Automatische Verbuchung – Zahlungsarten

Einleitung

In der automatischen Verbuchung bietet KLARA dir verschiedene Zahlungsarten zur Auswahl.

Hier kannst du angeben wie der entsprechende Beleg bezahlt wurde oder wird. Für das Standardvorgehen via Firmenbankkonto wird "Bankkonto" gewählt. Alle weiteren Möglichkeiten werden hier erläutert.

Die Auswahl der Zahlungsarten ist abhängig vom gewählten Geschäftsfall (Verbindlichkeiten, also Aufwände oder Forderungen, also Einkünfte). Während bei Verbindlichkeiten eine Zahlung ausgelöst werden kann, gibst du bei Forderungen an, wie dein Kunde die Rechnung bezahlen wird / bezahlt hat.

Verbindlichkeit - Noch nicht bezahlt, zur Zahlung veranlassen

Wenn die Verbindlichkeit noch bezahlt werden soll - wählst du zunächst das Verfahren.

• KLARA erstellt für diesen Partner/diesen Beleg einen offenen Posten.
• Zusätzlich wird diese Zahlung aufgenommen in der Liste "bezahlen". Hiermit kannst du den Zahlungsauftrag aller Rechnungen direkt an die Bank senden, welcher mittels automatischem Bankabgleich oder manuell via Upload der «pain.001»-Datei an die Bank übermittelt werden kann.

QR-Zahlung

Wähle diese Option wenn der Rechnung der QR Code beiliegt. KLARA liest die Angaben im QR-Code und allfällige Textinformationen des Einzahlungsscheins und füllt dir die Eingabemaske bereits aus.

Bank Überweisung an IBAN Konto

Die Rechnung enthält IBAN-Angaben oder es handelt sich um eine internationale Banküberweisung? Dann ist das die richtige Zahlungsart für deine Rechnung. Diese Zahlungsart verlangt neben der IBAN-Nummer des Zahlungsempfängers einen Zahlungsvermerk im Stil von «Rechnung 15», «Kundennummer 12346» oder «Miete Januar».

Verbindlichkeit - Wurde bereits bezahlt

Bargeldlose Zahlung

TWINT, Paypal, E-Wallet, Prepaid-Guthaben, Revolut oder ähnliches. Diese Zahlungsart kannst du wählen, wenn Aufwände in einer bargeldlosen Form bezahlt wurden, nicht aus der angebundenen Bank. Diese Zahlart wird direkt auf dem entsprechenden Konto verbucht und es wird keine offene Verbindlichkeit (OP) generiert.

Erfasse hierfür zunächst in der Eröffnungsbilanz «Anderes Cash Konto».

Kasse (alle Barzahlungen)

Die Rechnung wurde Bar bezahlt durch Barverkauf, Zahlung aus einer KLARA Kasse oder Bar-, Porto- oder Spesenkasse. Diese Zahlart wird direkt auf dem entsprechenden Kassenkonto verbucht. Es wird kein offener Posten generiert.

Auch hier muss das Konto bei der Eröffnungsbilanz erfasst sein. (Kasse, Bargeld, Spesenkasse...)

KLARA - KASSE POS

Bei der KLARA Kasse wird die Zahlung auf dem Transferkonto der KLARA Kasse belastet/gutgeschrieben. Auf der anderen Seite, muss in der Kasse dieses Geld erfasst werden. Es wird keine offene Verbindlichkeit oder Forderung (OP) generiert.

Bankkonto

Bei automatischen Kontobelastungen wie eBill und dem Lastschriftverfahren (LSV) oder direkt im Online-Banking erfasste Zahlungen kann der entsprechende Beleg mittels dieser Zahlungsart verbucht werden.

• Für Zahlungen mit einer Bankkarte, also PostFinance-Card oder eine Maestro-Karte der angebundenen Bank, kann ebenfalls diese Funktion verwendet werden. (sie erscheinen auch im Sync)
• Diese Zahlungsart löst in KLARA die Buchung als offene Verbindlichkeit (offener Posten) aus.
• Diese muss später beim tatsächlichen Zahlungsausgang über den Bankabgleich wieder ausgeglichen wird. Diese löst keine erneute Bankzahlung aus.
• Erfasse das Bankkonto deiner Firma vorgängig in den Firmenstammdaten.

Mitarbeiter

Der Beleg wurde von einem Mitarbeiter oder einer Mitarbeiterin privat bezahlt und du willst das Geld mit der nächsten Lohnzahlung zurückzahlen. (Via KLARA Lohnmodul) Dann verwende diese Option. 

• Bei dieser Zahlungsart wird der Betrag auf einem Mitarbeiter-Kontokorrent verbucht und du legst fest mit welchem der folgenden Löhne der Betrag als Spesen ausbezahlt wird. 
• Voraussetzung ist, dass der KLARA-Lohn eingerichtet ist. Ansonsten wäre es Zahlung durch andere Person.

Andere Person

Eine Drittperson hat den Beleg bezahlt - dann wird die Zahlung im Kontokorrent Konto verbucht. Der bezahlte Betrag bleibt im Kontokorrent stehen, bis dieser rückbezahlt oder ausgebucht wurde.

• Vorgängig: Erfasse das Konto in der Eröffnungsbilanz unter "unverzinzliches Kontokorrentkonto" bzw. "verzinzliches Kontokorrent". 
• Hier wählst du zunächst den Partner (z.B Privatperson oder Kreditkartengesellschaft) und die Beziehung dazu.

Wer hat bezahlt? → Was wählen?

Verwendest du Firmen-Kreditkarten? Dann empfehlen wir dir, die Kreditkarte ebenfalls als Kontokorrent zu erfassen und bei Belegen, welche mit der Karte bezahlt wurden, diese Option zu wählen. Sobald du die Kreditkarten Rechnung bezahlst. wird das Konto wieder ausgeglichen.

Transferkonto

Der Beleg wird nicht direkt auf dem Aufwands-/Ertragskonto verbucht, sondern zwischengelagert auf einem Durchlaufkonto – meist auf Anweisung von Treuhänderin oder Buchhalterin.

Erkennungsmerkmale

Bei folgenden Konten ist ein sogenanntes Transferkonto zu erfassen. 

• Durchlaufkonto
• Hilfskonto
• Geldtransitkonto
• Scharnierkonto
• Transferkonto
• „Treuhänderin/Buchhalter hat gesagt, ich soll ein Zwischenkonto verwenden"

Was KLARA automatisch macht

Wichtiger Randfall – nicht mit «Kasse» verwechseln

Barzahlungen aus einer Kasse (KLARA Kasse oder Drittkasse) gehören nicht hierher, sondern zur Zahlungsart «Kasse» – KLARA wählt dort automatisch das passende POS-/Transferkonto. → Siehe Zahlungsart «Kasse».

Forderungen - Zahlungen aus Erträgen

Belegerstellung via KLARA:

Innerhalb von KLARA gibt folgende folgende Arten Belegerstellung. KLARA Artikel sind jeweils die Basis für die Erlöse. Je nach Fall fliessen diese Buchungen unterschiedlich in die Buchhaltung ein und betreffen andere Konten und werden innerhalb von KLARA automatisch verbucht.

• Kasse
• Rechnungsstellung
• Auftragsbestätigung für Vorauszahlung
• Online-Shop Bestellungen

Rechnungsstellung / Einnahmen ausserhalb von KLARA:

Die Belege für die Erlöse werden aus einem Drittsystem generiert, hierfür gibt es unterschiedliche Arten, ein paar Beispiele sind folgend aufgeführt: 

• Du nutzt ein separates Tool zur Rechnungsstellung
• Du nutzt eine andere Kasse
• Dein Dienst wird über ein Drittsystem direkt Online gebucht und bezahlt
• Du hast eine händische Quittung oder eine Word Rechnung erstellt

Auch diese Belege kannst du ganz einfach über den Buchungsworkflow via Erträge nutzen und wählst den Geschäftsfall Ertrag anstatt Aufwand.

Anstatt Artikel, werden direkt Tags auf die Buchung gesetzt, damit der Ertrag zugeordnet werden kann.

Wähle folgende Zahlungsart:

Kasse: Beleg wird über die Kasse verbucht - Z.b durch eine weitere Kasse eingenommen. Mehr dazu, bitte weiterlesen im Artikel Tagesabschluss verbuchen.

Verkauf Auf Rechnung, folgende drei Möglichkeiten:

• Verkauf auf Rechnung: Kunde hat die Rechnung / Beleg erhalten, aber die Zahlung ist noch ausstehend, bzw. es fliesst über eine Banküberweisung (auch Vorauszahlung via Bank). Es entsteht ein offener Posten und wartet auf die Zahlung.
• Barverkauf: Kunde hat direkt Bar bezahlt. Hierfür gibt es unterschiedliche Arten von Bar Beständen. (Kasse, Portmonaire, Spesenkasse...). somit entsteht kein offener Posten. Das Geld kann später von Bar auf die Bank eingelegt und verbucht werden.
• Verkauf Kredit-/ Debitkarte, / Twint: Rechnung wurde beglichen z.B. via Online-Tool > es handelt sich nicht um eine Transaktion via Geschäfts-Bank und entsteht kein offener Posten.