Introduzione
Nella registrazione automatica KLARA offre diverse modalità di pagamento tra cui scegliere.
Qui puoi indicare come è stato o sarà pagato il documento corrispondente. Per la procedura standard tramite conto bancario aziendale si seleziona "Conto bancario". Tutte le altre possibilità sono illustrate qui.
La scelta delle modalità di pagamento dipende dal caso aziendale selezionato (debiti, quindi costi, oppure crediti, quindi ricavi). Mentre per i debiti è possibile avviare un pagamento, per i crediti indichi come il tuo cliente pagherà o ha pagato la fattura.
Debito - Non ancora pagato, da predisporre per il pagamento
Se il debito deve ancora essere pagato, seleziona innanzitutto la procedura.
- KLARA crea una voce aperta per questo partner/documento.
- Inoltre, questo pagamento viene inserito nell'elenco "pagare". In questo modo puoi inviare direttamente alla banca l'ordine di pagamento di tutte le fatture, che può essere trasmesso alla banca tramite il confronto bancario automatico oppure manualmente caricando il file «pain.001».
Pagamento QR
Seleziona questa opzione se alla fattura è allegato il codice QR. KLARA legge i dati contenuti nel codice QR e le eventuali informazioni testuali della polizza di versamento e compila già il modulo di inserimento.
Bonifico bancario su conto IBAN
La fattura contiene i dati IBAN oppure si tratta di un bonifico bancario internazionale? In tal caso questa è la modalità di pagamento corretta per la tua fattura. Oltre al numero IBAN del beneficiario, questa modalità di pagamento richiede una causale del pagamento come «Fattura 15», «Numero cliente 12346» o «Affitto gennaio».
Debito - Già pagato
Pagamento senza contanti
TWINT, Paypal, portafoglio elettronico, credito prepagato, Revolut o simili. Puoi selezionare questa modalità di pagamento quando i costi sono stati pagati senza contanti, ma non tramite la banca collegata. Questa modalità di pagamento viene registrata direttamente sul conto corrispondente e non viene generato alcun debito aperto (partita aperta).
A questo scopo, inserisci innanzitutto «Altro conto contanti» nel bilancio di apertura.
Cassa (tutti i pagamenti in contanti)
La fattura è stata pagata in contanti tramite vendita in contanti, pagamento da una cassa KLARA oppure da una cassa contanti, postale o spese. Questa modalità di pagamento viene registrata direttamente sul conto cassa corrispondente. Non viene generata alcuna partita aperta.
Anche in questo caso il conto deve essere stato inserito nel bilancio di apertura. (Cassa, contanti, cassa spese...)
KLARA - CASSA POS
Con la cassa KLARA, il pagamento viene addebitato/accreditato sul conto di trasferimento della cassa KLARA. Dall'altra parte, questo denaro deve essere registrato nella cassa. Non viene generato alcun debito o credito aperto (partita aperta).
Conto bancario
Per gli addebiti automatici sul conto, come eBill e il sistema di addebito diretto (LSV), oppure per i pagamenti registrati direttamente nell'online banking, il documento corrispondente può essere registrato utilizzando questa modalità di pagamento.
- Questa funzione può essere utilizzata anche per i pagamenti con una carta bancaria, ovvero una PostFinance Card o una carta Maestro della banca collegata. (appaiono anch'essi nella sincronizzazione)
- Questa modalità di pagamento genera in KLARA la registrazione come debito aperto (partita aperta).
- Successivamente deve essere compensata con l'effettiva uscita del pagamento tramite il confronto bancario. Questa operazione non genera un nuovo pagamento bancario.
- Inserisci preventivamente il conto bancario della tua azienda nei dati anagrafici dell'azienda.
Collaboratore
Il documento è stato pagato privatamente da un collaboratore o da una collaboratrice e vuoi rimborsare il denaro con il prossimo pagamento dello stipendio. (Tramite il modulo Stipendi KLARA) In tal caso utilizza questa opzione.
- Con questa modalità di pagamento, l'importo viene registrato su un conto corrente del collaboratore e stabilisci con quale dei seguenti stipendi l'importo verrà corrisposto come spesa.
- È necessario che il modulo Stipendi KLARA sia configurato. In caso contrario, si tratterebbe di un pagamento effettuato da un'altra persona.
Altra persona
Una terza persona (privato, collaboratore...) ha pagato il documento: in tal caso il pagamento viene registrato sul conto corrente. L'importo pagato rimane sul conto corrente fino a quando non viene rimborsato o stornato.
- Prima: inserisci il conto nel bilancio di apertura alla voce "conto corrente non fruttifero" o "conto corrente fruttifero".
- Qui selezioni innanzitutto il partner (ad es. persona privata o società emittente della carta di credito) e il relativo rapporto.
