Einleitung Zahlungen übermitteln
Du benötigst eine aktive Bankanbindung. Schau dir dazu folgende Artikel an: Bankanbindung einrichten
Vorab: Aus KLARA kannst du Rechnungen nicht direkt bezahlen, wir dürfen die Transaktionen deiner Bank übermitteln. Sobald du die Lieferantenbelege verbuchst hast mit "zur Zahlung veranlassen", kannst du die Zahlungen übermitteln.
Sobald du in KLARA Rechnungen verbucht hast und während der Buchung angegeben hast, dass du diese noch bezahlen möchtest, erscheinen die verbuchten Rechnungen unter Buchhaltung >Bezahlen.
Voraussetzung und Infos:
Folgendes solltest du vor der Erstellung eines Zahlungsfiles beachten:
| Info | Voraussetzung / Regel | Hinweis |
|---|---|---|
| Berechtigung | Nur der Benutzer, der die Bankanbindung eingerichtet hat, darf Zahlungsfiles übermitteln | Richtet z. B. Benutzer A die Anbindung ein und Benutzer B verarbeitet den Lohn, wird das Zahlungsfile nicht ins e-Banking übertragen. Gilt für alle bLink-Banken (Credit Suisse, UBS, Zürcher-, Berner- und Zuger Kantonalbank, Valiant) |
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Valutadatum:
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Muss auf einen Bankwerktag fallen. Frühestens der nächste Werktag. |
An Feiertagen/Wochenenden wird das Zahlungsfile abgewiesen und nicht übertragen. Nicht alle Banken akzeptieren Zahlungen auf "heute"; Anpassung auf "heute" ist ggf. bei der Freigabe im e-Banking möglich, falls die Bank das zulässt |
| Währungen | Können nicht gemischt werden | Pro Währung muss ein separates Zahlungsfile erstellt werden. |
| Prozess | Muss immer vollständig durchgeführt werden | Vergiss in nicht im e-Banking, die Zahlung zu bestätigen. KLARA hat keine Erlaubnis die Zahlungen auszuführen. |
Nachdem du Belege verbuchst hast, mit Beleg noch nicht bezahlt, Zahlung veranlassen, werden diejenigen aufgelistet in Buchhaltung > bezahlen.
Hier kannst du die Rechnungen selektieren und ein Zahlungsfile erstellen. Dieses Zahlungsfile lässt sich anschliessend ins e-Banking übermitteln. Hier kannst bestimmte Belege imernoch rausnehmen, wenn du sie z.B. doch bereits bezahlt hast oder noch nicht ausführen möchtest.
Mit dem Button «Übertragen zu XX» (1) wird die Datei ins e-Banking übermittelt. Der Button wird anschliessend grün, die Datei wurde übertragen. Um den Prozess abzuschliessen, klicke am Ende auf den Button «Fertig» (2).
Bitte beachte auch, je nach Bank, benötigt es noch zusätzlich die Freigabe des Files im e-Banking. Bei den meisten Banken verfügen wir lediglich über eine Transportberechtigung.
Tipp: KLARA speichert alle Zahlungsfiles nach der Erstellung automatisch unter «Firma/Dokumente/Zahlungsfiles» ab. Hier kannst du jederzeit auf diese Files zugreifen, sollte beispielsweise die Übertragung ins e-Banking nicht erfolgreich sein.
Fehlermeldung bei Zahlungsübermittlung
Häufig gibt es eine Fehlermeldung, wenn die oben erwähnten Punkte nicht beachtet werden, beispielsweise das Valutadatum fällt auf ein Wochenende oder der Benutzer ist nicht berechtigt. Bankangaben sind unvollständig.
In diesem Fall lässt sich das File nur noch manuell hochladen. Das heisst, du kannst es unter «Firma/Dokumente/Zahlungsfiles» herunterladen und manuell im e-Banking hochladen.
Bitte beim Download vom Zahlungsfile immer auf den folgenden Downloadbutton klicken: