton justificatif n’est pas comptabilisé directement? Ton comptable ou ta fiduciaire t’ont-ils demandé d’utiliser un compte de passage, auxiliaire, de transit, charnière ou de transfert? Alors il s’agit de ton mode de paiement. KLARA ouvre automatiquement un compte de transfert pour le salaire et un compte de transfert générique. Lors de la mise en place de la comptabilité, tu peux créer d’autres comptes de transfert.
Caisse KLARA: tu mets en place une caisse KLARA, mais il te manque encore ton compte de transfert POS? Désormais, c’est plus simple: lorsque tu as payé ton justificatif avec des espèces prélevées d’une caisse, tu peux choisir l’option «Caisse» et KLARA sélectionnera automatiquement le bon compte, aussi bien pour les caisses KLARA que pour des caisses tierces, sans comptabilisation automatique des retraits/dépôts d’espèces. Voir aussi mode de paiement «Caisse».