Chi ha pagato? → Cosa selezionare?
| Chi ha pagato | Modalità di pagamento / Conto |
|---|---|
| Titolare dell'azienda GmbH/SA, direzione, presidente del comitato direttivo/membro del comitato, responsabile del progetto | «Altra persona» → Conto corrente |
| Titolare di una ditta individuale: Maggiori informazioni |
«Altra persona» → Indicazione della persona Conto privato (sotto-opzione disponibile solo per la forma giuridica ditta individuale) |
| Pagamento con carta di credito aziendale | «Altra persona» → Conto corrente (carta di credito registrata come conto corrente) |
Utilizzi carte di credito aziendali? Ti consigliamo di registrare anche la carta di credito come conto corrente e di selezionare questa opzione per i documenti pagati con la carta. Non appena paghi la fattura della carta di credito, il conto viene nuovamente compensato.
Conto di trasferimento
Il documento non viene registrato direttamente sul conto dei costi/ricavi, ma viene temporaneamente registrato su un conto transitorio, di solito su indicazione della fiduciaria o della contabile.
Caratteristiche distintive
Per i seguenti conti è necessario registrare un cosiddetto conto di trasferimento.
- Conto transitorio
- Conto ausiliario
- Conto di transito del denaro
- Conto cerniera
- Conto di trasferimento
- «La fiduciaria/il contabile ha detto che devo utilizzare un conto transitorio»
Cosa fa automaticamente KLARA
| Caso | Conto |
|---|---|
| Pagamenti degli stipendi | Conto di trasferimento automatico per gli stipendi (conto transitorio stipendi già esistente) |
| Tutti gli altri casi | Conto di trasferimento generale (già esistente). |
| Necessità aggiuntiva | Crea autonomamente altri conti di trasferimento in «Configurare la contabilità». |
Caso particolare importante – da non confondere con «Cassa»
I pagamenti in contanti effettuati da una cassa (cassa KLARA o cassa di terzi) non rientrano in questa categoria, ma nella modalità di pagamento «Cassa»: KLARA seleziona automaticamente il conto POS/di trasferimento appropriato. → Vedi modalità di pagamento «Cassa».
Crediti - Pagamenti derivanti da entrate / ricavi
Creazione del documento tramite KLARA:
All'interno di KLARA esistono i seguenti tipi di creazione dei documenti. Gli articoli KLARA costituiscono la base per i ricavi. A seconda del caso, queste registrazioni confluiscono in modo diverso nella contabilità, riguardano conti diversi e vengono registrate automaticamente all'interno di KLARA.
- Cassa
- Fatturazione
- Conferma d'ordine per pagamento anticipato
- Ordini del negozio online
Fatturazione / Entrate al di fuori di KLARA:
I documenti relativi ai ricavi vengono generati da un sistema di terzi; esistono diversi tipi, alcuni esempi sono riportati di seguito:
- Utilizzi uno strumento separato per la fatturazione
- Utilizzi un'altra cassa
- Il tuo servizio viene prenotato e pagato direttamente online tramite un sistema di terzi
- Hai emesso una ricevuta scritta a mano o una fattura Word
Puoi utilizzare questi documenti anche facilmente tramite il flusso di registrazione nella sezione ricavi e selezionare il caso aziendale Ricavo invece di Costo.
Al posto degli articoli, vengono applicati direttamente dei tag alla registrazione, in modo da poter assegnare il ricavo.
Seleziona la seguente modalità di pagamento:
Cassa: il documento viene registrato tramite la cassa, ad es. incassato tramite un'altra cassa. Per maggiori informazioni, continua a leggere nell'articolo Registrare la chiusura giornaliera.
Vendita su fattura, le seguenti tre possibilità:
- Vendita su fattura: il cliente ha ricevuto la fattura/il documento, ma il pagamento è ancora in sospeso oppure avviene tramite bonifico bancario (anche pagamento anticipato tramite banca). Viene creata una partita aperta che rimane in attesa del pagamento. Non appena questo viene ricevuto, il pagamento viene registrato con questo documento.
- Vendita in contanti: il cliente ha pagato direttamente in contanti. Esistono diversi tipi di disponibilità in contanti. (Cassa, portafoglio, cassa spese...). Di conseguenza non viene creata alcuna partita aperta. Il denaro può essere successivamente versato dalla cassa alla banca e registrato.
- Vendita con carta di credito/debito / Twint: la fattura è stata saldata, ad es. tramite uno strumento online > non si tratta di una transazione tramite la banca aziendale e non viene creata alcuna partita aperta. Se le entrate vengono quindi effettuate al di fuori di KLARA, registra il riepilogo come documento. Il pagamento passa quindi attraverso il conto di trasferimento 1101. Non appena ricevi i pagamenti, puoi riconciliarli nel confronto bancario.